王建華

(遼寧省交通運(yùn)輸事務(wù)服務(wù)中心 沈陽(yáng)市 110003)

港口是遼寧發(fā)展的重要戰(zhàn)略性資源，臨港產(chǎn)業(yè)是遼寧經(jīng)濟(jì)發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力，城市是港口和產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要依托。推進(jìn)港城聯(lián)動(dòng)發(fā)展，有利于從戰(zhàn)略層面推進(jìn)港口、產(chǎn)業(yè)、城市三者的融合互動(dòng)，充分發(fā)揮各自在區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的關(guān)鍵性作用，促進(jìn)區(qū)域資源整合和港產(chǎn)城一體化發(fā)展，為遼寧老工業(yè)基地全面振興提供支撐。

為滿足港口適應(yīng)船舶大型化及港口吞吐量持續(xù)發(fā)展的需要，緩解港口通用散雜泊位通過(guò)能力不足的矛盾，實(shí)現(xiàn)港區(qū)泊位功能調(diào)整，建設(shè)港區(qū)泊位工程十分必要，而貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作就是檔案管理工作，下面結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勎覀兊捏w會(huì)和具體做法。

1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

(1)部門負(fù)責(zé)人要高度重視檔案管理工作，定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，協(xié)調(diào)解決檔案收集整理工作中遇到的問(wèn)題，并形成會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔立卷。

(2)集團(tuán)公司與工程檔案管理負(fù)責(zé)人要簽署問(wèn)責(zé)責(zé)任狀，納入領(lǐng)導(dǎo)年終考核評(píng)分體系中，項(xiàng)目部門要明確規(guī)定工程檔案管理責(zé)任。

(3)項(xiàng)目檔案管理要設(shè)專職檔案人員，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位要配有專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理工作，形成檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案管理體系日趨完善。

(4)檔案管理軟硬件設(shè)施要不斷完善。軟件系統(tǒng)要求運(yùn)行穩(wěn)定、硬件設(shè)備配備要求齊全，數(shù)字化檔案要保證其安全性。

2 項(xiàng)目文件材料收集整理所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)

案卷式樣及內(nèi)容按國(guó)家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成一般要求》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔管理辦法》、交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》等文件規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，為將項(xiàng)目檔案歸檔立卷工作做得更加完善，我們根據(jù)港口工程項(xiàng)目建設(shè)的具體情況，按上述標(biāo)準(zhǔn)制定出《本港口基本建設(shè)類檔案歸檔范圍及保管期限表》《港口工程竣工資料組卷順序及保管期限表》，要求項(xiàng)目文件資料收集整理按要求規(guī)范操作，按要求科學(xué)管理。

3 文件材料的形成、收集、整理、編目、歸檔

3.1 文件材料的形成與收集

按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位負(fù)責(zé)具體工程文件材料的收集，收集范圍及歸檔單位按交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍》執(zhí)行。建立健全文件材料及時(shí)收集歸檔制度，編制《港口文件材料收集歸檔辦法》。以收集的工程文件材料為原件，收集歸檔的文件材料要能夠全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程，文件材料要求書(shū)寫(xiě)工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范，格式統(tǒng)一。

3.2 文件材料的整理

(1)建設(shè)單位除認(rèn)真保管好上級(jí)下達(dá)的審查、批復(fù)等重要文件外，對(duì)自身形成的項(xiàng)目文件材料也要做好收集和保管工作。立項(xiàng)審批階段的文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，勘察設(shè)計(jì)階段的文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)整理組卷，工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批事項(xiàng)及相關(guān)手續(xù)辦理過(guò)程分別整理組卷；招投標(biāo)階段按招投標(biāo)工作程序與內(nèi)容分別整理組卷；工程管理文件按時(shí)間順序進(jìn)行整理組卷。

(2)施工階段文件材料由施工單位負(fù)責(zé)組卷。對(duì)工程管理、施工管理文件材料以合同為單位，按照工作程序并結(jié)合問(wèn)題分別組卷，施工原始文件一般要求按單位工程分部、分項(xiàng)劃分分別組卷。

(3)監(jiān)理檔案由監(jiān)理單位以監(jiān)理合同為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、監(jiān)理日志等分別整理組卷。

(4)竣工驗(yàn)收文件按照各項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。

3.3 檔案整理情況匯總

港口項(xiàng)目檔案要求完整齊全，其中可研、安評(píng)、環(huán)評(píng)等前期文件、初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、地基處理工程、碼頭工程及碼頭配套工程、道路堆場(chǎng)工程、疏浚及挖泥工程、供電、通信等公共設(shè)施工程、監(jiān)理檔案、設(shè)備檔案、試運(yùn)行文件、驗(yàn)收文件缺一不可。

為提高施工單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，在與施工單位簽訂的合同內(nèi)，要明確“竣工前承包方向發(fā)包方提供貳套竣工圖和竣工資料”，要制定清晰的檔案驗(yàn)收程序，工程檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行整體綜合驗(yàn)收。

4 加強(qiáng)檔案管理的措施

(1)事前控制措施

項(xiàng)目工程開(kāi)工前要積極做好檔案管理組織工作，并開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫徹和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，要求施工單位建立項(xiàng)目文件材料歸檔制度，完善工程檔案形成、收集、整理歸檔等檔案管理體系。

(2)事中控制措施

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程規(guī)模較大，建設(shè)周期長(zhǎng)，為了實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的有序管理，檔案管理部門在工程建設(shè)過(guò)程中要及時(shí)了解工程建設(shè)的進(jìn)展情況，檢查工程項(xiàng)目檔案資料的形成、整理情況。

(3)事后控制措施

在工程竣工后，施工單位將整理完畢的檔案交由本單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案進(jìn)行自檢、自查，合格后再送交監(jiān)理單位和工程建設(shè)單位對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，最后由集團(tuán)公司檔案館對(duì)檔案的編制情況進(jìn)行審核，審核合格后由集團(tuán)公司檔案館開(kāi)具檔案移交簽證單并歸檔入庫(kù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

工程項(xiàng)目檔案記錄工程建設(shè)全過(guò)程，是調(diào)查事故的第一手資料，當(dāng)事故發(fā)生時(shí)，我們往往從查檔案入手，檔案可以真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、翔實(shí)地記錄整個(gè)工程施工管理的全過(guò)程，可以起到溯本追源的作用。

檔案管理工作貫穿于工程進(jìn)展的全過(guò)程，港口工程建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng)，檔案資料形成的年度跨度比較大，涉及的管理部門較多，為了保證工程檔案能夠完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，需要明確各部門職責(zé)，各方協(xié)調(diào)配合，提高檔案管理工作的質(zhì)量。