吳昊

湖南電力工程咨詢有限公司 湖南長沙 410000

檔案的數(shù)字化管理隨著信息化社會的建立和發(fā)展已成為一種必然。信息永久全真保存、方便利用者查閱、無紙化管理辦公和低成本原件長期保存是數(shù)字檔案的直接特點。電力工程檔案資料是電力系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄，內(nèi)容較多、范圍廣泛、信息量大，對于總體的安全生產(chǎn)、電力系統(tǒng)經(jīng)營管理工作具有重要影響。現(xiàn)代信息技術(shù)的持續(xù)更新和進步，推動了數(shù)字化發(fā)展，為當前檔案管理工作的順利有效開展提供了良好基礎(chǔ)。實現(xiàn)電力工程檔案數(shù)字化管理，在提升電力工程總體管理水平方面具有積極意義。

1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展的必要性

所謂的數(shù)字檔案，是指相對傳統(tǒng)的信息與紙質(zhì)載體一體而言的一種信息與載體分離的數(shù)字化形式。其特點是載體是數(shù)字信息，可通過編輯軟件進行修改，可通過網(wǎng)絡(luò)或存儲器向外傳播，可通過計算機技術(shù)進行快速檢索，可提供給不同區(qū)域的多個用戶同時使用，必要時還可以下載保存等等。正是因為檔案數(shù)字化的以上特點構(gòu)成了數(shù)字檔案的真實性、唯一性、安全性等方面的問題。因此，有必要結(jié)合信息安全基本方法更加深入地研究和探討檔案數(shù)字化管理的新方法和新問題，建立數(shù)字化檔案從生成到歸檔的統(tǒng)一標準，建設(shè)密切相關(guān)、互為保證、相對獨立的運行管理模式，從制定相應(yīng)的管理制度和采取必要的技術(shù)手段兩方面規(guī)范和保障數(shù)字檔案的真實性、唯一性和安全性，同時也要從法律上保障數(shù)字檔案的有效性。隨著科學技術(shù)的進步、信息爆炸式的發(fā)展、事業(yè)飛速擴張和對外交流日益增多，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足檔案管理者和使用者要求。檔案數(shù)字化處理技術(shù)進步、計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)和應(yīng)用上的可能。因此，檔案的數(shù)字化管理是大勢所趨，特別是對于單套制已成發(fā)展趨勢的今天，更應(yīng)該及早重視檔案數(shù)字化發(fā)展和普及[1]。

2 電力工程檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及價值

電力工程生產(chǎn)管理工作進行過程中會涉及到大量的檔案信息資料，要想充分有效地服務(wù)于生產(chǎn)實踐活動，需要做好各項檔案的管理和利用工作，提升檔案的優(yōu)勢和作用。將檔案數(shù)字化管理方式引入到電力工程各個環(huán)節(jié)中，能夠發(fā)揮出多方面的價值：一是檔案數(shù)字化管理工作的開展，數(shù)字化信息處理快捷便利，使用網(wǎng)絡(luò)加以傳輸，能夠使用電子版存儲方式，保障各個載體、方位的信息資源都能得到良好的存儲和應(yīng)用。二是在數(shù)字化檔案管理工作中，能夠有效節(jié)約檔案管理人員的時間，使得各項管理環(huán)節(jié)都得到全面控制，如錄入、編輯、修改以及形成報表，紙質(zhì)檔案良好轉(zhuǎn)化為機讀文件，提升檔案管理應(yīng)用的效率和質(zhì)量，為電力工程生產(chǎn)建設(shè)工作提供充分的信息支持，增加工程項目的經(jīng)濟效益、社會效益。三是檔案管理領(lǐng)域中廣泛使用多種現(xiàn)代科技手段，如計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，能夠豐富信息檔案理論、方式，促進管理技術(shù)的持續(xù)更新，提升信息檔案的價值。電力工程檔案信息資料數(shù)量巨大，在反復(fù)的查閱過程中將會造成檔案的損壞，并且檔案外借現(xiàn)象的大量存在，也會導(dǎo)致檔案被篡改、缺頁，不利于檔案安全保管工作的良好開展。電子檔案管理方式的良好應(yīng)用，讓電力企業(yè)各個職能部門能在第一時間獲取最新的信息資料，充分實現(xiàn)信息共享。

3 電力工程檔案數(shù)字化管理途徑

3.1 歷史檔案的數(shù)據(jù)化管理

電力生產(chǎn)的越來越精細化對電力生產(chǎn)人員素養(yǎng)的要求持續(xù)提升，需要不斷使用更加快捷、高效的信息獲取方式，因而在檔案管理方面提出了更高的要求。對于電力生產(chǎn)過程中的各類歷史檔案，一是要積極構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)、計算機作為工作平臺，并持續(xù)健全檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，發(fā)揮整體的應(yīng)用優(yōu)勢和作用，實現(xiàn)檔案的有效保存和利用，轉(zhuǎn)變檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能定位，使其轉(zhuǎn)向為信息中心，廣泛開展網(wǎng)上服務(wù)，促進檔案信息資料利用效率穩(wěn)步提升。二是要切實提升電力工程檔案資料的數(shù)字化水平。構(gòu)建檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)，要將其投入到具體生產(chǎn)實踐活動中，經(jīng)歷實踐的檢驗，加強全方位的維護和管理工作，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，如信息漏洞和計算機病毒之類，并讓檢修人員、計算機管控人員加以有效地處理和控制。在數(shù)字化基礎(chǔ)上，管理系統(tǒng)可以提供一些具有限制性、非保密性電子文件的總體利用服務(wù)，利用者可以不受時空限制，在最短的時間內(nèi)獲取所需的檔案信息資料，提升服務(wù)的便捷性、高效性和準確性，促進檔案的總體利用率的提升。

3.2 新生檔案的數(shù)字化管理

電力工程檔案數(shù)字化管理工作的持續(xù)穩(wěn)步開展，要注重結(jié)合新生檔案的工作需求，提升個性化服務(wù)水平，提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一是科學開展重要文書檔案數(shù)字化處理工作。凡是電力工程運行環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的文書檔案資料，都要做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的保存，通過掃描、上傳保存在企業(yè)內(nèi)部的檔案信息系統(tǒng)中。電力工程的生產(chǎn)建設(shè)資料、照片、視頻、實物檔案，都需要保證百分百的數(shù)字化處理。購置專門的管理設(shè)備，加強智能庫房、數(shù)字化圖書館的建設(shè)，任何資料進入檔案管理系統(tǒng)之后，都需要進行電子化備份處理工作，重視科技檔案的建設(shè)，良好結(jié)合用戶的需求，提供專業(yè)化、個性化的服務(wù)。二是加強檔案細節(jié)化處理工作，實現(xiàn)全方位的數(shù)字化管理目標。按照一定順序，分批次、分期實施數(shù)字化處理，保證紙質(zhì)檔案、重要特種載體檔案均能納入到數(shù)字化建設(shè)體系之中。電力工程的全過程信息、資料都需要做好紙質(zhì)文本和電子文本的記錄工作，大力推廣電子檔案數(shù)字化檔案管理的引用，形成健全的檔案管理體系[2]。

4 結(jié)語

電力工程檔案數(shù)字化管理是社會進步、科技發(fā)展的重要產(chǎn)物。全面有效提升電力工程檔案數(shù)字化管理的整體水平，要注重結(jié)合當前檔案信息管理工作的開展情況，不斷轉(zhuǎn)變和更新管理理念，積極引進先進的管理方式和手段，完善電力工程檔案信息管理系統(tǒng)，提供個性化檔案管理服務(wù)，將能起到良好的效果[3]。