文檔是現(xiàn)代辦公室工作的最基礎(chǔ)的組成部分，文檔資料涉及各類(lèi)報(bào)表、文獻(xiàn)以及記錄等等，它們是在工作與管理過(guò)程中產(chǎn)生的，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有一定的作用和價(jià)值，這些文本資料的主要功能就是傳遞、保存以及記錄信息。如今，在相關(guān)制度不斷完善的背景下，企業(yè)在不斷發(fā)展，辦公室的管理與工作水平也在不斷提升，在這樣的變化過(guò)程中，辦公室文檔管理存在的一些問(wèn)題和弊端開(kāi)始顯現(xiàn)。

一、辦公室文檔管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前辦公室文檔管理存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是辦公室人員的公文保密意識(shí)不強(qiáng)。在大多數(shù)情況下，辦公室公文管理與保密問(wèn)題的出現(xiàn)主要是由于辦公室文檔管理人員缺少文檔管理的保密意識(shí)，導(dǎo)致對(duì)辦公室文檔管理和保密工作的重要性缺乏正確的認(rèn)知，從而也就認(rèn)識(shí)不到辦公文檔丟失或者泄密給辦公室?guī)?lái)的損失和危害，所以，缺乏公文保密意識(shí)是非常不利于公文保密工作有效開(kāi)展的。除此之外，辦公室也存在許多的人情問(wèn)題，在人情的影響下，許多辦公資料的查閱、記錄等工作未按照正常的工作流程開(kāi)展，加上在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求下，文檔管理人員不登記就向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，這就導(dǎo)致了公文的安全性威脅進(jìn)一步增加。二是公文管理的制度不健全。公文管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之間是相互關(guān)聯(lián)的，公文管理工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性和整體性的工作，為了確保公文管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，就需要建立有效的規(guī)章制度規(guī)范以指導(dǎo)公文管理工作的正常開(kāi)展，從而保障公文的安全與完整。目前很多辦公室存在制度缺位的問(wèn)題，而現(xiàn)代化的公文管理工作對(duì)于管理與保密制度的依賴(lài)性比較強(qiáng)，同時(shí)加上對(duì)現(xiàn)有制度的貫徹落實(shí)不到位，許多辦公室依舊沿用陳舊刻板的傳統(tǒng)文件管理制度，無(wú)法滿(mǎn)足辦公自動(dòng)化建設(shè)的需要，這就導(dǎo)致了公文管理與保存的有效性下降，公文安全漏洞百出，實(shí)際的辦公效率低下，影響正常的辦公室工作開(kāi)展，不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、公文管理與保密工作的優(yōu)化策略

（一）提升辦公室人員的公文保密意識(shí)。強(qiáng)化辦公室人員的公文保密意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到公文保密的重要性，需要相關(guān)制度的保障，同時(shí)還需要公文管理相關(guān)人員的共同努力。首先，作為文檔管理人員，要從自身著手，提升自身的公文保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行公文管理各個(gè)環(huán)節(jié)的制度，有效保證公文的安全。其次，辦公室人員都應(yīng)當(dāng)在思想上高度重視，樹(shù)立公文保密意識(shí)，無(wú)論在任何時(shí)候接觸公文都要具備高度的警惕心理，嚴(yán)格約束自己的行為，對(duì)于自己不需要知道的內(nèi)容不傳播不了解，時(shí)刻保障公文借閱過(guò)程的安全，使泄密的可能性降到最低。此外，對(duì)于跨越制度約束，不按規(guī)定程序借閱公文的人員，要嚴(yán)肅處理，使辦公室全體人員對(duì)于公文保密具備強(qiáng)烈的警惕意識(shí)，從而提升自身的公文保密意識(shí)。

（二）健全和完善公文管理制度。首先要加強(qiáng)公文的歸檔保存制度建設(shè)。完善的公文歸檔保存制度便于文檔管理人員對(duì)公文進(jìn)行登記、整理和保存等相關(guān)工作的開(kāi)展。辦公室要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)公文進(jìn)行類(lèi)型的劃分，對(duì)于相同類(lèi)型的文檔集中統(tǒng)一管理保存，在這個(gè)過(guò)程中可以參照以往的公文保存機(jī)制。此外，對(duì)于那些重要的文檔，文檔管理人員要對(duì)其原件與復(fù)印件進(jìn)行單獨(dú)的保存。將重要的文檔資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換，通過(guò)電子文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)建，再結(jié)合傳統(tǒng)的文檔管理機(jī)制，使文檔歸檔保存制度得以健全和完善。與此同時(shí)，要加強(qiáng)公文查閱制度建設(shè)。制定相應(yīng)的公文查閱制度，對(duì)文件的調(diào)取與查閱工作進(jìn)行規(guī)范，使相關(guān)人員的公文調(diào)取與查閱資格得到約束和限制，在一定程度上保證公文的安全。

（三）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的電子文檔保密管理。如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)在逐步實(shí)現(xiàn)，在這樣快速的變化過(guò)程中，辦公室的公文管理與保密也面臨著全新的挑戰(zhàn)。辦公室要不斷提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，抵御各種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的侵害，同時(shí)要嚴(yán)格限制公文的使用權(quán)限與管理流程，使不具備訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的人員難以進(jìn)入系統(tǒng)，從而保證系統(tǒng)的安全。此外，還可以建立集中性的公文存儲(chǔ)平臺(tái)，專(zhuān)門(mén)管理涉密文件與涉密信息，提升文檔管理人員的技術(shù)水平，保證電子文檔的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

如今，辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作越來(lái)越重要，要想有效做好這項(xiàng)工作，就必須不斷提升辦公室人員的公文保密意識(shí)，健全和完善公文管理制度，有效加強(qiáng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的電子文檔保密管理，從而促進(jìn)公文管理與保密工作有效開(kāi)展。