孫曉杰

榮成市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心 山東榮成 264300

機(jī)關(guān)檔案是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，用科學(xué)的合理的方法管理機(jī)關(guān)檔案，為構(gòu)建和諧社會(huì)提供了巨大的幫助。由于機(jī)關(guān)檔案比較復(fù)雜和繁瑣，所以，對(duì)管理方面的要求比較高。在當(dāng)今社會(huì)，用傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作，因?yàn)楝F(xiàn)在的信息比以前的多出了數(shù)多倍，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的巨大資源，因此在機(jī)關(guān)檔案管理方面的難度不斷增加[1]。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)就可以解決這個(gè)問(wèn)題，不僅可以提高工作效率，也可以把資料整理的條理清晰。

1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

1.1 有利于拓展資源范圍

因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)的檔案管理模式的影響，阻礙了資源范圍的擴(kuò)大。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位主要關(guān)注的對(duì)象就是資源管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，這幾個(gè)對(duì)象是隨時(shí)可以開(kāi)展的一些相應(yīng)的服務(wù)和工作，并且可以提高單位內(nèi)部的工作效率，保障了機(jī)關(guān)檔案的高效管理。

1.2 有利于細(xì)分機(jī)關(guān)檔案信息

在當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理中，如果合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，那么，可以保障機(jī)關(guān)檔案精細(xì)化管理，也可以保障機(jī)關(guān)檔案資源的安全性?？茖W(xué)合理的使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以擴(kuò)大機(jī)關(guān)檔案信息容量，也可以保障信息來(lái)源的可靠性和準(zhǔn)確性，讓機(jī)關(guān)檔案的信息資源更加的全面。

1.3 可以提高工作人員的工作水平

在機(jī)關(guān)檔案管理的工作中，合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以提高工作人員的工作效率，并且可以讓管理工作人員嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案的管理工作。在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以提高工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，也可以將機(jī)關(guān)檔案的資源和信息進(jìn)行高效率的劃分和整理，給人們帶來(lái)了閱讀和查閱上的便捷[2]。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)性存在問(wèn)題

在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理的過(guò)程中，機(jī)關(guān)檔案所有的信息和資源都容易被刪除，保存性不高，并且不會(huì)自動(dòng)的留下相關(guān)得跡象，這樣使一些資源丟失了原來(lái)的一些信息，讓資源變得不夠完整，導(dǎo)致一些資源失去了相關(guān)的依據(jù)。這件問(wèn)題，讓一些資源沒(méi)有辦法通過(guò)簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，這樣會(huì)對(duì)這些資源產(chǎn)生懷疑的態(tài)度。

2.2 機(jī)關(guān)檔案的保密性和安全性存在問(wèn)題

在當(dāng)今的時(shí)代，雖然可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取到各種各樣的資源和信息，并且可以從多個(gè)網(wǎng)絡(luò)收到同一個(gè)文件資源，所以，部分需要保密的資源和信息會(huì)存在很大泄露的風(fēng)險(xiǎn)，這使機(jī)關(guān)單位必須重視的問(wèn)題，這關(guān)系著機(jī)關(guān)檔案的保密性和安全性是否嚴(yán)格管理。

2.3 機(jī)關(guān)檔案的保留性存在問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)的科技技術(shù)不斷發(fā)展和提高，把計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及了行業(yè)的各個(gè)鄰域，讓我國(guó)的企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，讓一些企業(yè)從有紙化辦公轉(zhuǎn)變成了無(wú)紙化辦公。無(wú)紙化的辦公需要合理的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的1力量，這種信息化的技術(shù)給人們和企業(yè)帶來(lái)了許多的便捷，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以查閱不同的信息和資源，但是，這種方式不一定全是好處，也有弊端。如果工作人員在工作時(shí)，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)突然被中斷了，那么就可能被病毒和黑客的攻擊，導(dǎo)致整個(gè)辦公系統(tǒng)癱瘓，使用任何辦法都不能挽救，并且還會(huì)導(dǎo)致一些信息和資源的丟失[3]。

3 完善機(jī)關(guān)檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用的措施

3.1 改變對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的工作觀念

目前，我國(guó)企業(yè)和單位受到傳統(tǒng)管理模式的影響，企業(yè)和單位對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理這方面存在著很多的誤區(qū)。一些企業(yè)單位的工作人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案的專業(yè)化和信息化不夠重視，這些工作人員認(rèn)為將機(jī)關(guān)檔案專業(yè)化、信息化是沒(méi)有技術(shù)含量的，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案管理工作只是純粹的事務(wù)性工作，因此認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案管理工作沒(méi)多大的價(jià)值。這樣嚴(yán)重的影響了管理工作的效率，因此，要改變對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的工作觀念，要沖破傳統(tǒng)的思想束縛，要認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案工作的重要性，并且引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，提高機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化、專業(yè)化水平。

3.2 加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)

企業(yè)和單位想要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，那么就必須要加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，定期的讓工作人員參加專業(yè)性比較強(qiáng)的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)提高工作人員的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)水平，并且加強(qiáng)工作人員對(duì)信息風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和處理風(fēng)險(xiǎn)的能力，這樣可以提高機(jī)關(guān)檔案管理工資的效率和質(zhì)量[4]。

3.3 提高機(jī)關(guān)檔案信息的保存性

在機(jī)關(guān)檔案的管理過(guò)程中，機(jī)關(guān)檔案中的信息和資源是用化學(xué)磁性材料保存的，按理論上來(lái)說(shuō)是可以長(zhǎng)期保存的，但由于機(jī)關(guān)檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的時(shí)間比較短，導(dǎo)致在保存的過(guò)程中出現(xiàn)不存儲(chǔ)的信息，因此，管理工作人員應(yīng)深入的研究解決措施。如果是長(zhǎng)期保存的信息和資源，管路工作人員應(yīng)定時(shí)的進(jìn)行檢查，并且將信息和資源進(jìn)行備份，這樣有利于提高機(jī)關(guān)檔案的信息和資源的安全性和保存性[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所訴，在我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案的管理中，合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以拓展資源范圍、可以細(xì)分機(jī)關(guān)檔案信息、也可以提高工作人員的工作水平。想要更好的完善機(jī)關(guān)檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，那么就必須要改變對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的工作觀念、加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高機(jī)關(guān)檔案信息的保存性，并且在管理的過(guò)程中要不斷的沖破傳統(tǒng)思想的束縛，不能被它左右。這樣不僅提高了機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率，也提高了信息和資源的保存性和安全性，并且為機(jī)關(guān)檔案管理工作開(kāi)啟了新的道路。