文/山東工藝美術(shù)學(xué)院 李佳

目前階段，我國正處于“百年未有之大變局”，需要大量的精英人才以支撐我國不斷向前發(fā)展。其中，高校作為培養(yǎng)精英人才最重要的基地，其如何向前發(fā)展受到當(dāng)前社會的矚目。而如何推動高校高速發(fā)展與國際一流院校接軌，其內(nèi)部管理工作的重要性不言而喻。自古以來，凡是有人類群體活動，就有管理活動。高校的檔案管理亦稱檔案工作，是高校工作人員直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。做好高校檔案管理工作，關(guān)乎高校能否高效運(yùn)行。

一、辦公室檔案管理工作高效運(yùn)行的內(nèi)涵

首先，高校辦公室檔案管理工作就其工作性質(zhì)和主要意義而言，是高校諸多工作中一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。高校辦公室檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，不直接作用于高校的教學(xué)質(zhì)量，它是專門負(fù)責(zé)管理高校各部門形成的歷史文件的一個(gè)部門機(jī)構(gòu)，對其高校運(yùn)作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。其次，事物之間具有相互聯(lián)系的特點(diǎn)，由此形成一個(gè)系統(tǒng)。而高校辦公室檔案管理工作也形成一套系統(tǒng)，其內(nèi)部個(gè)性具體工作不是孤立的、靜止的、相互隔絕的，而是由高校各項(xiàng)管理系統(tǒng)中不可缺少的重要組成部分。通過有效提供檔案管理工作，在必要時(shí)快速、及時(shí)地提出檔案，為高校運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。最后，高校檔案管理部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了使高校更好地適應(yīng)社會的現(xiàn)實(shí)需要，以幫助高校更好地培養(yǎng)精英人才，為高校整體運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，爭取早日與國際一流院校接軌。

二、當(dāng)前高校辦公室檔案管理工作面臨的不足與困難

（一）行政人員未能形成對檔案管理工作的正確認(rèn)識。首先，長久以來，我國高校尚未形成對檔案管理的正確認(rèn)識，大多不重視檔案管理的工作，認(rèn)為就是對檔案進(jìn)行簡單的擺放、陳列，導(dǎo)致其檔案管理工作存在管理混亂、陳年舊賬冗雜，甚至出現(xiàn)管理崗位缺失等現(xiàn)象，給高校日常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來諸多不便。如，在對高校進(jìn)行審核時(shí)，因?yàn)榇饲皺n案管理工作不到位，導(dǎo)致工作量加大，加班加點(diǎn)對所需材料、數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校極大的內(nèi)耗。其次，在審核結(jié)束后，辦公室檔案管理人員未對剛整理好的材料進(jìn)行妥善安放，導(dǎo)致以后再用的時(shí)候，仍舊需要重新進(jìn)行整理、制作，造成人力、物力的極大損失。

（二）辦公室檔案管理人員專業(yè)能力不足。第一，從學(xué)科建設(shè)來看，我國對檔案管理工作就未形成系統(tǒng)的認(rèn)識。國內(nèi)大學(xué)少有專門開設(shè)一門關(guān)于檔案管理工作的專業(yè)，所以，招聘的辦公室檔案管理人員大多不具備檔案管理方面的專業(yè)技能，無法對辦公室檔案管理工作進(jìn)行有效管理。第二，由于國內(nèi)沒有專門的檔案管理學(xué)科，其高校在招聘新崗位時(shí)，也沒有對檔案管理工作進(jìn)行專門設(shè)崗。在實(shí)際運(yùn)行中，檔案管理工作人員大多是行政人員、秘書兼任，失去該崗位的專業(yè)性，加劇檔案管理工作的混亂。第三，由于檔案管理工作職責(zé)范圍劃分不清，導(dǎo)致高校行政人員在找所需材料時(shí)，其行政人員扯皮、推諉，極大拖延了高校的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。而高校檔案需要存檔時(shí)，也無人負(fù)責(zé)，失去檔案上傳下達(dá)的時(shí)效性，影響學(xué)校正常運(yùn)作。

（三）辦公室管理整體人浮于事，行政效率低下。一個(gè)高校的內(nèi)部管理運(yùn)轉(zhuǎn)如何，決定了高校的整體精神面貌。但有的高校，出于吸引精英人才的目的，在招聘教師崗位時(shí)承諾解決家屬工作，導(dǎo)致高校諸多行政人員專業(yè)能力不足，并且對崗位未形成應(yīng)有的尊重，只注重個(gè)人利益，而忽視高校利益。行政機(jī)構(gòu)冗雜，但卻無法推動高校教學(xué)質(zhì)量向前發(fā)展，實(shí)為高校的“寄生蟲”。一個(gè)高校若有大量這樣的員工，其內(nèi)部損耗必定十分嚴(yán)重，導(dǎo)致辦公室管理整體人浮于事，行政效率低下，檔案管理工作也難逃其厄運(yùn)，整個(gè)高校喪失積極向上的朝氣，必將走下坡路。

三、辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

（一）提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)能力。為了推動辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專業(yè)能力，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解；第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、會計(jì)技術(shù)等，但部分檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專業(yè)能力，需要定期開展培訓(xùn)、講座、進(jìn)行技術(shù)交流等工作。例如：辦公室行政部門可以聘請信息技術(shù)專家等，開設(shè)如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關(guān)知識，并開展檔案管理實(shí)踐工作，使檔案管理對接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理人員改革工作的開展提供保障。但部分檔案管理人員對培訓(xùn)工作的重視程度不高，在實(shí)際培訓(xùn)中屬于“混日子”狀態(tài)，沒有發(fā)揮出培訓(xùn)工作的意義，還浪費(fèi)學(xué)校的精力對其進(jìn)行培訓(xùn)。因此，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓(xùn)之后進(jìn)行考核工作，將其納入年終評獎(jiǎng)評優(yōu)的范圍，促進(jìn)檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高其專業(yè)能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對檔案管理工作開展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問題，需要定期開展檔案管理人員技巧會議，加強(qiáng)人員之間的相互交流，提高工作人員對檔案的了解程度，有效提升工作效率，達(dá)到辦公室檔案管理改革的目的。

（二）制定一套完善的檔案管理工作流程，使檔案管理人員有章可循。為了推動辦公室檔案管理改革工作穩(wěn)定運(yùn)行，制定一套完善的檔案管理工作流程，使檔案管理人員有章可循。第一，在使用傳統(tǒng)方法對檔案管理的過程中，具有較多的流程，其過程太多繁雜，降低了檔案管理工作的效率，但在當(dāng)前高校辦公室檔案管理工作改革背景下，為了提高檔案管理工作效率，需要簡化工作流程，例如：管理人員可以事前開個(gè)小會，先整理檔案管理工作中存在的問題，對癥下藥，有針對性地解決日常工作中遇到的難題，并根據(jù)工作需求進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性。第二，由于辦公室檔案管理工作中需要使用網(wǎng)絡(luò)對接，為了進(jìn)一步提高對接效率，需要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，例如：檔案管理部門可以構(gòu)建工作系統(tǒng)，各部門可以在其中交流，提高檔案管理工作效率，達(dá)到檔案管理工作改革的目的。因此，檔案管理部門可以每周進(jìn)行例會，大家匯總進(jìn)步與不足，并邀請別的部門的參與，提出意見。

（三）重視辦公室檔案管理工作，形成融洽的辦公室氛圍。首先，高校應(yīng)在招聘時(shí)，專門設(shè)置檔案管理的崗位。雖然沒有檔案管理工作對口的畢業(yè)生，但可以招聘專業(yè)相關(guān)的畢業(yè)生?；趯I(yè)的相關(guān)性，高校在對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，能使招聘的新員工更容易上手，以使檔案管理工作更順暢地運(yùn)行。其次，促進(jìn)良好的辦公室風(fēng)氣。高校辦公室應(yīng)定時(shí)團(tuán)建，增加行政人員之間的友好往來，加強(qiáng)高校內(nèi)部的凝聚力，使辦公室形成和諧融洽的氛圍，促使辦公室檔案管理人員也加強(qiáng)自身能力，以推動學(xué)校不斷向前發(fā)展。最后，要注重加強(qiáng)檔案的保管。如果是紙質(zhì)版檔案的話，應(yīng)按時(shí)間、事件、保存時(shí)限等存放在干燥的庫房，避免存放在陰暗潮濕的地方。如果是電子檔案的話，應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案進(jìn)行加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵御，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，在其中安裝運(yùn)行監(jiān)控系統(tǒng)，了解系統(tǒng)的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的安全問題并改進(jìn)，達(dá)到提高系統(tǒng)安全性的目的，保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運(yùn)行。