孫 銳

（秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066001）

試論醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題及對策

孫 銳

（秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066001）

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化，醫(yī)院的科學化管理水平不斷提高，同時對醫(yī)院人事檔案管理水平提出更高的要求，人事檔案實現(xiàn)信息化管理已成為大勢所趨。為此，本文在明確人事檔案信息化管理重要性的基礎上，提出醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題，并提出切實可行的解決策略，以期加快醫(yī)院改革的步伐，促進醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展。

人事檔案；信息化管理；問題；對策

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化，醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高，傳統(tǒng)的博物館式的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代檔案管理需要?，F(xiàn)階段，要積極運用信息技術實現(xiàn)人事檔案信息化管理建設，以提高人事檔案資料的利用率，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。但是，由于部分醫(yī)院領導對于檔案管理的重視程度不夠，導致醫(yī)院人事檔案信息化管理建設資金投入不足，信息化管理水平不高。為此，充分認識醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設十分必要。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學歷、工作經歷、職稱等相關信息，是人事部門決定是否聘用、職稱評審、人員調動的重要依據。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，注重檔案的收藏保管，檔案的管理、查詢極為不方便。加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設，有利于醫(yī)院領導迅速查閱員工相關信息，為醫(yī)院制定人才規(guī)劃、實施績效管理、組織員工培訓等提供科學依據，最大限度的實現(xiàn)人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數量多，信息量大。通過引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數據庫，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數據庫對信息進行交叉查詢、統(tǒng)計和分析，節(jié)省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統(tǒng)的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大、查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題

醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高，但由于醫(yī)院領導對檔案管理的不重視，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設步履維艱，暴露出一些問題亟待解決。

（一）人事檔案信息化管理意識有待提高

美國著名檔案學者謝倫伯格曾經說過：“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度?！笨梢?，檔案管理的重要性。但是，檔案管理部門非醫(yī)院一線科室，醫(yī)院領導往往將更多的精力和資金放在醫(yī)護人員培養(yǎng)及醫(yī)療設備更新上，而忽視人事檔案工作，導致部分醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，檔案資料更新不及時，檔案利用率極低。另外，部分醫(yī)院尚未配置專門的檔案資料管理室，檔案室的溫度、濕度、防蛀、防霉、防水、防盜功能不達標，導致部分原始檔案資料破損或丟失，給醫(yī)院人事檔案的信息化管理帶來一定難度。為此，現(xiàn)階段，加強對人事檔案信息化管理的重視十分必要。

（二）人事檔案信息化管理水平不高

人事檔案的信息化管理不是單純的將紙質檔案資料進行電子化，而是要根據醫(yī)院人事檔案的特點，引入專門的檔案管理軟件，對檔案信息進行分類別處理，以便于檔案資料的篩選、查詢與對比。現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理部門計算機設備比較陳舊，而且尚未引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導致部分醫(yī)院人事信息找不到相應的子數據庫，而只能將人事檔案資料部分電子化。而且，人事檔案涉及個人隱私，對于保密性要求較高，但絕大多數檔案管理軟件尚未采用“三網隔離”等技術，檔案信息被網絡病毒感染、失竊的可能性還非常大。所以，提高人事檔案信息化管理水平迫在眉睫。

（三）人事檔案管理人員素質有待提高

由于檔案管理部門非一線科室，加上醫(yī)院領導的不重視，致使檔案管理部門在人才引進時條件比較寬松，甚至部分檔案管理工作人員非專業(yè)出身或由其他科室人員兼職檔案管理，由于對檔案管理、保養(yǎng)等知識不了解，致使其在檔案資料更新、歸檔等方面經常出現(xiàn)問題，嚴重影響了檔案管理效率及信息化進程。

三、加快實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效措施

針對醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決對策。

（一）進一步加強對人事檔案信息化管理的重視

人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加強對人事檔案信息化管理水平的重視，加大人事檔案管理的資金投入，引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，以加快人事檔案信息化管理建設的進程；其次，醫(yī)院檔案管理的硬件設備更新要及時，并且配備專門的、現(xiàn)代化的檔案室，以方便紙質檔案資料的保管與保存；最后，要成立檔案管理巡視組，定期檢查檔案管理及信息化進程，做到問題早發(fā)現(xiàn)早處理。

（二）不斷提高人事檔案信息化管理水平

為進一步提高人事檔案信息化管理水平，一方面需根據醫(yī)院人事檔案管理特點，專門定制人事檔案管理軟件，配備專業(yè)的電子存儲設備，方便人事檔案信息資料的全面錄入及存儲；另一方面，需加強網絡信息安全建設。人事檔案涉及個人隱私，要保證這些數據在網絡上的安全性，需要設置訪問身份驗證，采用“三網隔離”技術，減少檔案信息失竊的風險。

（三）加強培訓，提高人事檔案管理人員的業(yè)務水平

許多檔案管理人員由于知識、能力、精力等方面欠缺，對于檔案信息化管理工作方式還不適應，還存有較大的排斥心理，現(xiàn)階段，首先要采用定期培訓的方式，及時更新檔案管理人員知識，提高其業(yè)務能力；其次，采用引進高素質檔案管理業(yè)務骨干的方式，推動檔案管理信息化進程.

[1]張堯奇.略論人事檔案管理信用化改革[J].東方企業(yè)文化，2013