葉丕嬌

一、公立醫(yī)院合同管理概述

（一）公立醫(yī)院合同管理的內(nèi)涵

公立醫(yī)院的合同是公立醫(yī)院與平臺主體之間對民事權(quán)利與義務(wù)的設(shè)立、變更、終止所達成的協(xié)議，是公立醫(yī)院開展經(jīng)濟活動與內(nèi)部管理活動的重要載體。合同管理是公立醫(yī)院運營管理的組成部分，是構(gòu)建內(nèi)部控制體系的重要環(huán)節(jié)[1]。公立醫(yī)院的合同管理包含從預(yù)算、擬定、審核、簽訂、監(jiān)督、終止等所有環(huán)節(jié)的全過程、全方位管理，對公立醫(yī)院的風險管控、職能發(fā)揮與國有資產(chǎn)安全的保證具有重要作用[2]。同時，公立醫(yī)院的合同管理具有內(nèi)容復雜、專業(yè)性強、風險較大等特點。

（二）公立醫(yī)院合同管理的目標

合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)控體系的重要組成部分，因此，其目標與內(nèi)控體系的目標一致。內(nèi)控體系的目標是保障單位資產(chǎn)安全與使用有效、確保經(jīng)濟活動合法合規(guī)，保證財務(wù)信息完整真實，以此防止發(fā)生舞弊、腐敗等行為，促使單位服務(wù)質(zhì)量提升。由此可知，公立醫(yī)院合同管理具有三個具體目標：其一，合規(guī)目標。即保證醫(yī)院所有經(jīng)濟活動符合法律法規(guī)，確保醫(yī)院經(jīng)營合法、管理合規(guī)；其二，發(fā)展目標。即通過合同管理有效降低醫(yī)院運營發(fā)展過程中面臨的風險，優(yōu)化資源配置，有效降低成本，提高公共服務(wù)效率與質(zhì)量，確保醫(yī)院健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展；其三，內(nèi)部管理目標。即醫(yī)院從合同管理入手，完善內(nèi)控體系，推動醫(yī)院管理體制變革，促進醫(yī)院走向規(guī)范化管理的道路，提升醫(yī)院內(nèi)部管理水平。

二、公立醫(yī)院合同管理存在的問題

（一）管理機構(gòu)設(shè)置不合理

合同管理水平是公立醫(yī)院管理能力的重要體現(xiàn)，是等級醫(yī)院評審的重要檢查內(nèi)容，但多數(shù)公立醫(yī)院沒有設(shè)立專門的歸口管理部門，將合同的管理工作歸屬于各業(yè)務(wù)部門，由采購人員負責合同的管理。部分公立醫(yī)院雖然將合同的管理工作由醫(yī)院辦公室來負責，但其責任僅限于蓋章和進行存檔，因此導致合同編號不統(tǒng)一、分布散亂，給醫(yī)院整體掌握所有合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等情況造成了一定程度的困難，甚至容易出現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)，隨意篡改合同，給醫(yī)院帶來了一定的經(jīng)營風險。

（二）合同的簽訂流程與執(zhí)行不規(guī)范

一方面，由于公立醫(yī)院合同簽訂各業(yè)務(wù)承辦職能部門的人員法律意識不強，管理意識薄弱，沒有充分意識到合同管理的重要性，認為合同僅是財務(wù)部門作為付款憑證的附件，因此財務(wù)部門在合同簽訂環(huán)節(jié)無法提前介入，無法審核相關(guān)的付款方式、合法票據(jù)的約定等。另一方面，由于公立醫(yī)院倉庫管理人員能力水平較低，無法及時將庫存情況進行統(tǒng)計和分析，無法提供準確的采購需求信息給采購人員，因此當臨床科室急需領(lǐng)用一些不常用物資時，采購人員往往先進行招標采購，并通知供應(yīng)商送貨，到了付款環(huán)節(jié)才意識到需要簽訂合同，因此經(jīng)常出現(xiàn)倒簽合同現(xiàn)象，違反了合同管理的相關(guān)規(guī)定，容易產(chǎn)生法律糾紛，嚴重影響財務(wù)部門對合同資金的核查與掌握。

（三）合同管理人員素質(zhì)不高，專業(yè)能力較低

由于公立醫(yī)院合同涉及面廣、專業(yè)性很強，要求合同的管理人員具備較寬的知識面的同時，熟練掌握專業(yè)的技能。但目前多數(shù)公立醫(yī)院并沒有設(shè)置法務(wù)部門，沒有專職法律人員，合同的管理由兼職人員在負責，沒有聘請專業(yè)的法律顧問，沒有專業(yè)的法律團隊對合同條款進行審核，缺乏專業(yè)的法律支持，因此容易導致發(fā)生各種糾紛。

三、公立醫(yī)院通過精細化合同管理加強內(nèi)控建設(shè)的有效策略

（一）完善組織結(jié)構(gòu)

公立醫(yī)院需建立三級管理、內(nèi)外聯(lián)動的組織架構(gòu)。在法人結(jié)構(gòu)治理方面應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的院長黨委書記負責制，施行黨委書記、院長分開治理，由黨委書記具體負責重大事項，醫(yī)院的各位領(lǐng)導分管具體部門，醫(yī)院辦公室負責合同歸口管理，聘請專業(yè)律師事務(wù)所作為外部機構(gòu)參與重大管理決策，專業(yè)律師團隊負責法務(wù)工作。醫(yī)院各部門必須明確分工，具體崗位由專業(yè)人員負責。合同審核統(tǒng)一歸口由醫(yī)院辦公室管理，并具體負責合同相關(guān)事宜的催辦、督辦工作；財務(wù)、審計、紀檢部門根據(jù)合同所涉及的內(nèi)容，負責對擬簽訂合同的程序和相關(guān)內(nèi)容進行初步審核。各業(yè)務(wù)承辦職能部門負責合同的起草工作。各部門之間相互配合、相互牽制，形成責任到人、互相監(jiān)督的管理模式，同時，醫(yī)院合同的形成應(yīng)有相應(yīng)的決策程序。

（二）加強制度建設(shè)

公立醫(yī)院內(nèi)部需要在國家法律法規(guī)的規(guī)定內(nèi)建立規(guī)章制度，制定采購、合同管理辦法等，并不斷完善內(nèi)控制度，對采購流程、采購方式、預(yù)算管理與合同相關(guān)的所有流程等具體內(nèi)容進行詳細規(guī)定[3]。醫(yī)院還需對相關(guān)文件中涉及的具體名詞、方法、程序等內(nèi)容進行解讀與提示。同時，醫(yī)院還需聘請常年法律顧問，制定常年法律顧問服務(wù)協(xié)議，讓法律顧問對醫(yī)院的合同、規(guī)章制度等提出相關(guān)意見，使其參與項目會議、商務(wù)談判、訴訟處理等工作，為醫(yī)院提供具體的法律服務(wù)，防范經(jīng)濟、法律風險，維護醫(yī)院的合法權(quán)益。

（三）規(guī)范合同審核流程

公立醫(yī)院需要建立“合同簽訂審批流程”，對合同的發(fā)起、會審、審批、修改、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行全面管理，對合同審核過程中的風險進行嚴格把控。合同歸口管理部門對采購程序的規(guī)定、會審部門的制度、律師的審改、會審意見的執(zhí)行等進行審核。醫(yī)院還可以將簽訂與審批流程合并，減少不必要的環(huán)節(jié)，縮短流程，提高效率。財務(wù)、審計部門與其他相關(guān)部門需要確保審核的合理性與專業(yè)性，使合同的具體條款與醫(yī)院實際發(fā)展需求相符。審計與紀檢部門需對采購、合同審核、合同簽訂等流程進行全面監(jiān)督，并根據(jù)具體需求開展專題審計。法務(wù)部門需要對合同的合法合規(guī)性進行審核。

（四）規(guī)范合同的訂立及用印

合同訂立前，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)認真審核對方的資質(zhì)，認真擬定合同條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)由醫(yī)院法定代表人簽署授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)的部門或個人一律不得以醫(yī)院名義對外簽訂合同。對于金額重大、涉及專業(yè)技術(shù)要求、法律關(guān)系較復雜的合同，應(yīng)組織多部門聯(lián)合參與合同談判，認真聽取醫(yī)院法律顧問所提出的意見和建議，并按醫(yī)院院長辦公會、黨委會的要求提交會議決議后方可對外簽訂合同。由于印章具有法定性、權(quán)威性和效用性，受到法律保護，也承擔法律責任，醫(yī)院應(yīng)嚴肅認真做好用印管理，簽約雙方必須使用單位公章或合同專用章，嚴禁使用部門業(yè)務(wù)章。印章管理部門應(yīng)嚴格審核用印手續(xù)并做好用印登記，不符合用印手續(xù)，一律不得使用印章。為防止在合同內(nèi)增減頁碼，防止加頁造假，合同簽署后，對于頁數(shù)大于2頁的合同，應(yīng)由醫(yī)院辦公室加蓋騎縫章，以保持文件的完整性，保護雙方的合法權(quán)益。

（五）有效監(jiān)督合同履行情況

合同一經(jīng)簽訂，雙方應(yīng)嚴格按合同條款執(zhí)行。在履約過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴格按合同約定付款，合同管理部門醫(yī)院辦公室、審計、紀檢應(yīng)對各業(yè)務(wù)部門合同的履行情況進行監(jiān)督，每年應(yīng)對合同的履行及監(jiān)督情況進行分析并出具報告，對合同履行過程中存在的問題，提出改進建議，加強監(jiān)督，實現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理的規(guī)范化、專業(yè)化。

（六）施行信息系統(tǒng)OA無紙化審核

在信息化時代，醫(yī)院為了提高合同管理效率需要積極利用信息化手段與技術(shù)，OA無紙化審核就是一種有效的方式。醫(yī)院可以在現(xiàn)有OA系統(tǒng)中設(shè)計合同簽訂審批流程項目，各部門可以同時進行在線審核，審核速度可以得到有效提高。同時，審核系統(tǒng)可以和簽章、密鑰、防篡等系統(tǒng)結(jié)合使用，使合同審核過程、痕跡、附件實現(xiàn)可追溯、可永久保存、無法篡改等目標[4]。此外，公立醫(yī)院施行OA無紙化審核還有助于合同管理大數(shù)據(jù)庫的建立，醫(yī)院通過對合同管理的節(jié)點與時點行為數(shù)據(jù)進行保存，可以存儲大量的數(shù)據(jù)，并通過對這些數(shù)據(jù)的分析開展有針對性的精準管理，提升經(jīng)營決策水平。

（七）強化存檔管理

公立醫(yī)院需要對所有合同進行“院區(qū)號—部門號—年號—合同號”的四級編號管理，而合同發(fā)起部門的合同需要在歸口部門的監(jiān)督下進行編號，在編號確定后不能隨意更改。合同存檔由各相關(guān)部門管理，合同發(fā)起部門需要保管采購、合同簽訂、執(zhí)行等過程的所有文件。該部門需將紙質(zhì)版合同送到醫(yī)院辦公室、財務(wù)等部門存檔，而合同的電子掃描版需要上傳到OA系統(tǒng)保存，合同審核部門保存審核環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。

四、結(jié)束語

公立醫(yī)院不斷優(yōu)化精細化合同管理模式，可以推動內(nèi)控建設(shè)，保證經(jīng)濟活動有序開展。降低醫(yī)院面臨的各種風險，減少資源浪費，確保國有資產(chǎn)安全，提高資產(chǎn)使用效率，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。