董麗凡

中核四0四有限公司工程建設(shè)項目經(jīng)理部 甘肅嘉峪關(guān) 732850

設(shè)備檔案是竣工項目檔案的重要組成部分，它真實地反映了工程項目從設(shè)備合同的簽訂、到貨驗收、安裝、調(diào)試、竣工的整個過程，是記錄設(shè)備移交、調(diào)試、使用、維護、檢修的原始依據(jù)，對于提高設(shè)備的完好率和利用率具有重要的作用，同時，在工程項目竣工投運后的生產(chǎn)運行、維護、檢修等工作中也起著重要作用[1]。

1 工程項目設(shè)備文件管理工作的現(xiàn)狀

由于承建的工程項目大部分建設(shè)規(guī)模較大、工期長、參與的建設(shè)單位較多，形成的設(shè)備文件數(shù)量龐大、種類繁多。由于種種原因，在工程項目建設(shè)過程中，項目設(shè)備文件的收集、整理、歸檔等工作還存在以下幾個方面的問題：

1.1 設(shè)備文件的收集缺乏原始性、完整性

工程項目建設(shè)過程中，各參建單位對設(shè)備文件的收集缺乏統(tǒng)一有效的管理，只注重工程的進度，而忽略了對設(shè)備文件的收集。在項目竣工驗收階段，致使大量設(shè)備文件收集不全或遺失，不得不采取資料后補的補救方法，導致竣工設(shè)備資料失去它的真實性和完整性[2]。

1.2 設(shè)備文件的整理缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性

設(shè)備文件的整理工作，沒有統(tǒng)一的規(guī)范標準，有的設(shè)備文件按單臺（套）進行整理，有的設(shè)備文件按專業(yè)子項進行整理，由于每個施工單位資料人員對檔案專業(yè)知識的掌握程度不同，在資料的分類、整理上存在很大差異，這樣就造成同一工程項目設(shè)備文件資料分類不統(tǒng)一，整理不規(guī)范的現(xiàn)象，致使工程項目設(shè)備文件資料缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性。

1.3 設(shè)備安裝、試車過程文件資料缺乏

無論是設(shè)備安裝調(diào)試人員還是設(shè)備使用維護人員，注重的只是設(shè)備的質(zhì)量好壞與否，而對于在安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的各種原始記錄的重要性卻缺乏必要的認識，而設(shè)備檔案人員又不能及時收集追蹤，因而這部分過程資料是缺失不全的，這使今后設(shè)備的運行、維修、維護工作將缺乏第一手原始記錄憑證，同時也造成工程項目設(shè)備文件的不完整。

1.4 缺乏對設(shè)備文件的全過程管理

在工程項目建設(shè)過程中，設(shè)備文件始終處在頻繁使用狀態(tài)中，而設(shè)備檔案管理人員缺乏對設(shè)備文件的全過程跟蹤管理，與使用人員之間借閱手續(xù)不清，致使部分設(shè)備文件資料在安裝、調(diào)試過程中原件損壞或遺失。

1.5 監(jiān)理單位對設(shè)備文件監(jiān)管力度不夠

因監(jiān)理單位承擔的監(jiān)理工程多，施工現(xiàn)場分散，施工過程文件量大，監(jiān)理單位主要的精力都投放在了施工現(xiàn)場，加上部分監(jiān)理人員缺乏必要的工作經(jīng)驗，對施工過程中設(shè)備文件收集整理的監(jiān)督力度不夠，影響了竣工資料的準確性和規(guī)范性。

2 設(shè)備檔案管理存在問題的原因

2.1 設(shè)備檔案管理意識薄弱

不論是建設(shè)單位還是施工單位，都缺乏對設(shè)備檔案重要性的認識，設(shè)備檔案管理意識不強，認為設(shè)備隨機文件不需要歸檔保存，有的用完之后就歸為已有或是下落不明，造成設(shè)備檔案的流失，致使部分設(shè)備檔案長期在個人手中或部門內(nèi)部保存，沒有按規(guī)定移交檔案部門統(tǒng)一保存使用。

2.2 設(shè)備檔案缺乏有效管理

針對設(shè)備檔案雖然有相應(yīng)的管理制度，但執(zhí)行落實不到位，缺乏必要的行政約束力，設(shè)備檔案缺乏有效的管理。一方面，設(shè)備文件有的散存在設(shè)備管理部門、科室，有的散存在個人手中，設(shè)備檔案缺乏集中統(tǒng)一管理。另一方面，一些單位、部門對形成的設(shè)備檔案不能及時歸檔，造成設(shè)備檔案不完整，給日后查找利用帶來不便。

2.3 設(shè)備檔案管理缺乏考核機制

在工程項目建設(shè)過程中，存在著只注重工程項目建設(shè)進度、質(zhì)量，卻忽視對檔案資料的收集、整理。在量化考核方面，往往只注重對工程項目的計劃、投資、進度、安全、質(zhì)量、招投標、合同、預算等方面的考核，而對于伴隨工程項目建設(shè)全過程產(chǎn)生的檔案各類資料卻缺乏必要的考核機制。

3 加強工程項目設(shè)備文件管理工作的對策

3.1 加強設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導，注重業(yè)務(wù)培訓

檔案管理人員必須具備一定的檔案專業(yè)知識，同時，還須具備工程項目建設(shè)中各相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識，加強設(shè)備檔案人員的業(yè)務(wù)技能的培訓，以提高設(shè)備檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。并且還要定期組織施工單位和監(jiān)理單位資料員進行有關(guān)竣工資料規(guī)范的培訓，及時傳達上級部門對檔案工作的新要求、新規(guī)范、新思路。

3.2 加強設(shè)備過程資料的管理

為了確保設(shè)備檔案資料的完整、系統(tǒng)，必須切實加強對設(shè)備過程資料的收集，不忽視任何一個環(huán)節(jié)。設(shè)備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書等設(shè)備文件資料是設(shè)備檔案的重要組成部分，而設(shè)備在安裝調(diào)試階段形成的安裝調(diào)試記錄等也同樣是不可缺少的，其在今后設(shè)備運行、檢修、維護過程中起著重要原始憑證依據(jù)的作用。

3.3 督促監(jiān)理單位加強對設(shè)備文件的監(jiān)管力度

針對監(jiān)理單位對設(shè)備檔案文件管理過程中監(jiān)管不嚴的現(xiàn)象，及時對監(jiān)理單位日常工作中出現(xiàn)的問題提出意見和建議，在實際工作中規(guī)范設(shè)備檔案的具體要求，有效的提高設(shè)備文件的歸檔質(zhì)量，保證竣工文件的真實性和準確性。

總之，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)的不斷擴大，設(shè)備不斷更新?lián)Q代，設(shè)備檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中起著舉足輕重的作用，而設(shè)備檔案質(zhì)量的好壞直接影響到工程建設(shè)項目竣工檔案的質(zhì)量。因此，必須采取健全設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，加強設(shè)備檔案過程管理，增強設(shè)備檔案監(jiān)管力度，提高設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)水平等措施，以確保工程建設(shè)項目設(shè)備文件的真實性、準確性、系統(tǒng)性、完整性[3]。