岳愛(ài)峰

【摘 要】本文對(duì)贈(zèng)書(shū)工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了梳理，結(jié)合Libsys工作流程，從贈(zèng)書(shū)登記、驗(yàn)收和編目三個(gè)方面，創(chuàng)造地解決了在贈(zèng)書(shū)查詢和統(tǒng)計(jì)、Marc利用、驗(yàn)收經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目等問(wèn)題。參照最新國(guó)際編目規(guī)則RDA，提出了在Marc中增加7X2字段，增加捐贈(zèng)者檢索途徑。

【關(guān)鍵詞】贈(zèng)書(shū);Libsys;RDA

中圖分類號(hào)： G252文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）26-0164-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.080

1 研究現(xiàn)狀和問(wèn)題

近年來(lái)，高校圖書(shū)館接收的贈(zèng)書(shū)逐年增多，公開(kāi)發(fā)表的關(guān)于贈(zèng)書(shū)研究的論文數(shù)量也逐年增多。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)捐贈(zèng)人對(duì)自己的捐贈(zèng)圖書(shū)很關(guān)心，擔(dān)心圖書(shū)館收不到書(shū)，或者收到書(shū)后不及時(shí)登記和入藏，他們通過(guò)電話、郵件、QQ等各種方式詢問(wèn)贈(zèng)書(shū)情況。有些圖書(shū)館收到贈(zèng)書(shū)后不及時(shí)登記，或者使用EXCEL登記造冊(cè)，雖然可以查詢贈(zèng)書(shū)信息，但不方便捐贈(zèng)人和采訪館員查詢。我校使用匯文Libsys5.5文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱Libsys）管理圖書(shū)館文獻(xiàn)，在Libsys圖書(shū)館業(yè)務(wù)交流群中，經(jīng)常有圖書(shū)館同行詢問(wèn)如何統(tǒng)計(jì)贈(zèng)書(shū)信息，如怎樣將捐贈(zèng)人或捐贈(zèng)單位、贈(zèng)書(shū)種數(shù)、冊(cè)數(shù)及金額等登記入賬，如何對(duì)贈(zèng)書(shū)驗(yàn)收等。

筆者利用中國(guó)知網(wǎng)，在高級(jí)檢索中構(gòu)建檢索式，主題詞=贈(zèng)書(shū)，并且主題詞=libsys或含匯文，未檢索到任何文獻(xiàn)。這說(shuō)明利用Libsys進(jìn)行贈(zèng)書(shū)管理研究還是空白。本文對(duì)我?；贚ibsys的贈(zèng)書(shū)管理進(jìn)行了總結(jié)歸納，與大家分享，希望對(duì)實(shí)踐工作有所推動(dòng)，亦對(duì)Libsys的升級(jí)改進(jìn)有所裨益。

2 利用Libsys進(jìn)行贈(zèng)書(shū)管理的探索

2.1利用Libsys進(jìn)行贈(zèng)書(shū)登記的途徑——記載贈(zèng)書(shū)詳細(xì)信息是首要任務(wù)

圖書(shū)館接到贈(zèng)書(shū)后，要對(duì)贈(zèng)書(shū)進(jìn)行登記，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。Libsys中共有兩個(gè)入口可以進(jìn)行贈(zèng)書(shū)登記。

2.1.1 贈(zèng)送交換功能區(qū)

“贈(zèng)送交換”功能區(qū)是Libsys專門為圖書(shū)受贈(zèng)和贈(zèng)送而設(shè)計(jì)的功能模塊，分受贈(zèng)與換入、贈(zèng)送與換出和贈(zèng)送交換單位文檔三個(gè)部分。點(diǎn)擊Libsys采訪模塊菜單欄”贈(zèng)送交換”，進(jìn)入“受贈(zèng)與換入”，該窗口分上中下三部分。最上面是業(yè)務(wù)窗口（工具欄），包括業(yè)務(wù)類型（受贈(zèng)、交換入）、處理批次號(hào)、贈(zèng)交單位和相關(guān)工具按鈕，如查找、新增、刪除、驗(yàn)收和打印。中間部分是受贈(zèng)圖書(shū)信息列表，包括題名、責(zé)任者、ISBN、出版年等圖書(shū)詳細(xì)信息和處理方式，如入藏、轉(zhuǎn)贈(zèng)、不藏和退回等。最下面是輸入?yún)^(qū)，可以輸入圖書(shū)詳細(xì)信息、卷期、冊(cè)數(shù)和處理方式等。如收到本校老師捐贈(zèng)的《多元媒介下的兒童與兒童電視》，應(yīng)首先在工具欄中點(diǎn)選業(yè)務(wù)類型“受贈(zèng)”，建立處理批次號(hào)0621，贈(zèng)交單位選“本?！保☉?yīng)先在“贈(zèng)送交換”菜單欄中點(diǎn)擊最下方“贈(zèng)書(shū)交換單位文檔”，“建立贈(zèng)交單位代碼和名稱”），然后在輸入?yún)^(qū)錄入題名、責(zé)任者等詳細(xì)圖書(shū)信息，國(guó)別、語(yǔ)種可以選填，處理方式選入藏，冊(cè)數(shù)根據(jù)實(shí)際受贈(zèng)冊(cè)數(shù)錄入，點(diǎn)擊確定，即完成對(duì)該書(shū)的登記，中間部分就可以顯示受贈(zèng)圖書(shū)信息列表（如圖1）。

2.1.2 評(píng)價(jià)

受贈(zèng)予換入功能區(qū)可以集中顯示受贈(zèng)或換入圖書(shū)的詳細(xì)信息，可以以贈(zèng)交單位為檢索途徑，集中揭示該單位的所有贈(zèng)書(shū)，并可以輸出打印，便于向受贈(zèng)單位回執(zhí)所受贈(zèng)書(shū)詳單、種數(shù)和冊(cè)數(shù)。但無(wú)法使用本館館藏?cái)?shù)據(jù)、征訂數(shù)據(jù)和外部下載數(shù)據(jù)生成贈(zèng)書(shū)MARC。無(wú)法查詢單本受贈(zèng)書(shū)，只能瀏覽。這也意味著贈(zèng)書(shū)接受后，采訪人員無(wú)法查找到該書(shū)信息，無(wú)法作為圖書(shū)征訂的數(shù)據(jù)源。該模塊雖然便于統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)贈(zèng)書(shū)，以機(jī)構(gòu)為檢索途徑，但不能利用已有數(shù)據(jù)，只能手工錄入，不是最優(yōu)選擇。

（1）訂單組織功能區(qū)。

訂單組織是利用書(shū)商的征訂數(shù)據(jù)訂購(gòu)后生成的訂購(gòu)清單。也可以手工錄入書(shū)目信息，或利用已有的書(shū)目信息，新增訂戶后形成訂單組織。無(wú)論數(shù)據(jù)來(lái)源是哪里，訂單組織的實(shí)質(zhì)是包含書(shū)商、訂購(gòu)目錄、書(shū)目信息、訂戶信息（訂戶、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、獲得方式和訂購(gòu)套數(shù)）等要素的訂購(gòu)清單。

利用訂單組織進(jìn)行贈(zèng)書(shū)登記必須要理解的關(guān)鍵詞是書(shū)商。任何訂單組織必須建立在某個(gè)書(shū)商下的相應(yīng)訂購(gòu)目錄，否則無(wú)法保存數(shù)據(jù)生成訂單組織，登記贈(zèng)書(shū)也必須有書(shū)商依托。由于贈(zèng)書(shū)是個(gè)人或團(tuán)體免費(fèi)贈(zèng)予，并沒(méi)有書(shū)商，所以要虛擬書(shū)商專門登記贈(zèng)書(shū)用。可以在采訪模塊中的“系統(tǒng)——書(shū)商代碼”下新增贈(zèng)書(shū)的書(shū)商代碼和書(shū)商名稱。如名稱為“贈(zèng)送”的書(shū)商。在訂單組織處，選擇該書(shū)商，新增訂購(gòu)目錄，即可登記贈(zèng)書(shū)。書(shū)目信息可以利用已有館藏?cái)?shù)據(jù)、手工錄入數(shù)據(jù)，也可以使用征訂數(shù)據(jù)，或者利用CALIS和國(guó)圖數(shù)據(jù)。有了書(shū)商、訂購(gòu)目錄和書(shū)目MARC數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“新增訂戶”，彈出“訂戶信息窗口”，選擇訂戶，經(jīng)費(fèi)來(lái)源和訂購(gòu)套數(shù)，訂購(gòu)備注記載捐贈(zèng)者及聯(lián)系方式。征訂信息小窗獲得方式選“國(guó)內(nèi)贈(zèng)送”。這樣，一種贈(zèng)書(shū)的詳細(xì)書(shū)目信息，冊(cè)數(shù)、捐贈(zèng)者信息、獲得方式等要素登記完成。做訂單組織時(shí)，必須選擇經(jīng)費(fèi)來(lái)源，匯文默認(rèn)的經(jīng)費(fèi)是總館經(jīng)費(fèi)和受贈(zèng)經(jīng)費(fèi)，雖然贈(zèng)書(shū)可以選受贈(zèng)經(jīng)費(fèi)作為經(jīng)費(fèi)來(lái)源，但驗(yàn)收時(shí)該經(jīng)費(fèi)無(wú)法自動(dòng)跳轉(zhuǎn)為經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目。如果新增一項(xiàng)虛擬經(jīng)費(fèi)——捐贈(zèng)經(jīng)費(fèi)，則較好地解決了這個(gè)問(wèn)題。利用訂單組織記載贈(zèng)書(shū)詳細(xì)信息時(shí)，要在訂購(gòu)記錄條中點(diǎn)擊征訂信息，備注捐贈(zèng)人信息（如圖2），如此可以準(zhǔn)確記載和反映捐贈(zèng)人及其通聯(lián)方式，方便溝通后續(xù)事宜。還可以把備注信息連同贈(zèng)書(shū)詳情輸出打印，便于存檔。

（2）評(píng)價(jià)。

使用訂單組織登記后，采訪館員可以利用ISBN、書(shū)名和責(zé)任者等途徑檢索到該書(shū)，若有讀者推薦訂購(gòu)或征訂目錄中有該書(shū)，可以作為是否繼續(xù)訂購(gòu)的依據(jù)。如濟(jì)南出版社出版的《濟(jì)南文學(xué)大系》，于2015年5月19日舉行新書(shū)發(fā)布暨贈(zèng)書(shū)儀式，我校應(yīng)邀參加該贈(zèng)書(shū)儀式，并受贈(zèng)《濟(jì)南文學(xué)大系》4套。該書(shū)共10卷，編選了包括歷代濟(jì)南作家的優(yōu)秀作品、歷代濟(jì)南籍作家的優(yōu)秀作品、歷代描寫(xiě)和反映濟(jì)南生活的優(yōu)秀作品，具有很高的文獻(xiàn)性和工具性。筆者代表學(xué)校領(lǐng)到該書(shū)后，第一時(shí)間在匯文系統(tǒng)中對(duì)我館訂購(gòu)數(shù)據(jù)、征訂數(shù)據(jù)和館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行查重，都沒(méi)有發(fā)現(xiàn)該書(shū)，隨后在贈(zèng)送書(shū)商下的批次，建立了《濟(jì)南文學(xué)大系》的訂單組織。贈(zèng)書(shū)不僅可以豐富館藏，還可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)新的書(shū)目信息。如果受贈(zèng)冊(cè)數(shù)不夠用，可以據(jù)此再增加復(fù)本。我館接收《濟(jì)南文學(xué)大系》半年后，書(shū)商才開(kāi)始陸續(xù)推出該叢書(shū)的征訂數(shù)據(jù)。采訪館員查重后，發(fā)現(xiàn)我館已經(jīng)有該書(shū)的受贈(zèng)書(shū)，且復(fù)本量能滿足讀者需要，沒(méi)有再訂購(gòu)該書(shū)。

2.2 贈(zèng)書(shū)驗(yàn)收——如何選擇書(shū)商和經(jīng)費(fèi)

Libsys中贈(zèng)書(shū)登記后的下一個(gè)程序是驗(yàn)收。如果不驗(yàn)收直接采用回溯形式編目，則無(wú)法產(chǎn)生新書(shū)通報(bào)，不能在OPAC（書(shū)目檢索系統(tǒng)）中揭示報(bào)道一段時(shí)間內(nèi)的到館新書(shū)。

2.2.1 贈(zèng)送交換功能區(qū)登記贈(zèng)書(shū)的驗(yàn)收方法

使用“受贈(zèng)與換入”窗口登記的贈(zèng)書(shū)驗(yàn)收，應(yīng)首先在業(yè)務(wù)類型和處理批次號(hào)下調(diào)出該批次下的所有圖書(shū)，選中記錄后點(diǎn)“驗(yàn)收”，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到“受贈(zèng)驗(yàn)收”窗口，但并不能進(jìn)行“個(gè)別登賬”產(chǎn)生驗(yàn)收記錄，亦不能使用贈(zèng)送書(shū)商，建立新的驗(yàn)收批次號(hào)。該跳轉(zhuǎn)僅僅是從“受贈(zèng)與換入”到“受贈(zèng)驗(yàn)收”的切換，無(wú)任何實(shí)際意義。

2.2.2 訂單組織驗(yàn)收

使用訂單組織登記的贈(zèng)書(shū)驗(yàn)收方法，不能使用訂購(gòu)驗(yàn)收，需在“驗(yàn)收——非訂購(gòu)驗(yàn)收——贈(zèng)送驗(yàn)收”下進(jìn)行。選擇書(shū)商“贈(zèng)送”，新增批次，在彈出的“驗(yàn)收批次號(hào)”小窗中建立批次號(hào)，總賬類目選“贈(zèng)書(shū)”（總賬類目與文獻(xiàn)類型不對(duì)應(yīng)，只為統(tǒng)計(jì)不同的財(cái)產(chǎn)帳目），獲得方式選“國(guó)內(nèi)贈(zèng)送”，經(jīng)費(fèi)選擇“捐贈(zèng)經(jīng)費(fèi)”，這樣即可驗(yàn)收贈(zèng)書(shū)，并自動(dòng)獲取贈(zèng)書(shū)專用財(cái)產(chǎn)號(hào)（我館贈(zèng)書(shū)財(cái)產(chǎn)號(hào)在普通財(cái)產(chǎn)號(hào)前加Z，以區(qū)別于普通訂購(gòu)圖書(shū)）。

有些館對(duì)贈(zèng)書(shū)的登記不在匯文中做訂單組織，而是采用Excel或Acess登記，或手工登記入冊(cè)。還有的直接在贈(zèng)送驗(yàn)收下驗(yàn)收?qǐng)D書(shū)，或者在編目模塊以回溯形式直接對(duì)贈(zèng)書(shū)編目。以上形式可以壓縮工作流程，節(jié)省工作時(shí)間，但不方便查詢贈(zèng)書(shū)來(lái)源和捐贈(zèng)者信息，采訪人員無(wú)法參考贈(zèng)書(shū)信息決定該種贈(zèng)書(shū)的后續(xù)購(gòu)買決策，無(wú)法產(chǎn)生新書(shū)通報(bào)。

2.3 贈(zèng)書(shū)編目——以RDA視角記載捐贈(zèng)者信息并提供檢索點(diǎn)

Libsys中驗(yàn)收后的下一程序是編目。贈(zèng)書(shū)編目方法同普通訂購(gòu)圖書(shū)，分別在采訪和編目模塊經(jīng)過(guò)訂單組織——驗(yàn)收——送編交接——交接批次，選定批次后即可編目，但需要區(qū)分的是如何在編目MARC中記載捐贈(zèng)者信息。前文已經(jīng)講述了如何在采訪模塊中記載捐贈(zèng)者詳細(xì)信息，但編目模塊無(wú)法查看。編目MRAC記載捐贈(zèng)者信息，用戶可以從OPAC中除通過(guò)書(shū)名、責(zé)任者查詢所捐圖書(shū)信息外，還可以捐贈(zèng)者作為規(guī)范檢索點(diǎn)，增加檢索途徑。這對(duì)揭示、宣傳、檢索館藏贈(zèng)書(shū)，展示圖書(shū)館的工作和維護(hù)良好的公共關(guān)系大有裨益。最新國(guó)際編目規(guī)則《資源描述與檢索（RDA）》介紹了作品單件與責(zé)任者之間的關(guān)系：當(dāng)前擁有者、先前擁有者、出售者、儲(chǔ)存者和捐贈(zèng)者?！禦DA解讀》一書(shū)認(rèn)為“單件與責(zé)任者之間的擁有者、管理者、捐贈(zèng)者等關(guān)系對(duì)于古籍編目相對(duì)重要，可在編目該類文獻(xiàn)時(shí)適當(dāng)添加7XX字段”表達(dá)關(guān)系。因此，中文贈(zèng)書(shū)編目可以增加702，712字段，分別記載單個(gè)或團(tuán)體捐贈(zèng)者，關(guān)系說(shuō)明語(yǔ)為捐贈(zèng)。如：

200 1_ |a世紀(jì)末夜晚的手寫(xiě)|f施戰(zhàn)軍著

701_0 |a施戰(zhàn)軍|4著

702_0 |a朱德發(fā)|4捐贈(zèng)

采訪模塊中的征訂信息備注記載了（下轉(zhuǎn)第181頁(yè)）（上接第165頁(yè)）捐贈(zèng)人詳細(xì)信息，但編目模塊中無(wú)法查看。若要在編目Marc中記載捐贈(zèng)人信息，可以在贈(zèng)書(shū)登記時(shí)根據(jù)捐贈(zèng)者實(shí)際情況選擇新增702或712字段，驗(yàn)收和編目需要覆蓋原有數(shù)據(jù)時(shí)保留該字段，就可以在館藏?cái)?shù)據(jù)中一直保留捐贈(zèng)者字段，并可以以捐贈(zèng)者為檢索途徑檢索圖書(shū)。

3 結(jié)束語(yǔ)

以上重點(diǎn)介紹了在Libsys中對(duì)贈(zèng)書(shū)進(jìn)行登記、驗(yàn)收和編目的方法，對(duì)不符合館藏政策的贈(zèng)書(shū)，筆者認(rèn)為可以用EXCEL登記存檔，這樣既能建立每種贈(zèng)書(shū)的電子檔案，方便有據(jù)可查，還避免了在Libsys中產(chǎn)生冗余數(shù)據(jù)。對(duì)符合館藏政策的贈(zèng)書(shū)，最優(yōu)化的管理方法是遵從訂單組織—贈(zèng)送驗(yàn)收—編目，做訂單組織時(shí)Marc中增加7X2字段，驗(yàn)收和編目時(shí)保留該字段，這樣既可以記載捐贈(zèng)者，又增加了檢索途徑。參照RDA資源與責(zé)任者之間關(guān)系的表達(dá)，希望RDA中文化過(guò)程中，對(duì)贈(zèng)書(shū)單件和責(zé)任者之間的關(guān)系和說(shuō)明語(yǔ)、適用字段給予明確指導(dǎo)。

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