孫君

河北省承德市灤平縣衛(wèi)生健康局 河北承德 068250

檔案信息的安全管理是現(xiàn)階段各企業(yè)和單位機(jī)構(gòu)重點(diǎn)思考的問(wèn)題之一，如何保證檔案資料的安全性和保密性也是不得不去面對(duì)的問(wèn)題。這就上升到整個(gè)企業(yè)和單位的根本管理制度和內(nèi)控機(jī)制的運(yùn)行效率和質(zhì)量之上。一些涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密或者事業(yè)單位重大決策的關(guān)鍵信息都需要加以嚴(yán)格的保密，一旦信息外泄，就會(huì)給企業(yè)和單位造成難以想象和難以彌補(bǔ)的損失[1]。

1 保密工作之于檔案管理的重要性

檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)、機(jī)關(guān)發(fā)展的點(diǎn)滴，是最可靠、最齊全的信息數(shù)據(jù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是信息、人才、資源的競(jìng)爭(zhēng)，而信息競(jìng)爭(zhēng)能力取決于該企業(yè)的檔案保存情況。如果企業(yè)擁有完善的檔案保存記錄，擁有豐富的檔案資源，無(wú)疑是掌握大量有用的信息，能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中拔得頭籌，而那些檔案數(shù)據(jù)單薄的企業(yè)很可能被市場(chǎng)無(wú)情淘汰。檔案資料關(guān)系到企業(yè)、國(guó)家許多秘密事項(xiàng)，一旦對(duì)外泄露可能造成發(fā)展中受到威脅，因而很多企業(yè)、機(jī)關(guān)單位十分重視檔案資料的保密工作。在檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持保密性原則的前提下，根據(jù)單位和國(guó)家制定的規(guī)章制度，合法合理地使用檔案，才能保證資料的完整性與安全性。

2 強(qiáng)化檔案信息保密性的具體舉措

2.1 全面提升在職員工的專業(yè)素養(yǎng)

員工的保密意識(shí)是開展檔案保密管理工作的首要因素。對(duì)于檔案的管理者而言，他們的最核心任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的完整、安全，這是每個(gè)管理者的職責(zé)，因而在培養(yǎng)意識(shí)的時(shí)候，應(yīng)刻意培養(yǎng)員工的職業(yè)責(zé)任感，幫助員工樹立較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案管理是單位工作中的重點(diǎn)，因而該崗位員工的素質(zhì)是開展保密工作的基礎(chǔ)。培訓(xùn)是提高員工責(zé)任意識(shí)的重要途徑，從培訓(xùn)的內(nèi)容來(lái)看，應(yīng)具體包括檔案管理的規(guī)章制度、檔案管理具體流程、注意事項(xiàng)等。

從培訓(xùn)頻率來(lái)看，可以一個(gè)月一次，也可以是開展專項(xiàng)培訓(xùn)。培訓(xùn)目的是讓員工了解自己工作責(zé)任和義務(wù)，掌握國(guó)家最新的法律法規(guī)，提高員工職業(yè)感和保密意識(shí)。其次應(yīng)牢抓員工選拔關(guān)，適當(dāng)提高檔案管理崗位的進(jìn)入門檻，所選拔的管理者應(yīng)熱愛該職業(yè)，勤于學(xué)習(xí)新知識(shí)，遵守法律和法規(guī)，具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的工作分工，實(shí)行信息一體化

檔案的保密管理是動(dòng)態(tài)化的管理，所以在進(jìn)行檔案保密管理時(shí)，必須要明確工作分工，做好檔案信息的一體化管理。所以檔案管理部門一定要明確檔案管理人員的工作分工，比如明確檔案信息的收集人員、檔案信息的登記人員、檔案信息的編碼人員等等。此外，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的合作也非常重要，比如會(huì)計(jì)部門、征管部門等要協(xié)助檔案管理部門做好檔案建檔的工作，做好各個(gè)部門檔案的資料收集工作，保證提供檔案信息的真實(shí)性和完整性，從而更好地協(xié)助檔案管理部門開展信息一體化管理。

2.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，建立責(zé)任追究機(jī)制

安全保密工作僅僅靠員工意識(shí)提升是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要建立嚴(yán)密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實(shí)際出發(fā)，結(jié)合保密的需求建立相應(yīng)的制度。比如針對(duì)接收檔案，可以制定具體的接收標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)查閱檔案資料，可以設(shè)定查閱的制度等等。制度內(nèi)容應(yīng)完善，具有實(shí)際操作性。在制度建立之后，應(yīng)嚴(yán)格的貫徹落實(shí)。檔案管理的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期根據(jù)制度規(guī)定，檢查每個(gè)部門的檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過(guò)程中應(yīng)加大監(jiān)督力度，嚴(yán)格檔案的查閱手續(xù)，禁止外來(lái)人員或者非該崗位職工復(fù)制或者拍攝檔案內(nèi)容。在借閱檔案的時(shí)候，管理者應(yīng)明確借閱人的借閱目的和動(dòng)機(jī)。

除了制定檔案管理的具體制度，還應(yīng)當(dāng)建立責(zé)任追究機(jī)制，明確管理者的具體職責(zé)，同時(shí)也督促管理者和責(zé)任人提高安全警惕。以往許多單位都沒(méi)有責(zé)任追究機(jī)制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現(xiàn)了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現(xiàn)在針對(duì)這些行為應(yīng)追究責(zé)任到個(gè)人，并且做出相應(yīng)的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當(dāng)管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違反制度規(guī)定私自向他人提供檔案資料或者銷毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內(nèi)容；四是違反制度規(guī)定將檔案據(jù)為己有[2]。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和監(jiān)督

做好對(duì)檔案的利用和監(jiān)督也是檔案保密管理的重要內(nèi)容，在利用和監(jiān)督過(guò)程中能夠及時(shí)制止不利于檔案保密的行為，在保證檔案保密性的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的利用程度。加強(qiáng)檔案的利用和監(jiān)督管理，首先要做好制度建設(shè)，比如要完善檔案的外借制度、復(fù)制制度等。結(jié)合檔案的具體內(nèi)容來(lái)明確其利用范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的審批手續(xù)來(lái)進(jìn)行檔案的借閱。其次，要完善檔案的監(jiān)督措施，結(jié)合檔案的內(nèi)容以及價(jià)值，做好對(duì)檔案的重點(diǎn)保護(hù)，如發(fā)現(xiàn)有損毀檔案的現(xiàn)象，就要立刻制止和處理，及時(shí)保證檔案的完整性。第三，管理人員要明確處理好檔案的監(jiān)督和利用關(guān)系，做好對(duì)涉密檔案的保密是員工以及公民的義務(wù)，所以檔案管理人員必須要嚴(yán)格落實(shí)好檔案的保密措施，保證檔案的保密性。加強(qiáng)檔案的保密是為了有效地提高檔案的利用性，所以檔案管理人員必須要明確檔案的利用范圍，處理好保密和利用之間的關(guān)系。

3 結(jié)語(yǔ)

并非所有的檔案信息都具有保密性，而且保密的級(jí)別也有很大的差異性，而長(zhǎng)期的檔案管理工作開展期間，管理人員并沒(méi)有形成相應(yīng)的安全防范和保密意識(shí)，對(duì)于檔案資料的保密程度以及安全管理事項(xiàng)并沒(méi)有一個(gè)全面、準(zhǔn)確的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案資料的保密等級(jí)要加以嚴(yán)格區(qū)分和辨別，對(duì)于機(jī)密性的檔案信息要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的保密處理，從管理制度和基本流程上設(shè)置諸多借閱和訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)科學(xué)的技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)檔案的安全性。