彭杰

摘 要 信息化時代的發(fā)展下，會計檔案管理也在不斷優(yōu)化，并提升了會計工作人員的工作效率，在方便快捷的同時，會計管理工作也在悄悄發(fā)生變化。為了使財務數(shù)據(jù)獲取更加準確和便捷，在全民觸網(wǎng)技術時代，會計信息安全化正在面臨新的技術挑戰(zhàn)。財務人員如果不能適應新時代的發(fā)展變化，會給會計檔案管理工作帶來一定的隱患。

關鍵詞 會計 電算化 檔案管理

隨著會計技術在辦公中的使用效率和普及率不斷增加，人們的辦事效率和辦公條件有了非常大的提升。會計制度在不斷完善下，體現(xiàn)了當代發(fā)展的新特征，直至現(xiàn)在階段，基本上已經(jīng)形成了全面發(fā)展實施的階段。在會計檔案管理工作中，管理范圍主要包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和計算機中的檔案管理，其中紙質(zhì)檔案主要包括原始憑證、存款余額調(diào)節(jié)、保管清冊等，在電算化管理過程中，主要是通過電子中的應用軟件，進行財務報表中的數(shù)據(jù)管理。現(xiàn)階段，隨著時代經(jīng)濟的不斷發(fā)展，會計電算化條件下的檔案管理已經(jīng)全面普及和發(fā)展。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

第一，在會計檔案管理工作中，重視紙質(zhì)檔案管理，往往忽略對電子檔案的管理工作，其中在檔案管理過程中，對記賬憑證的管理都是通過打印和裝訂進行的。在打印過程中，主要是根據(jù)《會計檔案管理辦法》管理和保存會計檔案。而在對電子檔案的管理，往往很多單位都有不知如何歸檔管理的形式，他們認為通過電子檔案管理資料缺乏安全性，對檔案的管理和保密工作沒有一定的保障。[1]

第二，會計電算化管理條件下，在獲取檔案資料信息的過程中，是沒有一定的保障的，非常容易復制和修改檔案管理中的信息。同時，信息的丟失對企業(yè)的發(fā)展會有一定的影響。因此，在調(diào)取檔案信息的過程中，要派專業(yè)人員看管，才能有效實現(xiàn)，并保證企業(yè)中信息的完整性。當財務部門在獲取相應的信息時，主管人員會復制企業(yè)中的財務資料，這使會計電子檔案的安全性沒有一定的保障，信息的獲取沒有嚴格的制度保證，就會提升會計檔案管理的難度，這樣雖然在一定程度上方便了財務管理人員的使用，但是無法保障會計信息的真實性。

第三，由于會計人員在計算機操作過程中自身的能力有限，所以會計信息的獲取無法得到保證和完善。面對這種情況，會計工作人員的工作能力出現(xiàn)參差不齊的情況。由于很多會計信息操作人員的工作年齡比較大，在操作計算機的過程中水平有限，如果不對工作人員加強培訓，在操作過程中，會存在操作失誤和不當?shù)那闆r，甚至會造成財務數(shù)據(jù)丟失，同時信息恢復也有一定的難度。[2]

二、如何應對會計檔案管理工作問題

在會計檔案管理中，要使財務人員準確地意識到會計電子檔案管理的重要性。對企業(yè)中發(fā)生的業(yè)務要及時錄入賬單，避免出現(xiàn)漏記、忘記的情況，同時還要對數(shù)據(jù)進行備份記錄。財務會計的操作人員和系統(tǒng)管理人員要進行認證，只有將自身的制度完善好，才能有效保障檔案信息的安全性。對重要的數(shù)據(jù)，要派專業(yè)的人員看管，同時還要將其中的數(shù)據(jù)采用日備份、月備份以及年備份的方式進行備份保管。不同職務的工作人員，要采用相分離的工作原則開展工作，電子檔案的保管應該由出納以外的會計專業(yè)人員負責。同時要明確紙質(zhì)電子檔案和電子檔案管理是一樣的，財務人員在會計檔案管理過程中，要對備份的資料進行對應連接，才能保證會計檔案信息的統(tǒng)一完整性。另外，會計工作人員還要做好會計系統(tǒng)更新工作，只有保證系統(tǒng)工作的穩(wěn)定，才能發(fā)現(xiàn)并及時解決問題。

第一，針對會計電子檔案容易獲取和備份的特點，要嚴格電子檔案借閱的授權。財務管理人員要根據(jù)電子檔案的管理特點，嚴格地接收制定檔案的審查權，只有明確其中的規(guī)定，才能更好地完善檔案管理的查詢工作。相關人員在信息查詢過程中，要明確資料查詢?nèi)说男彰?，只有通過專業(yè)人員的管理申請，才能更好地保證會計檔案信息的安全性。授權同意后方可查詢檔案。需要備份的資料，要將備份內(nèi)容和用途記錄完整，為了保證資料檔案的安全性，可以將其中的資料多次備份，并將其中電子檔案的格式設置成只讀形式，防止他人改動。[3]

第二，會計管理人員綜合素質(zhì)的提升。在檔案管理過程中，首先，管理層的領導要重視其中的工作，并對今后的工作制定相應的計劃，只有制定完善的檔案管理制度，才能提升工作人員的工作效率。另外，還要加強對相關工作人員的培訓，提升管理人員的工作能力，提升會計人員的綜合素質(zhì)水平，當面臨突發(fā)狀況時，才能提升會計工作人員應對突發(fā)問題的能力，才能為會計單位中的檔案管理提供重要的保障。

三、結(jié)語

會計電算化條件的日益發(fā)展普及下，要保證會計檔案管理工作的正常發(fā)展。會計人員要實時更新檔案管理理念，并根據(jù)相應的特點，提升自身的綜合能力水平，保證會計檔案管理的安全性，與檔案管理部門協(xié)作，為會計單位發(fā)展作出最大的貢獻。

（作者單位為內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局）

參考文獻

[1] 蔡俏冰.淺析事業(yè)單位會計電算化條件下會計檔案管理問題[J].辦公室業(yè)務，2017，0（11）.

[2] 冉艷梅.會計電算化條件下的會計檔案管理[J].卷宗，2018（30）：14.

[3] 徐冬梅.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（20）：76-77.