文/濟(jì)南市衛(wèi)生科技交流服務(wù)中心 徐海霞

信息化時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理的要求越來(lái)越高。不僅要充分保障辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性與便利性，還要為各單位的穩(wěn)定發(fā)展提供正確的引導(dǎo)和推動(dòng)。為此，信息時(shí)代對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的變革與創(chuàng)新，不僅能保障辦公室檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，還能推動(dòng)辦公室檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、信息時(shí)代辦公室檔案管理

信息時(shí)代的辦公室檔案管理工作，主要是指在檔案信息的采集，接收以及保存管理環(huán)節(jié)中合理的應(yīng)用相應(yīng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式，提升辦公室檔案管理工作的數(shù)字化與信息化程度。

（一）特點(diǎn)。首先，必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展管理工作。其次，摒棄傳統(tǒng)實(shí)物檔案存放管理的模式，采用更加科學(xué)的信息化與數(shù)字化管理的模式進(jìn)行。再次，辦公室檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化程度與數(shù)字化程度顯著提升，不僅提高了檔案信息管理的效率，還增強(qiáng)了檔案信息資源實(shí)時(shí)共享的程度，為各單位工作的有序開(kāi)展提供了有力的保障。

（二）主要內(nèi)容。1.軟件技術(shù)方面。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化，離不開(kāi)科學(xué)的信息軟件技術(shù)與信息管理平臺(tái)，所以辦公室檔案管理信息化的基礎(chǔ)是提升信息管理平臺(tái)的完善性，確保各項(xiàng)信息管理軟件有良好的運(yùn)行環(huán)境。2.管理標(biāo)準(zhǔn)方面。充分結(jié)合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)與特點(diǎn)，并對(duì)各個(gè)檔案管理單位的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行全面的分析對(duì)比，保障辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的可行性。3.管理內(nèi)容方面。對(duì)辦公室檔案信息資源進(jìn)行分類合理的保存管理，同時(shí)保障信息化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案信息具有明顯的一致性，從而提升檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。4.應(yīng)用平臺(tái)方面。辦公室檔案的信息管理主要方式是各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的有效使用，所以要充分保障信息建設(shè)平臺(tái)的設(shè)計(jì)的完善性，提升信息平臺(tái)的實(shí)際兼容性與規(guī)范性。5.人員方面。人員管理在檔案信息化管理建設(shè)中尤為重要?！耙匀藶楸尽笔歉鱾€(gè)行業(yè)發(fā)展的根本與基礎(chǔ)，任何先進(jìn)技術(shù)都離不開(kāi)工作人員的操作與管理，所以要加強(qiáng)提升檔案信息管理工作人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，為辦公室檔案管理工作的變革與創(chuàng)新提供基本保障。

二、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）未能樹(shù)立科學(xué)的檔案管理認(rèn)知。由于單位領(lǐng)導(dǎo)未能樹(shù)立科學(xué)的檔案管理認(rèn)知，使得自身缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)，從而無(wú)法充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案資源的價(jià)值無(wú)法得到有效的發(fā)揮和體現(xiàn)。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的忽視，使得對(duì)檔案管理工作投入的資金較少，無(wú)法保證管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而直接阻礙著辦公室檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）缺乏先進(jìn)的管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理理念僅僅是對(duì)檔案資料的存放管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效利用。而檔案管理信息化，則是通過(guò)利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)調(diào)出和充分利用。阻礙這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要因素是檔案管理理念的落后，使得檔案管理工作仍然停滯在檔案資料的粗略收集和存放管理方面。同時(shí)，管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)較低，也是造成管理質(zhì)量低下的主要原因。

（三）缺乏科學(xué)合理的管理模式。辦公室檔案管理的傳統(tǒng)模式主要是利用工作人員人為抄寫(xiě)與收錄的方式，這無(wú)法保障檔案資料更新與匯總的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，同時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)各類型檔案資料及時(shí)準(zhǔn)確的調(diào)出和利用。這些問(wèn)題都直接影響著辦公室檔案管理水平的提升。

（四）設(shè)計(jì)與規(guī)劃方式比較落后。辦公室檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要保障是對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)與規(guī)劃?？臻g地域因素、權(quán)限因素以及資金因素等等都會(huì)對(duì)辦公室檔案信息資源的生成造成不同程度的影響。但是由于社會(huì)環(huán)境的錯(cuò)綜復(fù)雜，使得檔案管理方案的統(tǒng)一性無(wú)法及時(shí)有效地形成，必定影響檔案管理工作的統(tǒng)一性和實(shí)效性。

三、推動(dòng)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作變革與創(chuàng)新目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的具體措施

（一）引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式。管理觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的創(chuàng)新，能直接促進(jìn)辦公室檔案管理信息化程度的提升。雖然大部分檔案資料的收藏與參考價(jià)值較高，但是在工作人員管理服務(wù)意識(shí)欠缺的影響下，使得對(duì)檔案資料的管理僅僅停留在分類保存方面，無(wú)法有效地對(duì)各類檔案資料進(jìn)行有效的利用。為此，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式的變革，使用更多先進(jìn)的技術(shù)軟件進(jìn)行檔案資料的管理與應(yīng)用工作，提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）建立完善的檔案管理體系。完善的檔案管理體系是保障辦公室檔案資料管理信息化有序開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，所以相關(guān)部門(mén)要及時(shí)建立科學(xué)完善的檔案管理體系。首先，充分結(jié)合檔案資料的類型，對(duì)管理人員進(jìn)行詳細(xì)清晰的責(zé)任劃分，提升管理人員的責(zé)任與權(quán)力的明確性。其次，根據(jù)檔案資料的公眾性與保密性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離。再次，構(gòu)建科學(xué)有效的辦公室檔案防護(hù)體系，例如在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝防火墻，殺毒軟件以及報(bào)警裝置等等，提高檔案管理工作的安全性。

（三）重視檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依托于手工編輯的存檔方式，這無(wú)法提升檔案資料的利用率。所以，在實(shí)現(xiàn)檔案資料變革與創(chuàng)新時(shí)需要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量，為提升檔案信息資料的傳遞與管理，查閱與使用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

（四）提升保密工作的強(qiáng)度。雖然科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強(qiáng)度迫在眉睫。在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，要對(duì)各類型檔案資料進(jìn)行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進(jìn)行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機(jī)密形式以及絕密形式。通過(guò)結(jié)合檔案資料的機(jī)密程度，采取相應(yīng)的檔案資料管理措施，并對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級(jí)較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對(duì)其進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的安全性。

（五）重視管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，能直接提升管理人員管理意識(shí)的科學(xué)性，增強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)。所以要重視對(duì)管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，才能提高檔案管理工作的專業(yè)性與規(guī)范性。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用，能直接保障社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定的發(fā)展。為此，只有利用科學(xué)的手段對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行合理的變革與創(chuàng)新，提升其服務(wù)質(zhì)量，才能保障檔案資料的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。