何懿
中國航發(fā)南京輕型航空動力有限公司 江蘇南京 211100
事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化研究,是為了進一步推動我國事業(yè)單位內(nèi)部各項工作的開展,提高檔案信息資料的價值和優(yōu)勢,使其更好的為事業(yè)單位內(nèi)部工作服務。單位內(nèi)部管理者要從單位實際情況出發(fā),明確檔案管理的重要性,通過完善內(nèi)部管理體制、優(yōu)化管理方法,促進檔案管理規(guī)范化的實施[1]。
對多數(shù)地方而言,在行政管理層面,負責檔案管理的部門一般都是同級政府下轄的二級局,相較于其他直屬機關,在行政級別上會低半級。如此的設置極易形成“低人一等”的主觀印象,也就間接造成不少機關事業(yè)單位檔案管理工作難以得到應有的關注和重視。因此,許多機關事業(yè)單位的檔案管理工作往往處于相對邊緣的位置,被習慣性地歸入輔助性管理工作范疇。加之檔案管理工作在社會影響程度方面相對較小,且借助檔案管理產(chǎn)生一定經(jīng)濟或社會效益一般都要足夠長時間的積累,故而此類工作具有較為顯著的固定性、模式化。這也容易導致機關事業(yè)單位檔案管理長期沿襲一個模式原地踏步而難有變化。同時,考慮到資金、人員等各項資源的配備與投入,以及由此產(chǎn)生的成本效益問題,眾多機關事業(yè)單位高層管理常常不會將檔案管理工作的創(chuàng)新置于首要地位,這也在很大程度上抑制了檔案管理工作規(guī)范化、標準化的建設。不僅如此,受制于觀念的負面影響,不少單位的檔案管理工作不僅模式陳舊、品質低下,而且其人員構成也不盡理想。比如知識結構老化、學歷水平較低、年齡偏大、學習能力弱等。這樣的隊伍結構也會在很大程度上阻礙機關事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標準化。
根據(jù)實際情況制定長期目標和短期目標、部門目標和全局目標,用各項目標構成計劃,并使各項檔案工作為目標實現(xiàn)服務。檔案人員要積極的參與到目標制定過程中,要既是制定者也是執(zhí)行者。每一名檔案人員要自覺為自己制定的目標承擔責任,使人的個性和創(chuàng)造力從傳統(tǒng)管理模式的束縛中解脫出來,以提高檔案工作效率和社會效益。一方面是工作過程標準化。要歸納整理檔案工作者多年積累的經(jīng)驗知識和傳統(tǒng)的技巧,并進行分析比較,從中找出其具有共性和規(guī)律性的東西,將其概括為規(guī)律和守則,進而將其標準化,形成科學的方法加以推廣。另一方面是工作結果的標準化。工作何時達到何種程度,如何考評以及考評的標準和結果的運用,都要做到心中有數(shù),建立起普遍認可的標準[2]。
管理人員是檔案管理工作中的重要組成部分,只有保證一支高素質,高效率的人才隊伍,才能促使檔案管理工作的有效性得以保障。首先,保證檔案管理工作具有單獨的空間,并且完善相應的資源設備,促使檔案管理的客觀要求得以很好的滿足。而紙質檔案長時間被保存在一個陰涼的空間,難以避免的會發(fā)生損耗,這個時候就要求工作人員對其進行更加細節(jié)的保管,嚴防潮濕,火災的情況出現(xiàn)。人才是檔案管理工作進行良好的重要保障,單位應該重視人才的錄用和培養(yǎng)。從錄入階段就要明確其所能達到的崗位要求,上崗之后,單位也要為其提供更多進步發(fā)展的機會。而為了符合現(xiàn)代化發(fā)展,事業(yè)單位應該為檔案管理工作配備相應的數(shù)字化設備,從而促使其檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和數(shù)字化的要求。
檔案管理不同于其他具體實務,是一項更加長效的管理工作,因此格外需要管理人員具備高度責任心與職業(yè)道德。而要在制度上確保檔案管理的優(yōu)質高效,就需要針對具體管理者落實責任制、建立追溯機制。也就是說,機關事業(yè)單位檔案管理工作不會因為人員變動而出現(xiàn)責任中斷現(xiàn)象。無論是形成檔案的最初作業(yè)人員,還是負責具體管理事務的檔案管理者,各自的責任都需要伴隨職業(yè)生涯始終。一旦出現(xiàn)涉及檔案及管理工作的問題,都可以追溯到直接關系人,并追究其相應的責任。落實責任制、建立追溯機制是為了讓人人繃緊檔案管理規(guī)范化與標準化這根弦,不要存在任何僥幸心理。如此,就能由始至終確保檔案管理規(guī)范操作、統(tǒng)一管理、標準恒定,才能使檔案管理規(guī)范化標準化建設井然有序、推進順利。
推動檔案管理創(chuàng)新,最關鍵的是檔案管理人才。只有調動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性,高度重視以檔案工作者為中心的科學管理、運用和實施,才能更好地實現(xiàn)創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理工作。長期以來,重事輕人是檔案管理中的一大弊病,檔案干部在工作中缺乏激情,在一定程度上制約了其主觀能動性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案管理必須要轉變觀念,從注重人需求的角度尊重人、理解人、關心人、愛護人、幫助人,不僅要滿足人的生理、安全、情感的需求,更要滿足人受尊重、自我實現(xiàn)更高層次的需求。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,建立干部人才教育培訓計劃。堅持以公平、公正的原則,以工作實績?yōu)闃藴?,建立評價考核機制,調動檔案干部自我加壓、自我開發(fā)[3]。引入競爭機制,通過能進能出、能上能下,雙向選擇、競爭擇優(yōu)的選人用人機制,增強檔案干部的危機意識、責任意識、競爭意識,煥發(fā)工作熱情。
新時期檔案管理工作規(guī)范化標準化的推進需要從過去粗放式管理轉向精細化、量化管理的新模式,要從基層設計到具體實踐各環(huán)節(jié)落實管理責任制。同時,檔案管理工作要順應時代的要求,加強檔案的規(guī)范化管理和建設,在分析檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀的基礎上,切實提出檔案規(guī)范化管理的提升措施,樹立檔案規(guī)范化管理的觀念,整合和優(yōu)化配置檔案信息資源,更好地發(fā)揮檔案信息服務的價值和效能。