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        建立精細化合同管理模式 促進公立醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)

        2019-11-29 12:03:54葉丕嬌
        時代經(jīng)貿(mào) 2019年25期
        關(guān)鍵詞:公立醫(yī)院醫(yī)院管理

        葉丕嬌

        一、公立醫(yī)院合同管理概述

        (一)公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)涵

        公立醫(yī)院的合同是公立醫(yī)院與平臺主體之間對民事權(quán)利與義務(wù)的設(shè)立、變更、終止所達成的協(xié)議,是公立醫(yī)院開展經(jīng)濟活動與內(nèi)部管理活動的重要載體。合同管理是公立醫(yī)院運營管理的組成部分,是構(gòu)建內(nèi)部控制體系的重要環(huán)節(jié)[1]。公立醫(yī)院的合同管理包含從預(yù)算、擬定、審核、簽訂、監(jiān)督、終止等所有環(huán)節(jié)的全過程、全方位管理,對公立醫(yī)院的風險管控、職能發(fā)揮與國有資產(chǎn)安全的保證具有重要作用[2]。同時,公立醫(yī)院的合同管理具有內(nèi)容復雜、專業(yè)性強、風險較大等特點。

        (二)公立醫(yī)院合同管理的目標

        合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)控體系的重要組成部分,因此,其目標與內(nèi)控體系的目標一致。內(nèi)控體系的目標是保障單位資產(chǎn)安全與使用有效、確保經(jīng)濟活動合法合規(guī),保證財務(wù)信息完整真實,以此防止發(fā)生舞弊、腐敗等行為,促使單位服務(wù)質(zhì)量提升。由此可知,公立醫(yī)院合同管理具有三個具體目標:其一,合規(guī)目標。即保證醫(yī)院所有經(jīng)濟活動符合法律法規(guī),確保醫(yī)院經(jīng)營合法、管理合規(guī);其二,發(fā)展目標。即通過合同管理有效降低醫(yī)院運營發(fā)展過程中面臨的風險,優(yōu)化資源配置,有效降低成本,提高公共服務(wù)效率與質(zhì)量,確保醫(yī)院健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展;其三,內(nèi)部管理目標。即醫(yī)院從合同管理入手,完善內(nèi)控體系,推動醫(yī)院管理體制變革,促進醫(yī)院走向規(guī)范化管理的道路,提升醫(yī)院內(nèi)部管理水平。

        二、公立醫(yī)院合同管理存在的問題

        (一)管理機構(gòu)設(shè)置不合理

        合同管理水平是公立醫(yī)院管理能力的重要體現(xiàn),是等級醫(yī)院評審的重要檢查內(nèi)容,但多數(shù)公立醫(yī)院沒有設(shè)立專門的歸口管理部門,將合同的管理工作歸屬于各業(yè)務(wù)部門,由采購人員負責合同的管理。部分公立醫(yī)院雖然將合同的管理工作由醫(yī)院辦公室來負責,但其責任僅限于蓋章和進行存檔,因此導致合同編號不統(tǒng)一、分布散亂,給醫(yī)院整體掌握所有合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等情況造成了一定程度的困難,甚至容易出現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商勾結(jié),隨意篡改合同,給醫(yī)院帶來了一定的經(jīng)營風險。

        (二)合同的簽訂流程與執(zhí)行不規(guī)范

        一方面,由于公立醫(yī)院合同簽訂各業(yè)務(wù)承辦職能部門的人員法律意識不強,管理意識薄弱,沒有充分意識到合同管理的重要性,認為合同僅是財務(wù)部門作為付款憑證的附件,因此財務(wù)部門在合同簽訂環(huán)節(jié)無法提前介入,無法審核相關(guān)的付款方式、合法票據(jù)的約定等。另一方面,由于公立醫(yī)院倉庫管理人員能力水平較低,無法及時將庫存情況進行統(tǒng)計和分析,無法提供準確的采購需求信息給采購人員,因此當臨床科室急需領(lǐng)用一些不常用物資時,采購人員往往先進行招標采購,并通知供應(yīng)商送貨,到了付款環(huán)節(jié)才意識到需要簽訂合同,因此經(jīng)常出現(xiàn)倒簽合同現(xiàn)象,違反了合同管理的相關(guān)規(guī)定,容易產(chǎn)生法律糾紛,嚴重影響財務(wù)部門對合同資金的核查與掌握。

        (三)合同管理人員素質(zhì)不高,專業(yè)能力較低

        由于公立醫(yī)院合同涉及面廣、專業(yè)性很強,要求合同的管理人員具備較寬的知識面的同時,熟練掌握專業(yè)的技能。但目前多數(shù)公立醫(yī)院并沒有設(shè)置法務(wù)部門,沒有專職法律人員,合同的管理由兼職人員在負責,沒有聘請專業(yè)的法律顧問,沒有專業(yè)的法律團隊對合同條款進行審核,缺乏專業(yè)的法律支持,因此容易導致發(fā)生各種糾紛。

        三、公立醫(yī)院通過精細化合同管理加強內(nèi)控建設(shè)的有效策略

        (一)完善組織結(jié)構(gòu)

        公立醫(yī)院需建立三級管理、內(nèi)外聯(lián)動的組織架構(gòu)。在法人結(jié)構(gòu)治理方面應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的院長黨委書記負責制,施行黨委書記、院長分開治理,由黨委書記具體負責重大事項,醫(yī)院的各位領(lǐng)導分管具體部門,醫(yī)院辦公室負責合同歸口管理,聘請專業(yè)律師事務(wù)所作為外部機構(gòu)參與重大管理決策,專業(yè)律師團隊負責法務(wù)工作。醫(yī)院各部門必須明確分工,具體崗位由專業(yè)人員負責。合同審核統(tǒng)一歸口由醫(yī)院辦公室管理,并具體負責合同相關(guān)事宜的催辦、督辦工作;財務(wù)、審計、紀檢部門根據(jù)合同所涉及的內(nèi)容,負責對擬簽訂合同的程序和相關(guān)內(nèi)容進行初步審核。各業(yè)務(wù)承辦職能部門負責合同的起草工作。各部門之間相互配合、相互牽制,形成責任到人、互相監(jiān)督的管理模式,同時,醫(yī)院合同的形成應(yīng)有相應(yīng)的決策程序。

        (二)加強制度建設(shè)

        公立醫(yī)院內(nèi)部需要在國家法律法規(guī)的規(guī)定內(nèi)建立規(guī)章制度,制定采購、合同管理辦法等,并不斷完善內(nèi)控制度,對采購流程、采購方式、預(yù)算管理與合同相關(guān)的所有流程等具體內(nèi)容進行詳細規(guī)定[3]。醫(yī)院還需對相關(guān)文件中涉及的具體名詞、方法、程序等內(nèi)容進行解讀與提示。同時,醫(yī)院還需聘請常年法律顧問,制定常年法律顧問服務(wù)協(xié)議,讓法律顧問對醫(yī)院的合同、規(guī)章制度等提出相關(guān)意見,使其參與項目會議、商務(wù)談判、訴訟處理等工作,為醫(yī)院提供具體的法律服務(wù),防范經(jīng)濟、法律風險,維護醫(yī)院的合法權(quán)益。

        (三)規(guī)范合同審核流程

        公立醫(yī)院需要建立“合同簽訂審批流程”,對合同的發(fā)起、會審、審批、修改、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行全面管理,對合同審核過程中的風險進行嚴格把控。合同歸口管理部門對采購程序的規(guī)定、會審部門的制度、律師的審改、會審意見的執(zhí)行等進行審核。醫(yī)院還可以將簽訂與審批流程合并,減少不必要的環(huán)節(jié),縮短流程,提高效率。財務(wù)、審計部門與其他相關(guān)部門需要確保審核的合理性與專業(yè)性,使合同的具體條款與醫(yī)院實際發(fā)展需求相符。審計與紀檢部門需對采購、合同審核、合同簽訂等流程進行全面監(jiān)督,并根據(jù)具體需求開展專題審計。法務(wù)部門需要對合同的合法合規(guī)性進行審核。

        (四)規(guī)范合同的訂立及用印

        合同訂立前,業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)認真審核對方的資質(zhì),認真擬定合同條款,明確雙方的權(quán)利、義務(wù)。授權(quán)簽署合同的,應(yīng)由醫(yī)院法定代表人簽署授權(quán)委托書,未經(jīng)授權(quán)的部門或個人一律不得以醫(yī)院名義對外簽訂合同。對于金額重大、涉及專業(yè)技術(shù)要求、法律關(guān)系較復雜的合同,應(yīng)組織多部門聯(lián)合參與合同談判,認真聽取醫(yī)院法律顧問所提出的意見和建議,并按醫(yī)院院長辦公會、黨委會的要求提交會議決議后方可對外簽訂合同。由于印章具有法定性、權(quán)威性和效用性,受到法律保護,也承擔法律責任,醫(yī)院應(yīng)嚴肅認真做好用印管理,簽約雙方必須使用單位公章或合同專用章,嚴禁使用部門業(yè)務(wù)章。印章管理部門應(yīng)嚴格審核用印手續(xù)并做好用印登記,不符合用印手續(xù),一律不得使用印章。為防止在合同內(nèi)增減頁碼,防止加頁造假,合同簽署后,對于頁數(shù)大于2頁的合同,應(yīng)由醫(yī)院辦公室加蓋騎縫章,以保持文件的完整性,保護雙方的合法權(quán)益。

        (五)有效監(jiān)督合同履行情況

        合同一經(jīng)簽訂,雙方應(yīng)嚴格按合同條款執(zhí)行。在履約過程中,財務(wù)部門應(yīng)嚴格按合同約定付款,合同管理部門醫(yī)院辦公室、審計、紀檢應(yīng)對各業(yè)務(wù)部門合同的履行情況進行監(jiān)督,每年應(yīng)對合同的履行及監(jiān)督情況進行分析并出具報告,對合同履行過程中存在的問題,提出改進建議,加強監(jiān)督,實現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理的規(guī)范化、專業(yè)化。

        (六)施行信息系統(tǒng)OA無紙化審核

        在信息化時代,醫(yī)院為了提高合同管理效率需要積極利用信息化手段與技術(shù),OA無紙化審核就是一種有效的方式。醫(yī)院可以在現(xiàn)有OA系統(tǒng)中設(shè)計合同簽訂審批流程項目,各部門可以同時進行在線審核,審核速度可以得到有效提高。同時,審核系統(tǒng)可以和簽章、密鑰、防篡等系統(tǒng)結(jié)合使用,使合同審核過程、痕跡、附件實現(xiàn)可追溯、可永久保存、無法篡改等目標[4]。此外,公立醫(yī)院施行OA無紙化審核還有助于合同管理大數(shù)據(jù)庫的建立,醫(yī)院通過對合同管理的節(jié)點與時點行為數(shù)據(jù)進行保存,可以存儲大量的數(shù)據(jù),并通過對這些數(shù)據(jù)的分析開展有針對性的精準管理,提升經(jīng)營決策水平。

        (七)強化存檔管理

        公立醫(yī)院需要對所有合同進行“院區(qū)號—部門號—年號—合同號”的四級編號管理,而合同發(fā)起部門的合同需要在歸口部門的監(jiān)督下進行編號,在編號確定后不能隨意更改。合同存檔由各相關(guān)部門管理,合同發(fā)起部門需要保管采購、合同簽訂、執(zhí)行等過程的所有文件。該部門需將紙質(zhì)版合同送到醫(yī)院辦公室、財務(wù)等部門存檔,而合同的電子掃描版需要上傳到OA系統(tǒng)保存,合同審核部門保存審核環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。

        四、結(jié)束語

        公立醫(yī)院不斷優(yōu)化精細化合同管理模式,可以推動內(nèi)控建設(shè),保證經(jīng)濟活動有序開展。降低醫(yī)院面臨的各種風險,減少資源浪費,確保國有資產(chǎn)安全,提高資產(chǎn)使用效率,提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

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