文/西安人民大廈有限公司 高萌

隨著信息技術的發(fā)展，工程檔案管理也逐漸朝著信息化的方向發(fā)展，但是在實際工作中仍然存在著信息化建設與管理認識不到位的問題。因此本文首先對于檔案信息化建設與工程檔案管理的內(nèi)涵進行簡要概述，以進一步加深對于工程檔案管理的認識。其次再簡要闡述檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性，以優(yōu)化當前的工程檔案管理工作，促使其朝著更加規(guī)范化、高效化的方向發(fā)展。

一、檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性

（一）有助于提升項目檔案管理質(zhì)量。在我國工程檔案信息化管理上存在諸多問題，比較明顯的就是信息化建設與檔案管理的能力不夠。為此，就需要借助信息化技術，并將其與檔案管理相結(jié)合，利用計算機技術、物聯(lián)網(wǎng)技術以及大數(shù)據(jù)技術等，不斷提高工程檔案管理的效率和質(zhì)量，推動工程檔案管理效率，使其朝著更加標準化、科學化的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案管理相比，信息化檔案建設與管理有利于實現(xiàn)檔案信息的長久保存，同時實現(xiàn)工程信息的有效利用，從而拓寬工程檔案管理的范圍。

（二）有助于促進項目檔案信息的共享。工程建設項目具有整體化、系統(tǒng)化等特點，即各部門之間要實現(xiàn)檔案信息的資源共享。然而當前我國工程檔案信息化建設的水平和質(zhì)量比較一般，未能建立形成比較科學系統(tǒng)的管理運行制度。因此，為了實現(xiàn)檔案信息化建設與工程檔案管理，就需要采用全國統(tǒng)一的項目檔案管理軟件，促進工程信息的開放與共享，提高工程檔案管理的效率和利用率。就目前情況來看，全國各級項目檔案都已經(jīng)朝著“無紙化”的方向發(fā)展，從而打破傳統(tǒng)檢索信息過程中存在的問題，實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化發(fā)展。

（三）有助于促進工程項目事業(yè)發(fā)展。工程檔案內(nèi)包含工程建設事業(yè)內(nèi)的各項資源，如圖像資源、圖片資源、視頻與音頻資源等。而加強工程項目檔案的數(shù)字化，有助于促進我國各項檔案信息的保存與高效處理，有助于為我國工程項目建設事業(yè)、工程技術發(fā)展狀況提供數(shù)據(jù)和技術支持，從而有效促進我國工程事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

二、優(yōu)化工程檔案管理的有關措施

（一）重視工程項目檔案管理。工程項目檔案管理是工程項目建設過程中極為重要的一環(huán)，其有助于工程項目各個環(huán)節(jié)的開展。因此各級施工項目單位要高度重視工程項目檔案管理工作，加大資金投入，加強基站建設，并且組織配備相應的管理人才，從而滿足施工單位和工程單位檔案管理系統(tǒng)的需要。

（二）加強工程項目檔案信息化建設。為了促進工程項目檔案信息化建設與管理，首先應優(yōu)化和完善檔案管理制度，讓檔案管理制度能夠具體落實，便于各個工程單位根據(jù)自身實際狀況，進行細節(jié)性調(diào)整。例如工程項目檔案管理目標，將工程檔案數(shù)字化管理內(nèi)容、流程以及使用體制固定下來，確保工程檔案數(shù)字化工作能夠落地。

（三）加大工程項目檔案信息化建設的力度。首先，制度相應規(guī)范制度，要求各部門使用電子文檔信息做檔案。當前的檔案信息氛圍：文書資料、技術資料與人事資料，為了提高檔案的利用價值，需要將工程單位內(nèi)各項檔案資料按照電子化的要求進行制作與保存。其次，工程單位要培養(yǎng)相應人員對檔案信息進行規(guī)范，實現(xiàn)初始信息的規(guī)范化與標準化，以便于在進行信息分享與轉(zhuǎn)變過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的最大價值。最后，要建立相應的數(shù)據(jù)資料庫。一方面要建立相應數(shù)據(jù)資源庫，并且及時進行開放與更新，為工程單位的施工建設提供支持與服務。另一方面要不斷進行優(yōu)化更新，安排專業(yè)人士對資源庫進行管理，以確保資源庫的高效運行。

三、結(jié)束語

綜上所述，我國工程檔案信息化建設與管理工作需要在適應當前的發(fā)展形勢下，采用信息技術推動工程檔案信息化管理進入高速軌道。首先，明確信息化建設與工程檔案管理的重要性，加強信息化技術在檔案管理中的使用，從而實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化整合，實現(xiàn)工程信息材料的長久保存，最大化地發(fā)揮檔案信息的價值。其次，檔案信息建設與管理有利于提高檔案信息資料的搜索與查詢效率，從而增加檔案資源的利用率。