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        文書檔案管理鐘的問(wèn)題與強(qiáng)化措施分析

        2019-11-28 09:46:14顏冰
        商品與質(zhì)量 2019年46期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        顏冰

        湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四一四隊(duì) 湖南益陽(yáng) 413000

        文書檔案包含由商業(yè)活動(dòng)、組織和政府的工作組成的文件,財(cái)務(wù)和質(zhì)量安全信息處理中的重要會(huì)議文件,年度業(yè)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及由業(yè)務(wù)產(chǎn)生的活動(dòng)文件等。在大型企業(yè)中,文書檔案中包含的合同、標(biāo)書、建設(shè)許可證等內(nèi)容具有重要的商業(yè)價(jià)值,是直接關(guān)系到企業(yè)安全和發(fā)展的重要內(nèi)容。因此,妥善管理企業(yè)的文件和檔案,對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要。

        1 當(dāng)前文書檔案管理存的問(wèn)題

        1.1 文書檔案管理缺乏足夠的重視

        從文書檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看,當(dāng)下仍有一些二級(jí)經(jīng)濟(jì)實(shí)體領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性,認(rèn)為文書檔案管理可有可無(wú),從而致使實(shí)際文書檔案管理工作開展較為隨意,在這一落后的思想觀念的影響下,部分部門不愿配合工作,導(dǎo)致文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難。另外,檔案收集、歸檔缺乏有效的規(guī)范,存在著檔案格式雜亂、命名不規(guī)范、內(nèi)容不完整,歸檔率偏低等問(wèn)題,文書檔案的收集、歸檔工作整體效率和質(zhì)量不高[1]。

        1.2 文書檔案利用率不高

        當(dāng)下在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理過(guò)程中,仍然受傳統(tǒng)檔案保護(hù)的思想影響,導(dǎo)致實(shí)際文書檔案利用率低下,難以實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效共享。在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理過(guò)程中,很多管理人員將工作重點(diǎn)放在如何進(jìn)行文書檔案的保護(hù)、歸檔,忽略了文書檔案資料的具體開發(fā)利用。再加上當(dāng)下很多單位文書檔案管理信息化建設(shè)不足,仍需要依靠人力進(jìn)行查閱,無(wú)法進(jìn)行“一鍵檢索”,從而在一定程度上限制了文書檔案管理的應(yīng)用,不利于文書檔案作用價(jià)值發(fā)揮。

        1.3 兼職檔案員的素質(zhì)有待提高

        由于我國(guó)當(dāng)前的很多事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足,造成很多事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員不符合相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn),很多在崗人員完全不具備文書檔案管理工作所需要的專業(yè)素質(zhì),在開展工作的過(guò)程中態(tài)度不端正,造成文書檔案管理工作的開展受到較大的影響。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,文書檔案管理在逐漸轉(zhuǎn)變自身的工作模式和工作目的,其通過(guò)增強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì),拓展文書檔案自身的價(jià)值,不斷提高文書檔案管理工作的重要性。而對(duì)于工作人員,對(duì)其工作素養(yǎng)以及專業(yè)技能的標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸提高,以便更好地應(yīng)對(duì)未來(lái)各種可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)。

        2 文書檔案管理工作的創(chuàng)新性對(duì)策

        2.1 完善管理制度

        在實(shí)踐中,要綜合文書檔案管理的主要內(nèi)容和要求,完善管理制度,強(qiáng)化管理,及時(shí)處理在文書檔案工作中存在的問(wèn)題。通過(guò)信息資料分類管理、借閱管理等方式提升管理質(zhì)量[2]。對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理,重視借閱等級(jí)分析,根據(jù)規(guī)范有效開展文書檔案管理工作。同時(shí),提升保密意識(shí),對(duì)于一些對(duì)于有著保密要求的檔案信息資料,要根據(jù)規(guī)范要求合理開展。對(duì)于具有保密性的檔案信息設(shè)置權(quán)限,進(jìn)行嚴(yán)格管理,在根本上提升工作質(zhì)量。在檔案室中要根據(jù)規(guī)范安裝監(jiān)控設(shè)備,通過(guò)智能化、信息化等方式進(jìn)行監(jiān)督,預(yù)防安全隱患,進(jìn)而為文書檔案工作開展提供保障[3]。

        2.2 加快信息化管理平臺(tái)建設(shè)

        在當(dāng)前,文書檔案管理工作的發(fā)展需要從信息化體系的建設(shè)著手,打造更加適合我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展的信息化管理平臺(tái),并對(duì)文書檔案管理方式方法不斷進(jìn)行完善和創(chuàng)新。第一,建立完善的信息化文書檔案管理平臺(tái),并根據(jù)不同的事業(yè)單位需要建立對(duì)應(yīng)的加工系統(tǒng),使收集的文書檔案內(nèi)容更加符合事業(yè)單位的發(fā)展需求。第二,建立文書檔案管理信息存管系統(tǒng),對(duì)收集和整理完成的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)性的存儲(chǔ)。第三,文書檔案內(nèi)容對(duì)我國(guó)的事業(yè)單位安全發(fā)展具有重要意義,同時(shí)也是影響事業(yè)單位發(fā)展的重要因素,因此需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案資料的安全性管理,建立對(duì)應(yīng)的信息安全系統(tǒng)。文書檔案管理過(guò)程中的加工需要結(jié)合實(shí)際情況開展,不斷對(duì)加工系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化處理[4]。

        2.3 創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段

        由于文書檔案的專業(yè)性強(qiáng),所需管理人員的素質(zhì)相對(duì)較高,因此,企業(yè)必須不斷開發(fā)和加強(qiáng)人事管理檔案的培訓(xùn)。首先,該培訓(xùn)對(duì)于文書檔案管理非常重要。企業(yè)必須在內(nèi)部為專職管理人員提供足夠的預(yù)算,并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性,并推動(dòng)文書檔案管理的發(fā)展。其次,應(yīng)利用制度和政策吸引檔案管理的優(yōu)秀人才,重點(diǎn)是對(duì)備份人員的培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)管理的不斷加強(qiáng),尤其是要建立檔案管理人才團(tuán)隊(duì),使不同年齡的文書檔案管理人員增強(qiáng)解決實(shí)際問(wèn)題的能力。最后,應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和交流,繼續(xù)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),打開管理者的視野,更新知識(shí)體系,全面地理解理論。通過(guò)內(nèi)部和外部交流進(jìn)行文書檔案管理,學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和實(shí)踐技能,以提高經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)能力,并進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)[5]。

        3 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,文書檔案管理工作的發(fā)展,對(duì)我國(guó)的現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展具有非常重要的意義,因此,事業(yè)單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況,充分利用自身所擁有的資源,不斷對(duì)文書檔案管理工作模式、工作方法等進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展,提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量,同時(shí)充分發(fā)揮文書檔案自身的價(jià)值,創(chuàng)造更多的效益,這樣才能夠更好地保證我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展,推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位健康穩(wěn)定前進(jìn)。

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