文/聶飛

所謂的辦公自動化，其實就是講目前階段新進(jìn)的計算機信息技術(shù)運用到企業(yè)的辦公系統(tǒng)中，進(jìn)而已達(dá)到提高企業(yè)辦公效率的目的，同時，還能極大程度的對企業(yè)的人力資源進(jìn)行解放。隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，各大企業(yè)都開始著手于辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)，對先進(jìn)的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行更加廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)辦公中難以解決的問題，也隨著辦公自動化系統(tǒng)的完善，變得越來越容易解決，不僅使得企業(yè)辦公的效率以及質(zhì)量得到了極大地提升，同時還極大程度的降低了企業(yè)的經(jīng)營成本，進(jìn)而為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 辦公自動化的含義以及重要性分析

1.1 辦公自動化的含義

所謂的辦公自動化（Off ice Automation，簡稱OA），其實就是將先進(jìn)的計算機信息技術(shù)運用到企業(yè)的辦公中，有效的提高相關(guān)工作人員的工作效率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。結(jié)合辦公自動化的實際發(fā)展情況，我們可以將其分為以下幾個模塊，即文件審批、協(xié)同辦公、公文處理、電子論壇、項目計劃、溝通工具、會議管理、人力管理等等，可以說這些方面的工作基本上涵蓋了企業(yè)發(fā)展中的所用辦公工作，當(dāng)然也并不是說上述模塊是一成不變的，企業(yè)在實際的發(fā)展中往往需要結(jié)合自身的實際情況制定更適合自身的辦公自動化系統(tǒng)。相比于傳統(tǒng)落后的辦公模式，自動化辦公具有更加開放、嚴(yán)密、高效的優(yōu)點。

1.2 辦公自動化的重要性分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展完善，目前階段，我國已經(jīng)進(jìn)入了一個全新的時代，即信息化時代。在企業(yè)的辦公中，最重要的就是準(zhǔn)確高效，及時的對企業(yè)發(fā)展所需的各種信息進(jìn)行有效的收集處理，也只有這樣，才能確保企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中占據(jù)有利的地位。但是傳統(tǒng)落后的辦公模式卻很難達(dá)到這一點要求，而且往往還需要浪費大量的人力資源。因此要想實現(xiàn)企業(yè)更好地發(fā)展，必須要使得辦公向著自動化方向發(fā)展，利用先進(jìn)的計算機信息技術(shù)對其辦公模式進(jìn)行優(yōu)化完善，進(jìn)而對企業(yè)的信息收集處理效率進(jìn)行有效的提升，有效的實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程中內(nèi)部資源的有效共享，為其發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2 辦公自動化系統(tǒng)中計算機技術(shù)的應(yīng)用分析

2.1 計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)為自動化辦公系統(tǒng)提供了更加多樣化的軟件資源

在企業(yè)的發(fā)展過程中，所謂的自動化辦公，其實就是主要進(jìn)行相關(guān)信息的檢索、傳輸以及處理工作，可以說要想更好地進(jìn)行這些工作，必須要依助于計算機進(jìn)行，傳統(tǒng)的辦公模式下，是很難進(jìn)行這些工作的。因此，相對來說，無論是計算機的硬件設(shè)施又或者軟件資源都是企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)建設(shè)過程中必不可缺少的組成。其中企業(yè)辦公自動化的專用軟件，主要包括以下幾種，即設(shè)備管理軟件、整理管理軟件等。而比較通用的軟件則主要包括圖形以及文字處理軟件等，這些軟件在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展中都有著至關(guān)重要的影響。

2.2 企業(yè)辦公文檔管理工作的自動化

在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)過程中，最重要的一項工作就是相關(guān)的自動化文檔管理，將計算機技術(shù)應(yīng)用到傳統(tǒng)的文檔管理工作中，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)辦公文件的批復(fù)以及審閱，不僅可以對企業(yè)的辦公效率進(jìn)行有效的提升，而且相關(guān)文檔的操作時間以及修改批復(fù)痕跡也能得到保留。在實際的工作中，人們受到文件時，首先需要對文檔進(jìn)行登記，然后發(fā)送給相關(guān)的工作人員，進(jìn)行文檔的保存，后續(xù)人們需要對著文檔進(jìn)行查看時，只需要打開電腦就行。

2.3 企業(yè)辦公流程的優(yōu)化管理

在企業(yè)辦公自動化中，首先需要做的一項工作就是要對相關(guān)的辦公流程進(jìn)行優(yōu)化完善，對企業(yè)各個部門以及各個崗位之間的工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，最終達(dá)到提升企業(yè)人力、物力和財力等資源的利用率，對企業(yè)的市場競爭力進(jìn)行有效的提升。而且將計算機信息計算運用到企業(yè)的自動化辦公中，還能對人為的失誤進(jìn)行有效的控制，對各項資源的利用進(jìn)行更加優(yōu)化的配置。

2.4 企業(yè)辦公自動化信息平臺的構(gòu)建

目前階段，隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，很多的企業(yè)都開始構(gòu)建先進(jìn)的信息交流發(fā)布平臺，使得相關(guān)的工作人員能夠在信息平臺進(jìn)行各種信息的交流探討，能夠極大程度的節(jié)省工作人員的時間，有效的實現(xiàn)資源的共享。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)信息平臺的構(gòu)建，還可以為企業(yè)員工提供相關(guān)的規(guī)章制度、法律法規(guī)以及企業(yè)的文化內(nèi)涵，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)落后的辦公模式已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展需求，相關(guān)的管理部門必須要及時的對其進(jìn)行改革完善，才能對企業(yè)的核心競爭力進(jìn)行有效的提升，進(jìn)而使得企業(yè)能夠激烈的市場競爭中占據(jù)有利的地位。辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)可以說很好地彌補了傳統(tǒng)辦公中存在的問題，不僅使得相關(guān)工作人員的工作效率得到了很大的提升，同時也使得相關(guān)的辦公變得更加科學(xué)準(zhǔn)確。而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展完善，再不久的將來，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用只會變得更加廣泛，使得企業(yè)的自動化辦公系統(tǒng)變得更加完善，進(jìn)而對企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟效益進(jìn)行有效的提升。