龍口港集團(tuán)有限公司
21世紀(jì)是一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇共存的時(shí)代,移動(dòng)互聯(lián)、云服務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)改變著各個(gè)行業(yè),在快速變革的新環(huán)境下整合資源、加快轉(zhuǎn)型升級(jí),是港口企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中取勝的關(guān)鍵。其中,港口企業(yè)的新技術(shù)改革必然會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作的轉(zhuǎn)型,而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為先行軍出現(xiàn)在財(cái)務(wù)變革轉(zhuǎn)型之中。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠?qū)⒎稚⒂诨鶎訕I(yè)務(wù)單位的、大量繁瑣重復(fù)的、業(yè)務(wù)相近的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù),集中到共享服務(wù)中心,進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工廠化處理,實(shí)現(xiàn)流程化和標(biāo)準(zhǔn)化,達(dá)到降本增效、加強(qiáng)管控、提升客戶滿意度、完善業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo)、提升管理效率的良好效果。筆者擬結(jié)合龍口港的實(shí)際經(jīng)營(yíng)模式分析了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的必要性,為龍口港建立財(cái)務(wù)共享中心提供了方案以及建議。
財(cái)政部印發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》、《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》,國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)《關(guān)于加強(qiáng)中央企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作的通知》中都曾提及:大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)、具備條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)在集團(tuán)層面建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,表明國(guó)家提倡、鼓勵(lì)有條件的企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,國(guó)家出臺(tái)的這些文件為企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供政策依據(jù)。隨著財(cái)務(wù)管理模式不斷升級(jí),龍口港應(yīng)及時(shí)把握國(guó)家政策對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的大力支持這個(gè)契機(jī),快速實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的建立。
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中,財(cái)務(wù)部門主要行使監(jiān)督職能,財(cái)務(wù)人員的主要工作停留在財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算、資金收付結(jié)算、報(bào)表編制等。龍口港集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多次強(qiáng)調(diào)并提出,目前的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)不是他們所需要的,財(cái)務(wù)人員在行使好監(jiān)督職能的同時(shí),也要行使好服務(wù)職能。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作已不能滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求,需要更多管理會(huì)計(jì)方面的支撐,需要財(cái)務(wù)人員把更多的精力放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、預(yù)算管控、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)分析、績(jī)效管控等方面,需要實(shí)現(xiàn)從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型,財(cái)務(wù)管理需要從價(jià)值守護(hù)向價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)變。通過建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可以將繁瑣、類似的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算集中起來(lái),達(dá)到降本增效、加強(qiáng)管控的目標(biāo),讓財(cái)務(wù)人員從基礎(chǔ)核算中解放出來(lái),集中精力從事集團(tuán)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和基層單位業(yè)務(wù)財(cái)務(wù),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)的一體化,真正做到管理會(huì)計(jì)落地實(shí)施。
我國(guó)港口處于過剩時(shí)代,尤其是北方港口,面臨收入增長(zhǎng)緩慢、成本大量增加、對(duì)分子公司集團(tuán)管控薄弱等突出問題。隨著招商引資、合資合作的加大,龍口港分子公司、合資公司成立日漸增多,財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)龐大、委派財(cái)務(wù)人員眾多,財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算數(shù)據(jù)量大,合并報(bào)表難度較大。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的出現(xiàn)為這些問題的解決提供了很好的工具和平臺(tái),將分子公司的會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)集中,集團(tuán)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí),對(duì)新增加分子公司及參股公司只需派遣業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員,有效控制了財(cái)務(wù)人員數(shù)量。
自上世紀(jì)80年代財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立,在過去幾十年里,共享服務(wù)中心和外包已經(jīng)為90%的《財(cái)富》世界500強(qiáng)公司所廣泛接受和使用。在中國(guó),財(cái)務(wù)共享服務(wù)發(fā)展也很迅速,并取得了很好的成效,其優(yōu)勢(shì)和價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心依托于標(biāo)準(zhǔn)化的流程再造。標(biāo)準(zhǔn)化的流程首先可以提高會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的處理效率,通過固化的操作,達(dá)到業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?;透咝Щ?。其次,標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以消除業(yè)務(wù)處理過程中不增值或抵消的動(dòng)作,提高工作效率。最后,標(biāo)準(zhǔn)化的流程可以明確劃分相關(guān)部門的權(quán)限和職責(zé),消除部門壁壘,激發(fā)員工的積極性,大大提高企業(yè)的運(yùn)行效益和競(jìng)爭(zhēng)能力。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)是財(cái)務(wù)領(lǐng)域的變革,關(guān)乎所有財(cái)務(wù)人員,財(cái)務(wù)人員面臨轉(zhuǎn)型和轉(zhuǎn)崗。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的主要目的不是為了集中,而是為了分散,讓財(cái)務(wù)人員深入到公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中去,把真實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)收集上來(lái),把財(cái)務(wù)管理的理念傳達(dá)到業(yè)務(wù)部門,灌輸?shù)缴a(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去。財(cái)務(wù)人員給相應(yīng)的分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和共享財(cái)務(wù),通過財(cái)務(wù)共享,可以實(shí)現(xiàn)降本增效,實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與風(fēng)險(xiǎn)管控,強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控,將集團(tuán)財(cái)務(wù)從繁瑣的事務(wù)中釋放出來(lái),使得其精力得以集中在核心管理業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員成為業(yè)務(wù)信賴的財(cái)務(wù)伙伴,真正做到為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。
集團(tuán)管控是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的首要目標(biāo)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過對(duì)不同行業(yè)、版塊業(yè)務(wù)的梳理,進(jìn)行流程再造,統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn),通過跨組織工作模式,整合集團(tuán)全部會(huì)計(jì)資源進(jìn)行“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)——共享財(cái)務(wù)——業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)”有效分工,共享財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理,解決了不同企業(yè)會(huì)計(jì)水平參差不齊、業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題,解決了個(gè)別公司業(yè)務(wù)處理不及時(shí)、收入成本跨期的問題,能夠使得財(cái)務(wù)政策得到堅(jiān)決執(zhí)行,便于集團(tuán)及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握真實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù),為經(jīng)營(yíng)決策提供支撐。
在統(tǒng)一的共享服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)中,業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接和校驗(yàn)。業(yè)務(wù)流程中,相關(guān)的審批與復(fù)核由系統(tǒng)自動(dòng)完成,保證了信息的透明可查。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,業(yè)務(wù)單據(jù)被隨機(jī)的分配到財(cái)務(wù)人員中,串通舞弊的可能性大大降低,任何一筆業(yè)務(wù)都可通過系統(tǒng)查閱,對(duì)集團(tuán)徹底透明。報(bào)銷系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)對(duì)接,加強(qiáng)了預(yù)算的管控能力,超預(yù)算的單據(jù)在追加預(yù)算前將無(wú)法在系統(tǒng)內(nèi)提交,將預(yù)算變?yōu)槭虑翱刂?。另外,?cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)通過業(yè)務(wù)流程梳理,將業(yè)務(wù)細(xì)化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、操作簡(jiǎn)單化,業(yè)務(wù)集中處理,人員集中辦公,壓縮了財(cái)務(wù)人員數(shù)量,節(jié)約了人力成本。
財(cái)務(wù)共享使財(cái)務(wù)處理效率得到普遍提升,加快了財(cái)務(wù)單據(jù)處理和報(bào)銷款項(xiàng)到賬的速度,提升了財(cái)務(wù)部門的滿意度。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)深入到業(yè)務(wù)部門,參與日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)合同簽訂、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析、績(jī)效評(píng)價(jià)等,提供財(cái)務(wù)分析和預(yù)算管理等經(jīng)營(yíng)決策,成為業(yè)務(wù)信賴的財(cái)務(wù)伙伴。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心給客戶提供財(cái)務(wù)、人力資源以及信息技術(shù)等服務(wù)的效率和質(zhì)量顯著提高,提升客戶的滿意度。
龍口港在行業(yè)特征上具有建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的先天條件,主要表現(xiàn)在:經(jīng)營(yíng)范圍主要為散雜貨業(yè)務(wù)、集裝箱業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)堆存業(yè)務(wù)、代理業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)模式相對(duì)單一,主業(yè)突出,便于規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。龍口港成本金額大但包含的內(nèi)容也比較單一,其中人工費(fèi)用(含外付勞務(wù))、財(cái)務(wù)費(fèi)用、折舊及攤銷占成本的比重接近80%,比較容易實(shí)現(xiàn)整體標(biāo)準(zhǔn)化管控。以上特點(diǎn)正好與財(cái)務(wù)共享中心需要業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化這一要求相吻合,為建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心奠定了良好的基礎(chǔ)。
目前龍口港實(shí)施的是本部分公司集中核算模式,這種部門的集中管理節(jié)省了大量財(cái)務(wù)人員。但集中財(cái)務(wù)核算并非財(cái)務(wù)共享,會(huì)計(jì)集中核算缺乏后期財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所進(jìn)行的持續(xù)流程優(yōu)化和全面的運(yùn)營(yíng)管理優(yōu)勢(shì)?,F(xiàn)在,財(cái)務(wù)共享的理念逐漸深入龍口港當(dāng)前的集中管理模式中,財(cái)務(wù)集中核算正在逐步的向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)集中核算也為建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心奠定了基礎(chǔ)。
目前,龍口港財(cái)務(wù)主要精力專注于會(huì)計(jì)核算,行使會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,會(huì)計(jì)服務(wù)職能相對(duì)較弱,無(wú)法滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)工作提出了新要求:由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型到管理會(huì)計(jì),財(cái)務(wù)功能前置,財(cái)務(wù)人員全面參與到合同簽訂、重大投資項(xiàng)目的論證等,全面了解公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,參與管理活動(dòng),實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)工作的新要求也恰恰表現(xiàn)出龍口港對(duì)財(cái)務(wù)共享新理念的需求,而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心無(wú)疑是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的理想解決方案。只有得到管理層“一把手”的全力支持,那么早日建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不再是空談。
當(dāng)前龍口港實(shí)行集團(tuán)一套統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng),并實(shí)現(xiàn)高效的賬表一體化、核算與資金一體化,總賬核算、資金管理、網(wǎng)絡(luò)報(bào)表、固定資產(chǎn)管理、預(yù)算管理均為用友NC5.7。財(cái)務(wù)系統(tǒng)自身的高度統(tǒng)一、集成極大的提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化,為解決財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享提供了良好的基礎(chǔ)。
建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要重新分配組織的權(quán)利,現(xiàn)有的組織架構(gòu)和管理模式需要進(jìn)行較大的調(diào)整。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立不是財(cái)務(wù)部門或某幾個(gè)部門的努力和變革能夠完成,需要全公司總動(dòng)員,更要得到管理層支持,尤其是“一把手”的全力支持。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立首先要有明確的戰(zhàn)略定位,它是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的方向,主要包括戰(zhàn)略目標(biāo)選擇、戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)選擇和戰(zhàn)略職能規(guī)劃三個(gè)方面。結(jié)合龍口港目前規(guī)模情況,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)可選擇將財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算業(yè)務(wù)流程集中到一個(gè)共享服務(wù)中心處理的模式;戰(zhàn)略職能初步設(shè)置為企業(yè)內(nèi)部職能部門。戰(zhàn)略目標(biāo)分為三類:降低成本、加強(qiáng)管控和促進(jìn)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。戰(zhàn)略目標(biāo)在共享中心建設(shè)的不同時(shí)期也會(huì)有所調(diào)整,龍口港建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的戰(zhàn)略目標(biāo)初期可設(shè)立為:促進(jìn)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,提升財(cái)務(wù)部門能力、財(cái)務(wù)模式升級(jí),提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。
流程梳理是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的重中之重。龍口港財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立首先要梳理業(yè)務(wù)流程,調(diào)研散雜貨業(yè)務(wù)、集裝箱業(yè)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)堆存業(yè)務(wù)、代理業(yè)務(wù)主業(yè)的同時(shí),要兼顧其他業(yè)務(wù),做好戰(zhàn)略規(guī)劃,要考慮集團(tuán)內(nèi)全部行業(yè),做到最細(xì)。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,梳理業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行流程再造,使其業(yè)務(wù)流程規(guī)范。在業(yè)務(wù)流程梳理的基礎(chǔ)上,將各類業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)成表單,每張表單對(duì)應(yīng)不同的會(huì)計(jì)科目,再結(jié)合公司實(shí)際情況將表單進(jìn)行組合,設(shè)置成工作流,最終達(dá)到流程信息化,系統(tǒng)自動(dòng)控制。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心雖然承擔(dān)了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的所有基礎(chǔ)性工作,但由于其在職能定位上的不同及工作模式的重大變化,使得其組織模式必然與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門有區(qū)別。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立之時(shí),需要明確其在集團(tuán)組織架構(gòu)中的地位,即定位財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與集團(tuán)總部財(cái)務(wù)部、成員公司財(cái)務(wù)部之間的行政關(guān)系,即隸屬關(guān)系或是平行關(guān)系。為加強(qiáng)集團(tuán)總部的管控能力,強(qiáng)化政策推行力度,加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部的協(xié)作關(guān)系,龍口港可以選擇財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和成員公司財(cái)務(wù)部隸屬于集團(tuán)財(cái)務(wù)部的行政關(guān)系。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心配置人員要充分考慮到不同崗位的特點(diǎn),有針對(duì)性的進(jìn)行分析,避免人員冗余或不足,做到適人適崗。崗位設(shè)計(jì)時(shí)需要考慮崗位與技能匹配、崗位與能力匹配、崗位與發(fā)展空間匹配,有針對(duì)性的區(qū)分人群進(jìn)行差異化管理。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員招聘上,也要根據(jù)崗位特點(diǎn),與個(gè)人能力、學(xué)歷相匹配,充分的降低運(yùn)營(yíng)成本。
財(cái)務(wù)共享信息化平臺(tái)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系架構(gòu)得以落實(shí)的基礎(chǔ)和先決條件,搭建系統(tǒng)平臺(tái)、整合企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。目前龍口港已經(jīng)建立了財(cái)務(wù)系統(tǒng)(總賬、報(bào)表、資金、固定資產(chǎn)、預(yù)算系統(tǒng))、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、物流平臺(tái)等,這些系統(tǒng)缺乏統(tǒng)籌實(shí)施和整合,缺乏系統(tǒng)間的協(xié)同。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施,既要統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)經(jīng)營(yíng),又要將這些獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行全面整合,充分發(fā)揮各個(gè)系統(tǒng)的協(xié)同效應(yīng)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)管理是對(duì)共享服務(wù)中心進(jìn)行設(shè)計(jì)、運(yùn)行、評(píng)價(jià)和改造的活動(dòng),達(dá)到提高組織運(yùn)作效益、協(xié)調(diào)組織活動(dòng)的目的。財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)管理體系的建立過程也是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理手段和工具不斷完善發(fā)展的過程,可以實(shí)現(xiàn)管理手段多元化,使得管理更加規(guī)范有序。完善的運(yùn)營(yíng)管理體系是共享中心不斷改進(jìn)和提高的必要管理和支持,是將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建成健康發(fā)展組織的有力保障。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)管理模式的深層次變革,隨著云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,港口業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的提高,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的管理模式和技術(shù)將進(jìn)一步拓展,將成為數(shù)據(jù)共享中心、云服務(wù)中心,加快港口的轉(zhuǎn)型升級(jí),更好的服務(wù)于港口的經(jīng)營(yíng)管理,創(chuàng)造更大的價(jià)值。
然而,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展之路是變革與穩(wěn)定交互演變的道路,無(wú)論是變革還是穩(wěn)定,始終存在運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),且貫穿于管理過程的始終。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要接收先進(jìn)管理和技術(shù)知識(shí),適應(yīng)自身不斷變革的需要和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力。變革的道路上,時(shí)刻要面對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn),要做到提前認(rèn)識(shí)到這些風(fēng)險(xiǎn)的存在及其嚴(yán)重性,制定應(yīng)對(duì)措施或備案,注重風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。