隨著科技發(fā)展的日新月異，人與人之間、企業(yè)和企業(yè)之間交流和合作日益增多。同樣，保密與竊密工作的斗爭(zhēng)也日趨復(fù)雜，如何做好涉密檔案的管理，是擺在眾多檔案工作人員面前的一個(gè)重要課題。本文講述各類(lèi)涉密文件材料從形成、收集、歸檔到提供利用全過(guò)程的管理和控制。本文按取得一級(jí)保密資質(zhì)的企業(yè)管理涉密檔案來(lái)闡述。國(guó)家秘密是指關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。

一、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

（一）涉密文件材料收集工作。1.首先編制本單位各門(mén)類(lèi)檔案的歸檔范圍與保管期限表，明確收集范圍。同時(shí)也應(yīng)明確歸檔范圍表列舉是有限的，而值得保存的涉密文件材料有可能不在歸檔范圍表中，為了杜絕應(yīng)歸而未歸事件發(fā)生，企業(yè)在編制歸檔涉密材料范圍表時(shí)注明歸檔文件材料不局限于歸檔范圍表中所列舉的。2.各門(mén)類(lèi)涉密文件的收集由相應(yīng)管理部門(mén)收集，比如涉密文書(shū)檔案由辦公室收集，涉密科研檔案由承擔(dān)研制的科研部門(mén)負(fù)責(zé)。涉密文件收集過(guò)程中臨時(shí)存放于各部門(mén)文件材料庫(kù)，按本單位制度規(guī)定的時(shí)間移交給綜合檔案室。3.涉密文件材料的移交。移交前歸檔部門(mén)填好交接清單，清單中必須包含文件材料密級(jí)、保密期限、頁(yè)數(shù)（電子文件注明大?。?。這里注意的是，交接清單本身也可能涉及國(guó)家秘密。為了便于管理，綜合檔案室可以要求歸檔部門(mén)對(duì)交接清單作脫密處理，否則要在清單上標(biāo)注好相應(yīng)密級(jí)。交接雙方面對(duì)面按交接表核對(duì)名稱(chēng)、份數(shù)、密級(jí)、保密期限等是否賬物一致。核查無(wú)誤后交接雙方簽上名字、時(shí)間。4.交接清單放入本單位全宗卷檔案收集類(lèi)中留存保管。注意，如果交接清單帶有密級(jí)，放入全宗卷同時(shí)按企業(yè)相關(guān)保密管理要求做好涉密臺(tái)賬工作。

（二）涉密檔案整理工作。涉密檔案整理工作包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。系統(tǒng)整理包括對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和排列，既反映歷史原貌又保持其有機(jī)聯(lián)系；科學(xué)編目包括編制檔號(hào)和案卷目錄，將經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的涉密檔案進(jìn)行固化，編制檢索工具并著錄，解釋各類(lèi)涉密檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。1.涉密文書(shū)檔案以“件”為整理單位，即一份文件為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。具體按照DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。涉密文書(shū)檔案裝盒是采用混合裝還是單獨(dú)分開(kāi)裝都是可行的。因?yàn)樯婷軝n案的保管和不涉密檔案的保管要求不同，筆者的觀點(diǎn)是，如果涉密文書(shū)檔案在整個(gè)文書(shū)檔案占比大則混合裝即可，反之單獨(dú)分開(kāi)裝更便于保管利用。2.涉密科技檔案按組卷整理即將有聯(lián)系的若干文件組合為一個(gè)案卷作為保管單位。組卷要遵循文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。案卷內(nèi)的文件必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、齊全，載體和書(shū)寫(xiě)應(yīng)符合耐久性要求。文字幅面尺寸以A4 為宜。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，并統(tǒng)一折疊成A4 圖幅，圖標(biāo)露在外面。成套性文件的包裝如符合檔案報(bào)告要求可不拆散組卷。案卷及卷內(nèi)文件不重份。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。同一項(xiàng)目可根據(jù)文件的多少組成一卷或數(shù)卷。具體按照GB/T 11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》執(zhí)行。至于裝盒是混裝還是單獨(dú)分開(kāi)裝，同上面涉密文書(shū)檔案的觀點(diǎn)。

（三）涉密檔案的保管。涉密檔案保管堅(jiān)持集中統(tǒng)一， 要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，維護(hù)涉密檔案的完整與安全。保管目標(biāo)是防止涉密檔案損壞、維護(hù)涉密檔案安全和延長(zhǎng)涉密檔案壽命。1.機(jī)密、秘密級(jí)涉密檔案應(yīng)放在密碼文件柜中，絕密級(jí)涉密檔案應(yīng)放在密碼保險(xiǎn)柜中。2.涉密電子檔案的保存。歸檔涉密光盤(pán)選用CD-R一次性光盤(pán)，并在光盤(pán)上作出國(guó)家秘密標(biāo)志，注明數(shù)據(jù)內(nèi)容。放在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的備份涉密數(shù)據(jù)建議做單機(jī)管理不連入網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)安裝殺毒軟件定時(shí)殺毒，同時(shí)禁止接入非涉密USB設(shè)備和超越密級(jí)USB設(shè)備，并做好涉密電子檔案臺(tái)賬。3.涉密檔案的庫(kù)房應(yīng)當(dāng)取嚴(yán)格的保密防護(hù)措施，其管理重點(diǎn)是“技防、物防、人防”。（1）技術(shù)防范。涉密檔案應(yīng)配置電視監(jiān)控系統(tǒng)和電子門(mén)禁系統(tǒng)；電子門(mén)禁系統(tǒng)使用卡身份鑒別系統(tǒng)，使用智能卡和個(gè)人密碼相結(jié)合的方式，限制外來(lái)人員進(jìn)入涉密庫(kù)房，同時(shí)檔案管理員的進(jìn)出須進(jìn)行登記。視頻監(jiān)控應(yīng)具有圖像復(fù)核功能、錄像資料保存時(shí)間不低于3個(gè)月。保密管理部門(mén)定時(shí)對(duì)錄像資料進(jìn)行抽查回看。（2）物防。物理防范是指“三鐵一器”，即鐵門(mén)、鐵柜、鐵窗、防盜報(bào)警器。涉密檔案庫(kù)房應(yīng)配置鐵門(mén)、鐵柜、鐵窗，安裝入侵報(bào)警裝置。（3）人防。設(shè)立安全防護(hù)報(bào)警中心監(jiān)控室，實(shí)行雙人雙崗24小時(shí)值班制度，值班人員及時(shí)有效處理緊急情況；安全防護(hù)報(bào)警中心監(jiān)控室的值班人員要選用責(zé)任心強(qiáng)的人員，上崗前須進(jìn)行技能培訓(xùn)，值班人員做到技術(shù)熟練，能及時(shí)有效處理緊急情況。值班時(shí)，明確職責(zé)，掌握突發(fā)事件的處置方法，做好日常的監(jiān)督檢查記錄和報(bào)警記錄；交接班時(shí)，做好值班記錄。

（四）涉密檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。單位成立檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定涉密文件保管期限和到期涉密檔案鑒定。到期涉密檔案經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的，嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀，需按本單位銷(xiāo)毀審理流程辦理審批，履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，集中存放，定期由保密工作機(jī)構(gòu)統(tǒng)一送指定的地點(diǎn)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密規(guī)定，需有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。電子檔案應(yīng)對(duì)其存儲(chǔ)信息的介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀流程參照紙質(zhì)涉密檔案銷(xiāo)毀流程。

（五）涉密檔案的利用。涉密檔案的利用按“先審后用”原則進(jìn)行，即按本單位保密相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批后到檔案室登記利用?，F(xiàn)場(chǎng)查閱者，不得拍攝、摘抄、復(fù)制。需要進(jìn)入檔案庫(kù)房查閱/借閱涉密檔案的通用采取“先審后進(jìn)”原則同時(shí)做好進(jìn)出庫(kù)房登記。借閱涉密檔案者，在借閱期限內(nèi)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容進(jìn)行利用。不得在對(duì)外通信、打電話、投寄稿件，以及私人交往中涉及檔案秘密。按期歸還涉密檔案。借閱、歸還涉密檔案時(shí)雙方對(duì)照審批表認(rèn)真清單涉密檔案密級(jí)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)，確認(rèn)無(wú)誤雙方簽字確認(rèn)。對(duì)于那些實(shí)行了集中統(tǒng)一輸出的單位，涉密檔案利用的方式就剩下現(xiàn)場(chǎng)查閱和借走兩種方式，至于借走自己看還是復(fù)印、掃描和綜合檔案室無(wú)關(guān)了，自己看不用辦理任何審批，但如果復(fù)印和掃描可能需要另外的審批。而沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一輸出的單位，檔案室有掃描儀和復(fù)印機(jī)，則需要在利用人辦理審批時(shí)注明利用方式以便到檔案室辦理。嚴(yán)禁隨身攜帶涉密文件去公共場(chǎng)所等已經(jīng)在單位保密規(guī)定中，故借走的涉密檔案按單位涉密文件管理直到歸還綜合檔案室。

二、綜述

國(guó)家安全和利益高于一切，做好涉密檔案的管理，確保國(guó)家秘密的安全。同時(shí)，制定涉密檔案管理相應(yīng)制度時(shí)，應(yīng)與國(guó)家相關(guān)規(guī)定、單位內(nèi)部保密規(guī)定相結(jié)合起來(lái)，這樣的制度才是切實(shí)有用的制度。