文/火箭軍士官學(xué)校教務(wù)處 劉瑞麒

上級(jí)意圖，是上級(jí)希望達(dá)到某種目的基本設(shè)想和打算，其本質(zhì)上是一種思維形式，對(duì)其的正確領(lǐng)會(huì)，必須依托意圖表達(dá)、傳遞、接收、綜合、反饋修正幾個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程的正確實(shí)施。辦公室人員作為黨政機(jī)關(guān)的辦事人員，在各類工作中，不論是為上級(jí)起草講話，擬制公文還是完成上級(jí)交辦的各類事情。首先是要正確把握和領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖的問(wèn)題，如果對(duì)上級(jí)意圖理解不透，把握不準(zhǔn)，就很難按照上級(jí)的旨意完成任務(wù)，影響其他各項(xiàng)工作開展。辦公室人員要做到有效領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖，需從領(lǐng)會(huì)意圖本質(zhì)規(guī)律出發(fā)，重點(diǎn)從以下方面著手。

一、培塑領(lǐng)會(huì)意圖的基本素質(zhì)

在基本能力培塑上，辦公室人員要培養(yǎng)較強(qiáng)聽力水平，要結(jié)合上級(jí)的話語(yǔ)習(xí)慣，訓(xùn)練對(duì)上級(jí)話語(yǔ)中存在的口誤或者發(fā)音的辨識(shí)能力。并且，要在平時(shí)多下功夫，多分析語(yǔ)料素材，結(jié)合背景進(jìn)行推理，以提升自身辯證思維能力，提高語(yǔ)意領(lǐng)會(huì)基本能力。在知識(shí)水平培塑上。首先要學(xué)懂學(xué)透普遍性知識(shí)，就是包括以詞匯、語(yǔ)法、一般性用語(yǔ)原則與生活常識(shí)、行為規(guī)范、邏輯事理、道德準(zhǔn)則等物質(zhì)世界和人類社會(huì)一般性知識(shí)。其次要重點(diǎn)把握特殊性知識(shí)，一是包括人員、設(shè)施、制度方案、歷史脈絡(luò)等單位情況資料。二是法規(guī)制度、崗位任務(wù)與職責(zé)、崗位專業(yè)知識(shí)等崗位專業(yè)知識(shí)。三是上級(jí)的學(xué)歷、專業(yè)、任職經(jīng)歷、崗位職責(zé)、工作重心、行為特點(diǎn)等上級(jí)相關(guān)知識(shí)。四是任務(wù)目的、任務(wù)屬性、任務(wù)對(duì)象、任務(wù)途徑、同類任務(wù)解決方法等任務(wù)知識(shí)等。五是要重視情景知識(shí)，把握交流時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、目的、主題、形式、前后話語(yǔ)等?？傊氯无k公室人員，要結(jié)合重點(diǎn)，在工作和日常生活中不斷捕捉和總結(jié)相關(guān)背景知識(shí)，以提高自身的知識(shí)基礎(chǔ)水平。

二、敏銳捕捉上級(jí)表達(dá)信息

新任辦公室人員由于工作經(jīng)驗(yàn)匱乏，往往在與上級(jí)交流過(guò)程中，不知道該捕捉哪些信息，更不知道如何準(zhǔn)確捕捉。提高捕捉信息能力可以從以下兩個(gè)方面把握：

（一）捕捉語(yǔ)言信息方面。一是要從上級(jí)的言談中進(jìn)行捕捉，首要的就是提高對(duì)語(yǔ)言符號(hào)識(shí)別的正確率，需要在平時(shí)對(duì)上級(jí)語(yǔ)言習(xí)慣多加掌握，避開表達(dá)過(guò)程中的歧義詞匯以及口音、方言等對(duì)理解的影響。其次是要在傾聽上級(jí)話語(yǔ)時(shí)，不能僅僅停留在對(duì)字面的語(yǔ)言符號(hào)的抓取，還應(yīng)該注重捕捉上級(jí)話語(yǔ)中音調(diào)、音量、節(jié)奏的變化，這些地方往往能夠透露出上級(jí)對(duì)事情的態(tài)度。二是要從上級(jí)的辦文中進(jìn)行揣摩。上級(jí)的意圖的表達(dá)，除了話語(yǔ)，還有其親辦的文件。由于文件同語(yǔ)言相比，常常又許多相關(guān)引用，很難理解，這就需要辦公室人員仔細(xì)查證相關(guān)出處，只有知其然，才能知其所以然。三是要注重捕捉話語(yǔ)標(biāo)記。上級(jí)在表達(dá)“隱性意圖”時(shí)，往往還帶有其特殊的話語(yǔ)標(biāo)記，從話語(yǔ)形式上看，比如突轉(zhuǎn)話題、話語(yǔ)中斷、語(yǔ)句拖沓冗長(zhǎng)等，通常暗示上級(jí)有需要表達(dá)的隱性意圖。從話語(yǔ)語(yǔ)義上看，上級(jí)表達(dá)中出現(xiàn)語(yǔ)義不對(duì)稱時(shí)，往往其中暗含意圖；明事故說(shuō)時(shí)，往往是相反的意思；對(duì)某件事故有陳述方式的轉(zhuǎn)變，可能意味著態(tài)度的變化；避重就輕、無(wú)話找話、小題大做等等與正常語(yǔ)言表達(dá)有異的語(yǔ)義，往往是辦公室人員需要重點(diǎn)關(guān)注的地方。

（二）捕捉非語(yǔ)言信息方面。一是要注重抓取即時(shí)情景類知識(shí)。比如交流時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、目的、主題、形式、前后話語(yǔ)等信息。二是要善于抓取上級(jí)的行為信息。上級(jí)的行為中同樣也透露出豐富的信息，辦公室人員應(yīng)重點(diǎn)對(duì)上級(jí)舉手投足、面部表情、衣著以及其他特異性等特征的變化進(jìn)行敏銳把握，方能得到其中隱含的信息。

三、綜合分析上級(jí)隱性意圖

上級(jí)想要表達(dá)的隱性意圖往往蘊(yùn)含大量信息，需要辦公室人員綜合語(yǔ)境信息進(jìn)行綜合分析，可以從以下方面把握：

（一）把握重點(diǎn)篩選特征信息。一是要從關(guān)聯(lián)度上把握，與上級(jí)在時(shí)空上距離越近的信息越重要，上級(jí)心理上越重視的信息越重要，比如上級(jí)過(guò)去經(jīng)常強(qiáng)調(diào)、反復(fù)提過(guò)的或者經(jīng)常作為例子舉出的同類信息。再者，與當(dāng)前任務(wù)相關(guān)的信息，在本質(zhì)屬性上越相近的越重要，在時(shí)空上越近的越重要。二是要從影響力上把握，在歷史上產(chǎn)生造成較大影響的事件相關(guān)信息，或者可能在未來(lái)產(chǎn)生全局影響的、中心性工作相關(guān)的信息，都是應(yīng)該重點(diǎn)掌握的。三是從信息的內(nèi)涵上把握，就是要關(guān)注變化，一個(gè)事件其越是一反常態(tài)越是信息量大，就越值得辦公室人員重點(diǎn)關(guān)注。

（二）合理進(jìn)行綜合分析。一是要把握正確推理邏輯。分析上級(jí)意圖進(jìn)行邏輯推理時(shí)，辦公室人員需要遵循正確的推理邏輯，避免犯偷換概念、因果倒置、非關(guān)聯(lián)推理等邏輯錯(cuò)誤，排除錯(cuò)誤的因果性。二是不要生搬硬套，機(jī)械推理。在分析上級(jí)意圖時(shí)，不能只停留在理性推理語(yǔ)義符號(hào)的層面，要在分析中加入感情進(jìn)行思考，要結(jié)合心理學(xué)、行為學(xué)基本原理思考，使結(jié)果合情合理。三是不要過(guò)多演繹。領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖，雖然需要辦公室人員掌握豐富信息進(jìn)行推理，并完善上級(jí)意圖，但是辦公室人員應(yīng)注意不要對(duì)上級(jí)意圖做過(guò)多演繹，更不能妄自在領(lǐng)會(huì)到的意圖中加入自己的“個(gè)人觀點(diǎn)”。

四、學(xué)會(huì)協(xié)助上級(jí)完善意圖

領(lǐng)會(huì)意圖本質(zhì)上是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，并且上級(jí)的意圖很可能并不完善，辦公室人員要懂得協(xié)助上級(jí)完善自己的意圖?？梢詮囊韵路矫姘盐眨阂皇且獙W(xué)會(huì)主動(dòng)提供信息，協(xié)助上級(jí)完善意圖。上級(jí)在表達(dá)意圖時(shí)，常常只是自己的初步想法，并不完善。辦公室人員需要在此時(shí)，主動(dòng)為上級(jí)提供需要的各類信息以及初步分析判斷，輔助上級(jí)定下想法以及明確意圖。二是要善于升華，完善上級(jí)交代意圖，就是在準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)上級(jí)當(dāng)時(shí)意圖基礎(chǔ)上，要學(xué)會(huì)通過(guò)溝通交流，了解上級(jí)的“本質(zhì)意圖”，創(chuàng)造性升華和闡述領(lǐng)會(huì)到的意圖，通過(guò)這種方式最終達(dá)到與上級(jí)“心領(lǐng)神會(huì)”的效果。

五、及時(shí)驗(yàn)證修正上級(jí)意圖

辦公室人員通過(guò)以上階段分析得出的“意圖”，實(shí)際上是上級(jí)的“可能意圖”，還需要同上級(jí)進(jìn)行溝通交流，確定修正意圖的方向，可以從以下方面著手：一是要學(xué)會(huì)預(yù)測(cè)話語(yǔ)方向，在“聽話”過(guò)程中驗(yàn)證。辦公室人員在接收上級(jí)表達(dá)時(shí)，為了不打斷上級(jí)思路，通常采取“邊聽邊預(yù)測(cè)”的方式，通過(guò)領(lǐng)會(huì)意圖，把握之后的話語(yǔ)方向，并與上級(jí)表達(dá)進(jìn)行比較，得到領(lǐng)會(huì)意圖的準(zhǔn)確性。二是要學(xué)會(huì)虛心請(qǐng)示，請(qǐng)上級(jí)“挑挑毛病”。辦公室人員在接收完上級(jí)表達(dá)后，一定要當(dāng)面向上級(jí)表達(dá)交流領(lǐng)會(huì)到的意圖，驗(yàn)證意圖領(lǐng)會(huì)的準(zhǔn)確性，并且辦公室人員需要注重表達(dá)方式，以上級(jí)熟悉的表達(dá)方式，準(zhǔn)確表達(dá)自己領(lǐng)會(huì)的意圖。三是要勤于修正，不斷減小領(lǐng)會(huì)意圖偏差。上級(jí)意圖。辦公室人員在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)會(huì)意圖同上級(jí)意圖存在偏差后，就要不斷修正領(lǐng)會(huì)的意圖并與首長(zhǎng)意圖進(jìn)行比較后再進(jìn)行修正，使領(lǐng)會(huì)意圖最終與上級(jí)意圖相契合。