趙紅
山東省萊西市市政管理處 山東萊西 266600
所謂新型智慧城市,就是指城市管理的智慧化發(fā)展,在信息化技術(shù)不斷推進(jìn)的時代背景下,要將計算機應(yīng)用技術(shù)和城市運作、管理等進(jìn)行聯(lián)動管理,從而形成良好的城市管理規(guī)劃模式,是順應(yīng)新時代城市發(fā)展趨勢的重要城市體系。
在以前信息技術(shù)并不是很發(fā)達(dá)的時候,數(shù)字化地形圖還未出現(xiàn),城市規(guī)劃師和城市設(shè)計師在完成城市規(guī)劃建設(shè)的工作時,只能通過用純手工繪制出一張完整的紙質(zhì)地圖。在日后的工作中,這些手工繪制的圖紙會被反復(fù)使用,形成城市建設(shè)檔案,這些可以經(jīng)過長期使用的圖紙體現(xiàn)出的就是其工作價值。不過隨著信息技術(shù)的進(jìn)步,工作人員已經(jīng)可以利用信息數(shù)據(jù)制作電子版的數(shù)字化地形圖,這些數(shù)字化地形圖的工作價值和紙質(zhì)版的地形圖一樣,都成為會被長期使用和留存的城市建設(shè)檔案,具有不可取代的工作價值[1]。
城建檔案是由政府和各組織機構(gòu)共同協(xié)作進(jìn)行編制的,在編制過程中,涉及到的信息相當(dāng)廣泛,各項數(shù)據(jù)環(huán)環(huán)相扣形成了一個龐大的數(shù)據(jù)信息庫,從早期開始建設(shè)到最后建設(shè)完成投入使用,是一個不斷累積的過程。在要建設(shè)一個新項目時,規(guī)劃師還要對之前建設(shè)完成并留存下的檔案信息進(jìn)行審核確認(rèn),檢驗工作是否存在合理性以及相對應(yīng)的資質(zhì)證明。例如市政道路改造之前,建設(shè)及設(shè)計單位就需要通過查閱檔案資料提前了解道路地下管網(wǎng)的埋設(shè)情況,避免設(shè)計與現(xiàn)狀不符或?qū)Φ叵略O(shè)施造成破壞。有時若出現(xiàn)合同糾紛,一方提出要進(jìn)行行政訴訟時,則一些檔案信息的原件是可以作為證據(jù)被法院采納取證的,這就充分體現(xiàn)出了城建檔案的管理價值[2]。
一方面,有關(guān)部門通過合理利用城建檔案,可以獲取相應(yīng)的經(jīng)濟收益,對投入資金進(jìn)行合理調(diào)控,以避免造成經(jīng)濟損失,這就是其經(jīng)濟價值的體現(xiàn)。例如有些施工單位需要新建一些重點建設(shè)項目時,政府部門可以通過查詢原有的檔案信息,明確指認(rèn)出違法建設(shè)項目和轄區(qū)內(nèi)國家土地的征用性質(zhì),減少支付因土地征用不明導(dǎo)致的重復(fù)征地補償款,有利于為國家節(jié)省資源。另一方面,城建檔案帶給隱蔽工程的經(jīng)濟價值更加不可估量。例如一些施工單位在進(jìn)行地下管道作業(yè)時,如果在城建檔案中有記錄和其施工地域有關(guān)的信息,那施工單位只需支付一些查詢費用就可以獲取想要的信息。如果城建檔案中沒有相關(guān)記錄,施工單位就得花費大量的人力、物力、財力,使用高科技信息手段進(jìn)行地下探測或挖掘,很有可能要投入上千萬的資金進(jìn)行運作,這在城市進(jìn)行地下管線普查中是很普遍的情況。
智慧城市下城建檔案管理工作為社會發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn),表現(xiàn)在社會管理、社會服務(wù)和維護(hù)城市秩序等方面。例如在2008年,四川汶川地區(qū)發(fā)生重大地震,四川重災(zāi)區(qū)城建檔案管理部門接待了幾千位來訪者,有4000多卷檔案資料可以提供查詢,超過6000張復(fù)印圖紙被投入使用,這些都只是震后一個月的數(shù)據(jù),是往常使用量的數(shù)十倍,由此可見其在我國社會發(fā)展中體現(xiàn)的戰(zhàn)略價值。
城建檔案管理信息化建設(shè)作為城建檔案管理改革的重要措施,檔案管理人員想要更好地利用城建檔案管理信息化的優(yōu)勢,就需要有關(guān)部門不斷重視并加大信息化投入,為城建檔案管理信息化建設(shè)提供支撐和保障。要不斷完善、強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),創(chuàng)造一個良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
智慧城市下進(jìn)行城建檔案管理規(guī)劃工作,有關(guān)管理部門要對管理、業(yè)務(wù)和技能等方面內(nèi)容進(jìn)行綜合考量,建立并不斷強化標(biāo)準(zhǔn)的信息化體系。在日常管理時,可以有效管理檔案信息化系統(tǒng),全面認(rèn)知信息化管理準(zhǔn)則,具備清晰明確的使用目的。在辦理業(yè)務(wù)時,要遵循統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化處理城建檔案信息,防止出現(xiàn)業(yè)務(wù)操作不統(tǒng)一的問題。從技術(shù)方面入手,有關(guān)部門要積極引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)成果,為城建檔案信息化系統(tǒng)提供技術(shù)保障[3]。
在進(jìn)行城建檔案管理信息化建設(shè)時,檔案管理人員的素質(zhì)水平深刻影響著工作質(zhì)量和工作效率。因此,檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的技能水平,還要做到熟練使用各項計算機辦公軟件,擁有良好的信息化操作能力。
現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用是給城建檔案管理工作提供了便利條件,但是在一定程度上也帶來了很多安全隱患。因此,還要重視對其進(jìn)行安全管理。有關(guān)單位可以聘請專業(yè)技術(shù)人員建立一套完善的防盜系統(tǒng),并積極應(yīng)用現(xiàn)代信息安全技術(shù),例如在檔案室門口設(shè)置身份認(rèn)證系統(tǒng),或者是增加密碼防盜門等,以提升城建檔案管理工作的安全性,防止信息系統(tǒng)被人惡意損壞或盜取。
智慧城市下城建檔案設(shè)立的查詢系統(tǒng)具備操作便捷和實用性強等特點,查詢者可以通過檔案查詢系統(tǒng)獲取館藏資料的目錄和電子掃描件,也可以把需要用到的資料直接打印出來。和傳統(tǒng)的檔案管理相比,這種通過自主查詢系統(tǒng)來獲取資料復(fù)印件的服務(wù)方式更加簡單便捷,在一定程度上有利于提升檔案部門的工作效率。
總而言之,在新型智慧城市背景下城建檔案管理開展過程中,相關(guān)部門要積極建立健全完整的監(jiān)管機制,針對檔案信息進(jìn)行集中監(jiān)督和管控,并且完善安全管理體系,確保檔案內(nèi)容能為城市規(guī)劃提供保障,實現(xiàn)公共管理要求的同時,保證城市監(jiān)管體系的完整性,也為城市突破傳統(tǒng)管控流程創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展空間,實現(xiàn)經(jīng)濟效益和管理效益的共贏。