李瑞

榆能榆神熱電有限公司 陜西省榆林 719000

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行采集、管理、利用提供服務(wù)，提升企業(yè)檔案信息化管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)決策提供參考和服務(wù)。本文在分析了企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵、內(nèi)容及意義的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)及存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并針對(duì)存在的問(wèn)題，提出了具體的解決對(duì)策，對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案信息化管理具有積極的現(xiàn)實(shí)參考意義。

1 信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)越性

1.1 方便檔案信息管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治的民主化，人們的檔案意識(shí)有了一定程度的提高，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應(yīng)的檔案信息的管理方式就要與之適應(yīng)，采用不同的管理方式。由于現(xiàn)代化檔案信息管理工作對(duì)檔案工作人員的要求較高，當(dāng)下缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，復(fù)雜的檔案工作疏于管理。對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠解放一部分人力，方便檔案信息的管理檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

1.2 信息利用專業(yè)化

檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大，由于檔案管理類型日漸豐富，檔案管理顯示出了不同特性的變化。信息包含的內(nèi)容可能會(huì)因?yàn)橘Y源的劇增而不夠準(zhǔn)確，可能還會(huì)存在冗余信息和虛假信息，信息化建設(shè)能夠使用戶需求向精品化、個(gè)性化及專業(yè)化的形式發(fā)展。在有效降低企業(yè)管理檔案的成本的同時(shí)，有效延長(zhǎng)管理期限，使管理操作更加系統(tǒng)，使信息利用更加專業(yè)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

2.1 加強(qiáng)企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。缺少了基礎(chǔ)設(shè)施，信息化建設(shè)無(wú)從開(kāi)展，實(shí)物檔案的數(shù)字化和智能化管理也無(wú)從實(shí)現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)三個(gè)方面。對(duì)于實(shí)物檔案的信息化管理來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)解決硬件和軟件的問(wèn)題。硬件上加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化設(shè)備方面的投入，如文檔掃描設(shè)備、數(shù)碼照相機(jī)等，使檔案實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在軟件方面則要重視管理信息系統(tǒng)的搭建，將需求的調(diào)研和分析動(dòng)態(tài)化，使其貫穿信息化建設(shè)的每個(gè)階段，讓功能開(kāi)發(fā)、更新和維護(hù)更加靈活。在系統(tǒng)建設(shè)初期，要有針對(duì)性地對(duì)圖書(shū)檔案管理現(xiàn)狀和趨勢(shì)進(jìn)行框架設(shè)計(jì)，將預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)的功能與當(dāng)前管理現(xiàn)狀進(jìn)行對(duì)接，逐步實(shí)現(xiàn)各個(gè)需求，進(jìn)而提高系統(tǒng)建設(shè)的效率，降低開(kāi)發(fā)成本。

2.2 提高企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)水平

企業(yè)檔案信息化管理離不開(kāi)過(guò)硬的軟硬件技術(shù)的支持，否則，企業(yè)的檔案信息化管理將成為一句空話。為此，首先應(yīng)加強(qiáng)硬件投入，積極添置企業(yè)檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備等，改善企業(yè)檔案信息化管理所需的辦公場(chǎng)所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購(gòu)買(mǎi)或者與軟件開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)聯(lián)合，開(kāi)發(fā)適合企業(yè)自身檔案管理實(shí)際需要的檔案管理應(yīng)用軟件，積極整合企業(yè)辦公自動(dòng)化與檔案信息化管理軟件的應(yīng)用。此外，要注重企業(yè)檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數(shù)據(jù)備份，定期更新檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)時(shí)地進(jìn)行計(jì)算機(jī)殺毒，積極采用數(shù)據(jù)身份認(rèn)證系統(tǒng)，切實(shí)保障企業(yè)重要檔案信息的安全。

2.3 加強(qiáng)管理人才建設(shè)

2.3.1 加大人員培訓(xùn)力度

員工作為檔案信息化管理的中堅(jiān)力量隊(duì)伍，企業(yè)要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，采取有效的培訓(xùn)方式，比如交流學(xué)習(xí)或到經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)取經(jīng)，開(kāi)展檔案工作人員的檔案管理知識(shí)教育工作，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能，激發(fā)他們對(duì)檔案管理的積極性。

2.3.2 引進(jìn)管理技術(shù)人才

隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展，開(kāi)發(fā)、使用、維護(hù)各種管理軟件系統(tǒng)都需要具備一定知識(shí)的專業(yè)人才完成工作。因此，檔案管理部門(mén)有必要從高校或其他企業(yè)引進(jìn)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，解決檔案管理的技術(shù)難題。

2.4 建立企業(yè)檔案信息化管理的安全體系

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中很多信息屬于敏感信息，如果發(fā)生信息泄露會(huì)造成嚴(yán)重的后果，需要針對(duì)檔案管理工作不斷完善相關(guān)安全體系的建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，首先要做好硬件設(shè)施的安全保障工作，定期進(jìn)行設(shè)備檢修與保養(yǎng)，及時(shí)查看服務(wù)器狀態(tài)與日志，及時(shí)排查隱患；其次要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，不斷提升網(wǎng)絡(luò)防火墻部署，設(shè)定好檔案訪問(wèn)權(quán)限，采購(gòu)更先進(jìn)的檔案管理軟件。

2.5 增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)

現(xiàn)代化檔案管理觀念是檔案管理的靈魂。如果檔案人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念，就無(wú)法開(kāi)展檔案現(xiàn)代化管理。在工作中，檔案管理意識(shí)特別重要，作為檔案管理人員，一旦缺乏了檔案管理現(xiàn)代化頭腦，即使具備現(xiàn)代化管理設(shè)施，也不能有效管理。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)作用，尤其要更新檔案管理者的思想方法，改變落后模式，主動(dòng)為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。同時(shí)，企業(yè)檔案管理員要積極調(diào)動(dòng)單位職工的積極性，讓他們參與到信息化管理建設(shè)中來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)工作，作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大服務(wù)的檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)很有必要，這不僅能提升企業(yè)檔案管理和利用水平、發(fā)揮檔案的信息功能，同時(shí)還為企業(yè)提供了有效的數(shù)字信息，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)、情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等方面，對(duì)一個(gè)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)上具有重大的推動(dòng)作用。