文/山東理工大學(xué)檔案館 龐蕾；濟(jì)南大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院 耿婉茹

我國(guó)社會(huì)已經(jīng)完全進(jìn)入了利用知識(shí)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，高水平的專業(yè)知識(shí)對(duì)于一個(gè)國(guó)家在全球競(jìng)爭(zhēng)或國(guó)內(nèi)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中都是重要的一環(huán)，人才資源的質(zhì)量和知識(shí)水平上限早已成為國(guó)家綜合國(guó)力之間競(jìng)爭(zhēng)的重要評(píng)判因素之一。如今，大學(xué)畢業(yè)生越來(lái)越受到社會(huì)的關(guān)注，是一批受過(guò)高等教育、具有高等教育理論思維的社會(huì)人才，大學(xué)畢業(yè)生對(duì)國(guó)家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展具有重要意義。大學(xué)生畢業(yè)與社會(huì)貢獻(xiàn)之間有著重要的聯(lián)系，即高校畢業(yè)生人事檔案的相關(guān)管理。事實(shí)上，高校畢業(yè)生檔案的重要性及其合理安排和管理正變得越來(lái)越重要，高校畢業(yè)生每年都是國(guó)家和社會(huì)最重要的人力資源。畢業(yè)后檔案的整理和管理與高校畢業(yè)生盡快進(jìn)入社會(huì)的能力有著直接的聯(lián)系，但在實(shí)踐中與高校畢業(yè)生有關(guān)的檔案工作存在一些缺陷。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各地的高等學(xué)府每年的畢業(yè)學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，導(dǎo)致畢業(yè)生就業(yè)難度越來(lái)越高和就業(yè)壓力越來(lái)越大，高校畢業(yè)生的檔案及其保護(hù)管理工作也就顯得越來(lái)越重要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校畢業(yè)生檔案的相關(guān)工作的高效化也越來(lái)越難。高校及高校畢業(yè)生的人事檔案是國(guó)家重要的信息資源，是高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。高校人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，可以實(shí)現(xiàn)和增加高校人事檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值。但是，目前我國(guó)高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用還面臨觀念陳舊、管理體制落后、基礎(chǔ)工作薄弱等制約因素，有必要進(jìn)一步解放思想，創(chuàng)新管理體制。積極探索電子檔案建設(shè)等新的開(kāi)發(fā)利用模式，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息源的社會(huì)共享，從而通過(guò)對(duì)高校畢業(yè)生檔案的有效管理實(shí)現(xiàn)人才資源高效利用和人才資源的優(yōu)化。本文基于國(guó)內(nèi)目前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)踐情況，結(jié)合相關(guān)理論和文獻(xiàn)，對(duì)當(dāng)前的高校畢業(yè)生檔案重要性，從而通過(guò)檔案的有效管理實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化等幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

一、高校畢業(yè)生檔案的重要性

實(shí)際上，不僅僅是國(guó)內(nèi)有一部分高等學(xué)府對(duì)學(xué)生的檔案缺乏重視，很多地區(qū)的在校大學(xué)生自己也缺乏對(duì)即將畢業(yè)之時(shí)的檔案缺乏正確的認(rèn)知和意識(shí)，甚至無(wú)法分辨學(xué)籍檔案和人事檔案的異同之處。加上國(guó)內(nèi)有些高校的檔案管理部門(mén)對(duì)于其麾下學(xué)生檔案的建立和歸屬分配沒(méi)有建立科學(xué)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，使得這些學(xué)子在畢業(yè)之后，在其畢業(yè)生檔案的投遞和調(diào)轉(zhuǎn)的過(guò)程中缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的工作機(jī)制，從而導(dǎo)致一些高校畢業(yè)生的檔案不能及時(shí)使用，為學(xué)校的形象和學(xué)生個(gè)人未來(lái)的工作和生活都帶來(lái)了一定程度的困擾和傷害，因而高校畢業(yè)生的檔案需要受到從學(xué)校到學(xué)校相關(guān)工作人員到高等學(xué)校學(xué)子個(gè)人的珍視。

（一）與高校畢業(yè)生自身利益密切相關(guān)。高校畢業(yè)生的人事檔案，也可被稱為學(xué)籍檔案，是高校學(xué)生畢業(yè)離開(kāi)校園后，進(jìn)入社會(huì)工作生活和競(jìng)爭(zhēng)中不可遺漏的一份文件。該檔案將學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)生涯及其過(guò)程記錄下來(lái)，并且需要通過(guò)畢業(yè)典禮發(fā)放，然后將學(xué)生登記檔案轉(zhuǎn)到用人單位，或人事檔案存儲(chǔ)部門(mén)或人事代理機(jī)構(gòu)，并轉(zhuǎn)換為人事檔案。高校畢業(yè)生的檔案是一名踏出大學(xué)校園大學(xué)生的本人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、德育教育和各項(xiàng)能力水平最好的實(shí)質(zhì)性的證明，也是評(píng)判一名畢業(yè)學(xué)生的個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷等信息的重要依據(jù)。此外，在高校畢業(yè)生未來(lái)的評(píng)定職稱、結(jié)算累計(jì)工齡和養(yǎng)老保險(xiǎn)等各項(xiàng)關(guān)乎自身福利和津貼水平的各項(xiàng)活動(dòng)都與高校畢業(yè)生的檔案息息相關(guān)，可以說(shuō)，如果大學(xué)畢業(yè)生缺少了這份重要紙質(zhì)文件和證明，那么上文提到的任何活動(dòng)對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)都寸步難行，因此高校畢業(yè)生的檔案關(guān)系到畢業(yè)生的切身利益，如果能夠保護(hù)與管理得當(dāng)，那么這份檔案對(duì)于大學(xué)畢業(yè)生未來(lái)的發(fā)展和個(gè)人工作生活都會(huì)起到重要的作用。

（二）側(cè)面體現(xiàn)高校的對(duì)外形象。企業(yè)單位往往會(huì)將一所高校的辦事質(zhì)量效率與思維方式與其培養(yǎng)出來(lái)的高校畢業(yè)生聯(lián)系起來(lái)，會(huì)認(rèn)為從這所學(xué)校出來(lái)的畢業(yè)生的思維模式和工作辦事能力與學(xué)校如出一轍，這樣在某種程度上會(huì)大大影響高等學(xué)府中人才資源的優(yōu)化配置與其在社會(huì)中的利用。對(duì)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，有秩序的檔案管理可以使他們認(rèn)識(shí)到學(xué)校是以人為本的，一切都是為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校在各個(gè)環(huán)節(jié)中的人性化以及人性化地為學(xué)生服務(wù)。對(duì)于在此高校進(jìn)行招聘的企業(yè)單位而言，在招聘和選用該所高等學(xué)府的學(xué)生后，需要與高校以及畢業(yè)生的檔案管理的機(jī)構(gòu)和工作人員進(jìn)行接觸，在雙方關(guān)于高校畢業(yè)生檔案對(duì)接的溝通中，可以深深感受到學(xué)校為學(xué)生服務(wù)，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展理念，提升自己在社會(huì)中的形象。展現(xiàn)自己的風(fēng)度，積累最具活力的無(wú)形競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）利于用人單位人才資源利用工作的開(kāi)展。眾所周知，大學(xué)畢業(yè)生檔案是非常官方且不容置疑的，具有一定的權(quán)威性，在高校畢業(yè)生的就業(yè)過(guò)程中，人力資源管理者會(huì)通過(guò)其檔案考察和詢問(wèn)其政治覺(jué)悟。在正式采用之前，需要檢查高校畢業(yè)生的檔案。雇主在不同階段清楚了解學(xué)生的具體情況和成就、個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和其他方面。因此，有一份詳細(xì)而具體的畢業(yè)生檔案，可使雇主更全面地了解畢業(yè)生以往的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)和工作情況，以及他們是否會(huì)根據(jù)視察或政治考試的結(jié)果而受雇。因此，畢業(yè)生檔案的“質(zhì)量”是雇主招聘畢業(yè)生時(shí)難以評(píng)估的條件。

二、畢業(yè)生檔案及其管理作用的現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）學(xué)生檔案的重要性認(rèn)知度低。此外，還有很多畢業(yè)生將檔案拿到手后會(huì)在不事先進(jìn)行了解的前提下，自行拆開(kāi)自己的檔案查看，從而導(dǎo)致自己的檔案失效的后果，實(shí)際上除了相關(guān)部門(mén)和政府，任何人包括畢業(yè)生自己都沒(méi)有在無(wú)授權(quán)和允許的情況下將檔案打開(kāi)的權(quán)力。也有畢業(yè)對(duì)于檔案究竟應(yīng)該存放在哪里的概念模糊不清，未經(jīng)詢問(wèn)和了解就將自己的畢業(yè)生檔案存放在私人住所處，用時(shí)卻找不到了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作不規(guī)范。大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理系統(tǒng)并不完善，管理部門(mén)不結(jié)合當(dāng)?shù)貤l件，形成自己的實(shí)踐規(guī)則和制度。收到的畢業(yè)生檔案僅由學(xué)校編號(hào)這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致文件內(nèi)容不完整，管理混亂，檔案材料丟失等問(wèn)題。拉低了人事檔案管理的嚴(yán)重性和人事檔案工作的效率。

（三）高校畢業(yè)生檔案的管理工作效率不高。目前，大多數(shù)地區(qū)的高校的大學(xué)生人事檔案和高校畢業(yè)生的管理都是人工完成的。然而手動(dòng)操作效率低下的問(wèn)題迫切需要解決，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還沒(méi)有得到充分的推廣。即使文件管理單元功能投入計(jì)算機(jī)使用中，而且管理員工只使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索工作，也沒(méi)有發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。使計(jì)算機(jī)空閑并浪費(fèi)電子文檔的文件管理功能。

三、改善畢業(yè)生檔案管理問(wèn)題和人才資源優(yōu)化的對(duì)策

（一）培養(yǎng)和加強(qiáng)高校畢業(yè)生對(duì)其檔案重要性的認(rèn)識(shí)。對(duì)于學(xué)校，學(xué)生需要在職業(yè)規(guī)劃教育中引入檔案管理意識(shí)，推廣國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)范和文件，用于高校畢業(yè)生的檔案管理，加深學(xué)生對(duì)檔案管理的理解。此外，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)舉例的方式羅列出相關(guān)文件管理的示例，以便學(xué)生能夠更好地理解文件存儲(chǔ)方法和注意事項(xiàng)，并通過(guò)上述方法更好地理解文件管理。與此同時(shí)，它對(duì)未來(lái)的就業(yè)和未來(lái)工作生活和競(jìng)爭(zhēng)有著非常重要的影響。人事檔案是反映校友整體素質(zhì)的重要方面，是雇主選拔人才的重要依據(jù)，也是大學(xué)生和高校畢業(yè)生對(duì)自己自身定位的重要參考。

（二）實(shí)現(xiàn)對(duì)高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)化管理。加強(qiáng)和改進(jìn)高校畢業(yè)生檔案管理，首先要加強(qiáng)高校學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范化形式和科學(xué)化管理，使高校畢業(yè)生檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。對(duì)于我國(guó)一些高校畢業(yè)生和大學(xué)生檔案管理效率低下、管理不規(guī)范的高校，首先要按照有關(guān)規(guī)定，制定完整的檔案內(nèi)容，記錄在每個(gè)大學(xué)生的檔案中。不應(yīng)再增加和遺漏，使畢業(yè)生的檔案更加完整和充實(shí)。在畢業(yè)生檔案內(nèi)容記錄中，應(yīng)合理地考慮理論知識(shí)學(xué)習(xí)與實(shí)踐記錄中的文字筆墨等因素，盡可能準(zhǔn)確、客觀地描述學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和實(shí)踐。

（三）推進(jìn)檔案管理信息化管理，提高檔案管理效率。各所高校的檔案管理部門(mén)要牢牢把握檔案人力資源的建設(shè)和分配，優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制和體系，同時(shí)加強(qiáng)和改善對(duì)高校內(nèi)負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案相關(guān)工作的工作人員的培訓(xùn)，提高在高校畢業(yè)生的檔案管理和相關(guān)工作人員環(huán)節(jié)的綜合素質(zhì)和能力。素質(zhì)培養(yǎng)推進(jìn)大學(xué)生檔案電子化管理。建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄學(xué)生在學(xué)校的發(fā)展情況，有利于各部門(mén)協(xié)調(diào)工作，共同完成學(xué)生基本狀況的相關(guān)記錄工作。此外要實(shí)現(xiàn)高效化的高校畢業(yè)生的檔案管理，要對(duì)不同畢業(yè)生檔案進(jìn)行有規(guī)律可循的歸類整理，這樣能夠方便學(xué)校工作人員對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的調(diào)取和查詢，從而減少工作中耗費(fèi)的實(shí)踐，從而提高了對(duì)高校畢業(yè)生的檔案的相關(guān)管理工作的效率和水平。

四、結(jié)語(yǔ)

高校畢業(yè)生的檔案管理和相關(guān)工作不容忽視，隨著我國(guó)國(guó)內(nèi)高校畢業(yè)生數(shù)量越來(lái)越多，應(yīng)該加強(qiáng)高等學(xué)府、學(xué)子以及社會(huì)各界對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的重要性的認(rèn)知，并且基于目前部分高校在高校畢業(yè)生檔案管理工作中的實(shí)踐情況，深入發(fā)現(xiàn)和分析問(wèn)題，使得高校畢業(yè)生檔案管理工作更上升一個(gè)高度，從而通過(guò)有效更新高校畢業(yè)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)高校畢業(yè)生這一批批優(yōu)秀的人才資源的高效開(kāi)發(fā)和優(yōu)化利用。