在新一輪政府機構(gòu)改革過程中，山東省青州市檔案行政管理機構(gòu)正確處理機構(gòu)改革與檔案、保密工作的關(guān)系，靠前介入，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，同步統(tǒng)一進行。臨“改”不亂，強化措施。不等、不靠，做到檔案、保密工作不空檔，有處置，有歸屬，不脫節(jié)，為機構(gòu)改革工作順利完成提供強有力的保證。

一、把檔案處置納入機構(gòu)改革總體安排

青州市檔案局組織干部認真學習山東省委辦、省政府辦轉(zhuǎn)發(fā)的《省檔案局關(guān)于做好市縣機構(gòu)改革中檔案工作的意見》精神，明確全市機構(gòu)改革檔案工作的任務(wù)要求和處置標準；出臺《青州市檔案館提前接收檔案工作意見》，進一步規(guī)范全市檔案移交和接收工作；擬發(fā)《青州市委辦公室關(guān)于做好機構(gòu)改革過程中檔案處置的意見》，從機構(gòu)人員、檔案管理處置、檔案歸屬流向、責任追究等方面，對全市機構(gòu)改革檔案工作進行統(tǒng)一部署安排。

在機構(gòu)改革方案出臺前，為使撤、并、改、轉(zhuǎn)單位的檔案不致于丟失，檔案管理行政部門與機構(gòu)改革辦公室聯(lián)系，及時成立了檔案接收處置領(lǐng)導小組，積極介入，摸清家底，由市委辦公室牽頭，所有內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責本部門檔案的催收、清理、匯總，文秘、機要、檔案、保密人員承擔具體工作。檔案保密工作不接續(xù)，不交接，所有具體實施檔案、保密人員不安排、不調(diào)動，確保所有檔案保密文件材料齊全完整，應收盡收，歸檔齊全。

二、主動作為，加強檔案法律法規(guī)的宣傳

這次政府機構(gòu)改革，涉及部門單位多，特別是合并單位多，撤銷事業(yè)局多，任務(wù)重，情況復雜。檔案行政管理部門主動作為，積極深入涉改部門，加強接收檔案法律法規(guī)的宣傳教育。

針對有些干部職工檔案意識不強，認為機構(gòu)改革那么多重要事情，一點文件、材料丟了就丟了，不算大事。面對這樣的錯誤觀念，加強了《中華人民共和國檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等檔案法律法規(guī)的宣傳。檔案宣傳工作中，同時覆蓋非檔案崗位工作人員。加強對非檔案崗位工作人員的宣傳教育，要求在規(guī)定期限內(nèi)將檔案資料交到檔案部門。涉改單位中，很多同志長期在一個崗位工作多年，雖然在非檔案崗位上，但是這些工作人員長期積累，手中保存著許多應該歸檔的重要文件、聲像、資料、證書、實物、照片等，這些檔案很可能隨著人員崗位變動而不知所終，要求他們做到手上所有檔案應收盡收、應歸盡歸。

三、強化措施，制定標準，落實檢查

服務(wù)深化黨和國家機構(gòu)改革是檔案工作的重要政治任務(wù)。各級檔案、保密部門要強化“四個意識”，堅定“四個自信”，明確工作責任，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案、保密工作與黨和國家機構(gòu)改革步調(diào)一致、健康有序開展。

制定了檔案處置工作方案，指定專人，嚴格按照本單位文件材料歸檔范圍對歷年歸檔文件材料和檔案整理情況進行全面清點和檢查，做好留存在部門或個人手中應歸檔各種門類、各種載體的文件材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、清點、交接工作，確保本單位應歸檔文件材料齊全完整，已歸檔文件材料整理規(guī)范、目錄齊全。同時按照相關(guān)規(guī)定、對照標準，編制好移交清冊，連同本單位的組織機構(gòu)沿革、大事記等材料，及時、完整進行移交。為保證檔案的安全接收和變動單位的檔案管理，以市委、市政府兩辦名義連續(xù)下發(fā)文件，并召開了各部門檔案進館單位協(xié)調(diào)會，限期完成任務(wù)。

一是制定處置范圍。這次機構(gòu)改革所涉及的部門和單位（含群團組織、企事業(yè)單位），均須按照檔案的歸屬與流向做好檔案處置工作。

二是制定處置內(nèi)容。1.檔案。文書檔案包括機構(gòu)改革前保管的和機構(gòu)改革過程中形成的全部文書檔案。科技檔案包括科研檔案、項目檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。專業(yè)檔案包括會計檔案、審計檔案、人事檔案，以及業(yè)務(wù)職能活動中形成的業(yè)務(wù)檔案等。音像檔案包括照片、底片、數(shù)碼照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。實物檔案包括印章、獎牌、證書、錦旗、獎杯等榮譽品，字畫、手跡、原單位招牌等。數(shù)字檔案包括辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的反映單位職能活動的電子文件及元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本等。2.資料。包括各種業(yè)務(wù)職能活動中形成的資料，以及本單位組織機構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、公開出版發(fā)行物、圖書等。3.檢索工具。包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、全宗卷等。

為使各項工作不流于形式，落到實處，市委辦公室又對全市各單位機構(gòu)改革過程中檔案文件管理、檔案資料的接收工作進行了認真、全面的檢查、驗收，并及時發(fā)出通報。

四、調(diào)整、充實基層檔案、保密工作領(lǐng)導機構(gòu)

目前根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等規(guī)定，嚴格按照檔案、保密工作的要求，切實加強檔案的保密和管理，防止因機構(gòu)變動、人員調(diào)整，導致檔案無人監(jiān)管，發(fā)生檔案流失和失泄密事件。機構(gòu)改革過程中，為使檔案、保密工作有人管理，有人抓，結(jié)合各單位領(lǐng)導班子變動情況，及時溝通協(xié)調(diào)各單位調(diào)整檔案、保密領(lǐng)導機構(gòu)。以制度管人、管檔案保密工作，使檔案、保密工作在機構(gòu)改革中不斷線。

五、妥善處理好檔案歸屬爭議問題

機構(gòu)改革中，涉及機構(gòu)合并、拆分、撤銷等問題，難免會對一些檔案的歸屬產(chǎn)生爭議。我們按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《檔案法實施辦法》《山東省檔案工作條例》等法律法規(guī)要求，結(jié)合縣市區(qū)機構(gòu)改革各個單位具體實際問題，不搞一刀切，既不違背《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)，也要實事求是。針對個別問題及時進行了研究，能解決的馬上解決，不好解決的及時向上級檔案保密行政管理部門報告，共同協(xié)商和研究解決辦法，保證檔案有歸屬，檔案、保密工作安全有保障。

六、強化檔案、保密工作人員的教育培訓

面對各單位檔案、保密干部變化大、新手多的實際情況，采取了分層次組織培訓：1.新、老人員分開培訓。機構(gòu)改革人員重新組合、分配比較多，檔案保密新手比較多，采取以干代訓、以老帶新的方法培訓。2.機關(guān)、事業(yè)單位分開培訓，這次縣級機構(gòu)改革，機關(guān)重組合并比較多，而事業(yè)單位撤銷事業(yè)局多，保留中心多，針對這種情況，按照檔案管理處置方案，分別對具體管理人員進行指導。3.不同專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員分開培訓，因為各個單位檔案保密人員專業(yè)職務(wù)不同，所掌握的知識水平不一樣，根據(jù)各自的知識結(jié)構(gòu)培訓不同內(nèi)容，保證學有所用，及時在機構(gòu)改革中充分發(fā)揮應有的作用。使基層檔案、保密人員提高檔案、保密業(yè)務(wù)知識水平，盡快掌握日常文書處理，涉密保管，年終收集、整理、分類、立卷的技能，盡快勝任新崗位的工作要求。

政府機構(gòu)改革，是新時期我們黨自身的深化，涉及面廣，任務(wù)重大。各級檔案保密管理機構(gòu)要按照“收集齊全、整理規(guī)范、清點準確、交接完備、安全保密”的要求，科學制定工作方案，妥善做好涉改單位和有關(guān)部門的檔案、保密工作，做到檔案、保密工作和機構(gòu)改革同步推進，順利完成。