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        品管圈活動在降低我院門診藥房藥品庫存金額中的應(yīng)用

        2012-12-03 03:35:12席明名管靜湯倩劉曉艷魯瑤李煒王俐南京醫(yī)科大學附屬南京市婦幼保健院南京210004
        中國藥房 2012年17期
        關(guān)鍵詞:藥品對策活動

        席明名,管靜,湯倩,劉曉艷,魯瑤,李煒,王俐(南京醫(yī)科大學附屬南京市婦幼保健院,南京210004)

        品質(zhì)管理圈(Quality control circle,QCC)[1]簡稱品管圈,來源于1950年Deming教授的統(tǒng)計方法課程以及1954年Juran教授的質(zhì)量管理課程,即用統(tǒng)計的手法進行品質(zhì)管理,但是這種手法只有從事品質(zhì)管理(QC)工作的專業(yè)人員才能應(yīng)用,對于現(xiàn)場生產(chǎn)的作業(yè)人員而言難以理解掌握。QCC活動是由日本石川博士在1962年所創(chuàng)[2],指的是工作性質(zhì)相似或相關(guān)的人,本著自動自發(fā)的精神,共同組成一個圈,圈員一般由3~15人組成,運用品管七大手法,按照十大步驟進行QC活動。其特點是激發(fā)個人潛力,凝聚團體力量,解決存在的問題,持續(xù)地改善各種問題。QCC活動可讓大家學習到如何從分析中找出主要問題;如何列出問題的清單,然后找出解決問題的方法;最后如何保持成果[3]。從20世紀90年代起QCC活動在臺灣醫(yī)療界得到廣泛應(yīng)用[4],我國內(nèi)地醫(yī)療界目前正在推廣應(yīng)用該活動[5,6]。2010年5月-2011年2月我院門診藥房開展了以“降低門診藥房藥品庫存金額”為主題的QCC活動,取得了滿意的效果,現(xiàn)將有關(guān)情況總結(jié)如下。

        1 QCC活動具體實施

        1.1 組建QCC

        我院門診藥房通過臺灣陽明醫(yī)務(wù)股份有限公司的徐建鵬等老師的全面質(zhì)量管理課程培訓,深入學習了QC的基本知識。在此基礎(chǔ)上,以門診藥房全體成員組成QCC,設(shè)圈長1名,圈員14名,圈輔導員2名,并通過全體圈員集思廣益和投票表決確定了圈名(安安圈)和圈徽。

        1.2 主題選定與計劃擬訂

        全體圈員對門診藥房日常工作中存在的問題進行分析,通過運用腦力激蕩法提出多個問題,圈長對收集到的問題進行匯總歸類,共得出8個主題。全體圈員首先對上級政策、重要性、時效性、圈能力、整合性5個指標所占權(quán)重比例進行打分,再計算出各項所占權(quán)重比例,即上級政策占27.14%、重要性占22.14%、時效性占17.14%、圈能力占17.14%、整合性占16.44%;以評價法就上級政策、重要性、時效性、圈能力、整合性5個指標逐一對每個議題進行打分評價,議題項目的每一個指標數(shù)值為圈員給分之和乘以所占權(quán)重比例,5個指標數(shù)值之和為議題總得分,總分最高的作為本次QCC活動的主題。主題選定詳見表1(注:以評價法進行主題選定,其中圈員14人參與選題過程,票選分數(shù)5分最高、1分最低,第1順位為本次活動主題)。

        經(jīng)過評分,“降低門診藥房藥品庫存金額”當選為本次活動的主題,并通過QC Story(QC方式的問題解決法)判定這次QCC活動主題為問題解決型。主題選定后,經(jīng)過圈員共同討論,擬定活動計劃,詳見圖1。

        表1 主題選定Tab 1 Subject selection

        圖1 活動計劃擬定Fig 1 Preparation of activity plan

        1.3 現(xiàn)狀把握與目標設(shè)定

        本圈在現(xiàn)狀把握階段,利用醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS),收集了2010年1-6月的數(shù)據(jù),結(jié)果門診藥房2010年1-6月平均庫存結(jié)存金額為1147503.89元。根據(jù)“二八”法則確定改善重點,改善值=現(xiàn)狀值×改善重點×圈能力=1147503.89×0.8023×0.6=552385.42元。本圈認為藥品庫存比例為1.2比較合理,其中庫存比例=(入庫數(shù)量+上月結(jié)存量)/出庫數(shù)量,當庫存比例為1時,說明本月藥品無結(jié)存;但是為了保證門診正常用藥,經(jīng)過全員討論,將庫存比例定為1.2,即在正常用量下儲備6日用量(按每月30日計算)。我院門診藥房共計511種藥品,庫存比例在1.2以上的為410種,所以將目標的改善重點定為(410/511)=0.8023。經(jīng)過全體圈員討論決議,挑戰(zhàn)一下大家的能力,將圈能力定為0.6。則:目標值=現(xiàn)狀值-改善值=1147503.89-552385.42=595118.47元。

        1.4 解析與對策擬定

        根據(jù)各類藥品庫存金額及使用情況,全體圈員從人、制度、環(huán)境、方法4個方面展開分析,繪制出特性要因圖(魚骨圖),并查找末端因素進行討論和要因確認。魚骨圖分析詳見圖2。

        結(jié)果,我們用小骨集約法選出要因,運用經(jīng)驗法則,票選出“無領(lǐng)藥周期”、“領(lǐng)藥人員不固定”、“無領(lǐng)藥流程”、“整件領(lǐng)藥”、“滯銷藥品未及時退庫”5個要因為真要因。

        根據(jù)5個要因選出18個對策,再依照3個評分標準(可行性、重要性、時效性)打分,由“二八”法則計算得出,總分在180分以上的對策分為3個對策群組,分別是:對策群組一,設(shè)定領(lǐng)藥周期與警戒線;對策群組二,完善領(lǐng)藥制度;對策群組三,制定滯銷藥品管理制度。

        圖2 魚骨圖分析Fig 2 Fishbone diagram analysis

        1.5 對策實施與檢討

        針對各方面原因,經(jīng)過全體圈員討論達成一致意見,圍繞3個對策群組,有的放矢地制定出切實可行的措施,主要包括:1.5.1 對策群組一:設(shè)定領(lǐng)藥周期與警戒線。(1)根據(jù)門診藥品實際使用量,與領(lǐng)藥人員協(xié)調(diào),設(shè)定領(lǐng)藥周期為3日,即每周一、周四領(lǐng)藥。(2)根據(jù)已有的藥品分類和使用情況,對常用藥品設(shè)定合理的警戒線,安排專人對警戒線定時維護。(3)對“精麻”藥品和急救藥品設(shè)定基數(shù);對臨時用藥藥品設(shè)專人負責監(jiān)管,與醫(yī)師商定在固定的時間內(nèi),將藥品使用完。超過使用時間,視為滯銷藥品,參考對策群組三的滯銷藥品管理流程操作。(4)根據(jù)藥品實際使用情況,設(shè)定男性科、生殖中心用藥的合理警戒線。

        1.5.2 對策群組二:完善領(lǐng)藥制度。(1)經(jīng)過全體圈員討論確定領(lǐng)藥人員為固定2人。每月制定2名領(lǐng)藥人員排班表。(2)制定領(lǐng)藥流程和注意事項,并對發(fā)現(xiàn)的問題,隨時討論和完善。領(lǐng)藥流程詳見圖3。

        圖3 門診藥房領(lǐng)藥流程Fig 3 Process for taking medicine in outpatient pharmacy

        圖4 滯銷藥品管理流程Fig 4 Unmarketable drug management process

        1.5.3 對策群組三:制定滯銷藥品管理制度。(1)制定滯銷藥品管理流程。(2)小組討論確定將滯銷藥品分為2類:長期滯銷藥品時間為3個月,短期滯銷藥品時間為1個月,檢查人員為本組成員,檢查滯銷藥品時間為每2周1次。并建立檢查表,確定每2周對檢查結(jié)果開會討論,進一步完善和改進。(3)建立滯銷藥品退庫記錄。滯銷藥品管理流程詳見圖4。

        1.6 效果確認

        1.6.1 有形成果:(1)改善前、后的6個月平均庫存結(jié)存金額對比。經(jīng)過數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計,門診藥房2010年1-6月平均庫存結(jié)存金額為1147503.89元。改善中的每月庫存結(jié)存金額呈現(xiàn)逐月下降趨勢,7月為882983.67元,8月為577616.14元,改善后的2010年9月-2011年2月平均庫存結(jié)存金額為509571.16元。從目前統(tǒng)計數(shù)據(jù)來分析,每月庫存結(jié)存金額穩(wěn)定在50萬元左右,表明改善措施是可行的。(2)目標達成率。目標達成率=(改善后值-改善前值)/(目標值-改善前值)×100%=(509571.16-1147503.89)/(595188.47-1147503.89)×100%=115.50%。

        1.6.2 無形成果:結(jié)果表明,門診藥房全體成員在QC手法運用、計算機軟件的應(yīng)用、執(zhí)行力、活動積極性、思維開拓能力,組織領(lǐng)導能力等方面均有提升,詳見表2(注:表內(nèi)數(shù)據(jù)即評分結(jié)果,其由圈員14人評分,每項最高6分、最低1分,取平均分;“↑”表示正向)和圖5。

        表2 QCC活動前、后無形成果評分比較Tab 2 Comparison of invisible achievement before and after the practice of QCC activity

        圖5 QCC活動前、后相關(guān)項目評分值雷達圖Fig 5 Radar chart of related project scoring before and after the practice of QCC activity

        1.7 標準化

        QCC活動結(jié)束后,對于其中比較有效的措施,如定期維護藥房藥品的警戒線,建立了作業(yè)標準書,制定并標化了門診藥房藥品警戒線檢查表;制定了門診藥房領(lǐng)藥流程圖和滯銷藥品管理流程圖及退庫藥品流程圖,形成制度,使之能夠長期執(zhí)行。

        1.8 檢討與改進

        通過這次QCC活動,我們?nèi)〉昧艘欢ǖ某晒?,但同時也認識到不足之處,如圈員都有共同的工作經(jīng)歷,帶著對QCC的學習興趣,運用腦力激蕩,發(fā)揮各自才能,學習如何更好地在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,提高工作效率,但因為這次活動時間過于緊張,門診一線日常事務(wù)較多,工作量較大,人員有時會感到疲勞,今后可以延長至1年時間來完成圈活動;還有因為客觀原因造成了數(shù)據(jù)收集不是很完整,今后將在平時工作中注意收集數(shù)據(jù);部分新圈員缺乏QCC活動的經(jīng)驗,今后盡量多學習、多運用在QCC活動中學習到的經(jīng)驗,推廣QCC的經(jīng)驗,讓更多的同事參與其中;一些對策在制訂時考慮不周,缺乏執(zhí)行力,今后組圈時多制訂一些符合實際的方案,以便執(zhí)行。

        2 討論

        我國醫(yī)院在現(xiàn)代化藥房的建設(shè)上進行了許多嘗試,醫(yī)院藥學的發(fā)展也正向著“人性化服務(wù)”、“以人為本”的藥學服務(wù)方向邁進[7]。QCC是一項以人為本的新興的醫(yī)院藥房QC模式,QCC活動把科學管理和人性管理結(jié)合在一起,該活動的特點是被授予一定權(quán)利的一個小組,每人都有參與決策和解決問題的機會,其優(yōu)點是有利于發(fā)揮每個人的創(chuàng)造性思維,以便達到提高藥學服務(wù)質(zhì)量的目的[8]。

        本次品管圈活動按照主要步驟(主題選定、擬定活動計劃、現(xiàn)況把握、目標設(shè)定、解析、對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化、檢討與改進)實施各項活動,通過分析導致門診藥房藥品庫存金額高的各個要因,提出并實施改進對策,從而降低藥品庫存金額。通過這次活動,醫(yī)院可提升醫(yī)療服務(wù)品質(zhì),使患者滿意度大大提高,工作流程更順暢,工作效率更高,藥品的庫存金額大幅度降低;能降低組織的營運成本,提高經(jīng)營績效,體現(xiàn)了醫(yī)院質(zhì)量內(nèi)控的工作內(nèi)容;發(fā)現(xiàn)并培養(yǎng)了優(yōu)秀員工,發(fā)掘優(yōu)秀人才。通過降低藥品庫存,可以減少藥品損耗,提高工作成效,值得進一步推廣應(yīng)用到住院藥房和庫房。通過此次活動,提升了科室形象,增強了與外科室溝通能力。本科室在活動中進行了演講培訓和管理藝術(shù)培訓,在互動中加強了團隊精神,教授新的管理方法,有利于科室文化氛圍營造和建設(shè),并形成了團結(jié)和諧的工作氣氛。同事們在這次活動中系統(tǒng)地學習了QCC的管理理念和運作方法,使全體圈員受益匪淺。通過活動可以加強同事之間的交流,運用科學的管理,更深層次、更全面地把握了現(xiàn)狀;人人參與,充分展示每一圈員的智慧,客觀地分析,從而激發(fā)了基層員工的潛能,認真地對待主要因素;進行可行性探討,擬定對策,嚴格執(zhí)行;增強工作責任心,增加工作愉悅感,增強集體歸屬感,促進合作意識;提高在工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力,工作標準化程度提高了,最終有利于提高工作效率。

        近年來,護理部門是國內(nèi)醫(yī)院中較早引入和開展全面質(zhì)量管理和QCC活動的部門,且效果良好。此次在我院門診藥房的QCC活動實踐表明,此項活動在降低庫存成本、提高員工積極性、標準化工作流程等方面效果顯著,值得在醫(yī)院系統(tǒng)開展,具有較好的發(fā)展前景。

        [1]林瑞榮.品質(zhì)管理[M].廈門:廈門大學出版社,2000:146.

        [2]朱 泓.品管圈活動在提高門診藥房工作質(zhì)量中的應(yīng)用[J].藥學服務(wù)與研究,2008,8(6):466.

        [3]許書慧.品管圈活動在提高中藥飲片管理中的應(yīng)用[J].中國藥房,2009,20(27):2150.

        [4]林逸勝.臺灣醫(yī)院的“品管圈”[J].中國衛(wèi)生人才,2002,10:42.

        [5]張幸國,趙青威,李 盈,等.品管圈在醫(yī)院藥學管理中的探索與實踐[J].實用藥物與臨床,2009,12(4):233.

        [6]陸國紅,吳 雋,沈金芳,等.采用品管圈方法優(yōu)化藥學服務(wù)流程[J].中國醫(yī)院,2009,13(9):15.

        [7]韓 晉,吳榮榮.我院現(xiàn)代化藥房建設(shè)工作的嘗試[J].中國藥房,2007,18(34):2669.

        [8]鮑仕慧,白少華,王增壽,等.品管圈在門診西藥房工作質(zhì)量管理中的應(yīng)用及體會[J].中國藥房,2011,22(21):1956.

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