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        論工程檔案信息化建設(shè)的必要性

        2019-11-29 11:25:14蘭春莉
        商品與質(zhì)量 2019年10期
        關(guān)鍵詞:圖紙檔案管理工程

        蘭春莉

        豐都縣旅游產(chǎn)業(yè)開發(fā)服務(wù)中心 重慶 408200

        從工程立項(xiàng)之初,要經(jīng)歷開工前資料、施工質(zhì)量資料、施工過程資料、竣工資料、必要時(shí)增補(bǔ)資料、建筑工程質(zhì)量監(jiān)督存檔資料等工程文檔,且檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來完成,這就為工程檔案的完整收集帶來了一定的難度,那么信息化建設(shè)的出現(xiàn)無疑為工程檔案的收集、保存等工作帶來簡(jiǎn)便的同時(shí)大大提高了工作效率。

        1 工程檔案信息化建設(shè)的必要性

        在工程建設(shè)的過程中,會(huì)形成許多的數(shù)據(jù)、聲音、視頻、圖片、表格以及文字等材料,這些材料記載了工程在規(guī)劃、施工、設(shè)計(jì)、管理和運(yùn)行等多個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)信息,這些工程檔案是反映建筑工程質(zhì)量和工作質(zhì)量的重要依據(jù),是評(píng)定建筑工程等級(jí)的重要依據(jù),也是單位工程以后維修、擴(kuò)建、改造、更新的重要檔案。傳統(tǒng)工程檔案管理的主要對(duì)象是紙質(zhì)以及照片,并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)等工作都是由人工完成,整個(gè)檔案的處理過程非常繁瑣和浪費(fèi)時(shí)間,極大的工作量使得檔案并不能得到有效的整理利用,這也是絕大部分工程檔案被閑置浪費(fèi)的主要原因[1]。實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化,項(xiàng)目檔案管理員工便可從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來,從而把工作重點(diǎn)和主要精力轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y料的收集、提供、分析和更細(xì)致的日常管理工作,從而提高項(xiàng)目工程檔案管理的工作效率。工程檔案形成周期長(zhǎng)、涉及部門多,工程建設(shè)的基層人員又存在極大的流動(dòng)性,導(dǎo)致大量的工程檔案資料并沒有被重視,在形成之后不久就被隨意丟棄,檔案的收集、整理和歸檔方面都因?yàn)槿狈ψ銐虻囊庾R(shí)而漏洞百出,導(dǎo)致項(xiàng)目竣工后工程檔案資料沒能夠收集和歸檔不夠徹底的情況,基本無法實(shí)現(xiàn)歸檔后的再利用。如果將工程檔案進(jìn)行信息化處理,可以確保網(wǎng)絡(luò)化和實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理,檔案內(nèi)容將會(huì)逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化,脫離了區(qū)域和時(shí)間的限制,可以按照相關(guān)的要求來匯總、分類和統(tǒng)計(jì)檔案文件,而且,能夠在企業(yè)或者單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中共享檔案數(shù)據(jù)信息,提高檔案借閱查詢的容易程度,從而讓檔案管理部門的工作效率和效果得到明顯的改善,讓檔案借閱人員能夠享受到高端品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

        2 改善工程檔案信息化的相應(yīng)措施

        2.1 廣泛收集相關(guān)資料

        檔案收集是基礎(chǔ)工作,只有將相關(guān)資料收集及時(shí)、齊全、完整,日后的整理歸檔才能順利開展。(1)明確收集范圍。區(qū)分涉及建設(shè)項(xiàng)目資料與竣工文件兩個(gè)定義,建設(shè)項(xiàng)目資料是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收過程中形成的不同載體的文字、圖表、聲像等資料??⒐の募墙ㄔO(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,需要向接管單位及檔案管理部門移交歸檔的建設(shè)項(xiàng)目資料。2.分清各方責(zé)任。做好資料的收集工作就必須弄清建設(shè)單位、參建單位、檔案部門這三方在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)資料形成過程中的責(zé)任。建設(shè)單位應(yīng)建立健全檔案、資料和竣工文件編制與管理的相關(guān)規(guī)章制度。確保文件資料的完整性[2]。(3)工作同步進(jìn)行。為保證建設(shè)項(xiàng)目資料具有有效的查考利用價(jià)值和完備的質(zhì)量責(zé)任追溯功能,在建設(shè)項(xiàng)目資料的形成、收集工作中要做到“三同步”,即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制同步,工程施工進(jìn)展與竣工文件形成積累同步,工程驗(yàn)收與竣工文件驗(yàn)收同步。(4)提高保管條件。設(shè)立專門機(jī)構(gòu),指定專人對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),保證資料收集齊全。如遇工作變動(dòng)時(shí),及時(shí)做好接替、交接工作,做到人走、資料不走不漏,確保資料的完整性和連續(xù)性。

        2.2 認(rèn)真做好資料整理

        將收集來的資料按照歸檔要求進(jìn)行整理,既不能破壞資料之間的聯(lián)系,又根據(jù)專業(yè)合理劃分,方便查閱者利用。(1)提高編制質(zhì)量。資料整理按照齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范的原則,文件資料、圖紙全部收齊,各項(xiàng)簽字蓋章齊全,具備法律效力;真實(shí)記述和準(zhǔn)確反映建設(shè)過程和竣工時(shí)的工程客觀實(shí)際,各項(xiàng)技術(shù)數(shù)據(jù)翔實(shí)可靠,竣工圖紙做到“圖物相符”;建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)各專業(yè)內(nèi)容,每個(gè)單位工程內(nèi)文件資料、圖紙的各項(xiàng)內(nèi)容連續(xù)完整;裝訂整齊、美觀,卷內(nèi)目錄內(nèi)容清楚,圖表整潔,圖樣規(guī)范,圖紙打印及藍(lán)曬線條清晰、反差良好。(2)掌握組卷方法。首先,把握基本原則。組卷過程中,要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,合理組成保管單位。掌握具體方法,按綜合、線路、路基、橋梁、涵渠等專業(yè)進(jìn)行劃分。其次,組成若干個(gè)保管單位。組成保管單位時(shí)應(yīng)考慮建設(shè)(運(yùn)營(yíng))單位維修管轄區(qū)段,不是一個(gè)管轄區(qū)段的工程不能組在一起[3]。(3)合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對(duì)文字資料進(jìn)行排序。按照檔案部門的有關(guān)規(guī)定,將收集好的資料排序,便于查找利用。二是對(duì)文字資料進(jìn)行裝訂。控制資料裝訂的厚度,因?yàn)榭萍紮n案盒厚度為25、30、40和50mm4種,所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間;裝訂的方向規(guī)定為向上或向左,方便查閱;在資料的左側(cè)打4個(gè)眼,用棉線裝訂。更有利于延長(zhǎng)資料的使用壽命。4.做好圖紙整理。圖紙分為藍(lán)圖和底圖兩部分。一是藍(lán)圖整理??⒐D紙一般散裝在盒內(nèi),不裝訂??⒐D折疊尺寸為297×210mm,為便于查閱,要求將圖紙先折成210毫米手風(fēng)琴式,然后再折成297mm。二是底圖整理。整理程序基本與藍(lán)圖一致,但底圖材料的特殊性決定它了不能折疊,將每卷底圖用牛皮紙包扎、棉線捆扎[4]。

        3 結(jié)語(yǔ)

        本文嘗試分析工程檔案管理工作的重要性和必要性,針對(duì)當(dāng)前應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題提出相應(yīng)的解決措施,以求達(dá)到提高工程檔案管理水平的目的,讓工程檔案資源得到更加充分的應(yīng)用,并且節(jié)約了大量的人力和物力,更好地促進(jìn)了未來工程檔案管理工作的發(fā)展。

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