文/中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 仲杰

一、當(dāng)前國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題及原因分析

國有企業(yè)的人事檔案是職工重要的歷史記錄，包涵了職工本人在學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)歷、政治信仰等多方面的重要信息，是證明職工身份、福利待遇、組織關(guān)系的重要憑證，也是組織全面的考察和提拔干部的原始依據(jù)。在近幾十年的實(shí)踐中，國有企業(yè)的人事檔案管理水平有所突破，但也凸顯出一些棘手的問題，需要大下功夫去解決。

（一）人事檔案內(nèi)容缺失。1.國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容的形成者比較廣泛，該歸入人事檔案的材料收集不齊全的情況較普遍。職工人事檔案中材料有大部門是從其他機(jī)構(gòu)或單位形成的，例如：學(xué)歷材料由畢業(yè)院校形成；原單位聘用情況及工作經(jīng)歷情況由職工原工作單位形成。由于人事檔案管理者水平參差不齊加上多次轉(zhuǎn)遞，勢必造成人事檔案材料遺漏且無處補(bǔ)齊的尷尬狀況。在本單位形成的各種材料又分散在不同的部門，由于宣傳不到位，各部門中很多負(fù)責(zé)管理人事檔案材料的人員并不知曉該材料應(yīng)該歸入人事檔案中，從而忽視了該項(xiàng)工作。例如：工會(huì)等部門形成的榮譽(yù)、嘉獎(jiǎng)材料，紀(jì)檢監(jiān)察部門形成的黨內(nèi)外懲處材料都沒有歸入到職工的人事檔案中。2.職工本人對自己的人事檔案無知情權(quán)，也影響了國企人事檔案內(nèi)容的完善。中組部、國家檔案局1991年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”因此職工本人的人事檔案對本人具有高度的保密性，始終披著一層神秘的面紗。職工本人并不知道自己的人事檔案里有哪些內(nèi)容，是否有缺失，是否需要本人密切配合去收集相關(guān)的材料。3.國有企業(yè)的人事檔案管理者往往重視領(lǐng)導(dǎo)人員的人事檔案管理，忽視一般管理人員的人事檔案管理，因此一般管理人員的人事檔案材料缺失問題長期得不到處理。干部檔案和人事檔案是種與屬的關(guān)系，國企的人事檔案管理的著眼點(diǎn)不僅僅是干部檔案。國企人事檔案管理者常常重干部檔案，而忽視對一般管理人員的人事檔案管理。

（二）人事檔案的信息化水平低。人事檔案的人、財(cái)、物投入不夠充分，嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展。一方面，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，人事檔案的信息管理系統(tǒng)得不到采用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢無法在人事檔案管理中得到運(yùn)用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質(zhì)不高，只會(huì)在計(jì)算機(jī)上簡單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會(huì)手工操作，這些都阻礙了信息化的實(shí)現(xiàn)。

（三）人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重。近幾年來人才流動(dòng)日漸頻繁已成不爭的事實(shí)，主要有以下原因：社會(huì)對人才的需求是促進(jìn)人才流動(dòng)的客觀原因；個(gè)人對生命的拓展是人才流動(dòng)的主觀原因；人才流動(dòng)客觀上受推拉定律的制約和影響。當(dāng)職工離職與單位存在著糾紛時(shí)，例如：職稱證書的退還、財(cái)務(wù)賬目的結(jié)算等，單位為了解決糾紛將職工的人事檔案扣留，就造成了“人檔分離”。當(dāng)職工離職后暫無新的工作單位接收人事檔案時(shí)，職工通常不配合人事檔案管理者將人事檔案轉(zhuǎn)出。職工離職后暫用不到人事檔案，不愿意轉(zhuǎn)遞人事檔案，故不接原單位人事檔案管理者的電話。唯有等到職工本人有利用需求時(shí)，才主動(dòng)來單位提檔，人事檔案轉(zhuǎn)遞工作很被動(dòng)。

（四）歷史遺留問題嚴(yán)重。以部分國有企業(yè)為例，國有企業(yè)在改制的過程中有大量的人事變動(dòng)，相關(guān)人事檔案材料并未妥善處理，給企業(yè)帶來了很大的勞動(dòng)爭議隱患和不確定因素。筆者在工作過程中就出現(xiàn)過職工在辦理退休時(shí)發(fā)現(xiàn)證明本人工作調(diào)動(dòng)的資料不齊全，該資料由原事業(yè)單位形成，但事業(yè)單位在改制時(shí)已將該員工的工作調(diào)動(dòng)資料移交到了檔案館，而并沒有放入個(gè)人的人事檔案中，需耗費(fèi)大量的時(shí)間去檔案館為該職工補(bǔ)充資料。亦有職工在辦理退休時(shí)發(fā)現(xiàn)證明本人參加知青上山下鄉(xiāng)的材料不齊全，但能開具證明的單位早已撤銷等情形。以上歷史遺留問題的存在都導(dǎo)致職工到了法定退休年齡但養(yǎng)老金卻遲遲不能發(fā)放。

二、加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案管理工作的對策

（一）豐富人事檔案的材料。1.應(yīng)該采取多種形式對相關(guān)人員加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。對各部門中負(fù)責(zé)管理人事檔案材料的人員進(jìn)行宣傳，讓他們知曉應(yīng)該歸入人事檔案的十類材料的具體范圍，進(jìn)一步明確自己的工作職責(zé)。制定和實(shí)施人事檔案管理制度，把歸檔情況納入公司的考核中。確保職工的人事檔案材料不會(huì)散落在各個(gè)部門。2.應(yīng)該采取多種形式對職工本人加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識。由于人事檔案的大部分材料都經(jīng)本人形成，只有本人意識到人事檔案的重要性才會(huì)主動(dòng)配合人事檔案管理者去收集該入檔的材料。同時(shí)，要向職工本人介紹人事檔案所包括的材料范圍，每一種材料可能預(yù)見的利用情形以及遺失該材料的隱患。以后職工新形成材料時(shí)就會(huì)主動(dòng)跟進(jìn)該材料歸檔的進(jìn)度，進(jìn)一步使人事檔案的收集工作“活”起來。3.人事檔案管理者還要進(jìn)一步提高自我的綜合素質(zhì)。要時(shí)刻提醒自己，人事檔案管理工作的立足點(diǎn)是為群眾服務(wù)。要重視一般管理人員人事檔案材料缺失問題，主動(dòng)與其本人溝通，不能因?yàn)閭€(gè)人立場問題而忽視一般管理人員檔案中存在的問題。

（二）以信息化促進(jìn)人事檔案工作的現(xiàn)代化。單位應(yīng)該建立方便群眾查閱的人事檔案信息系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)中形成涵蓋職工姓名、性別、出生年月、入團(tuán)、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱、工資、考核等情況的數(shù)據(jù)庫。前文中提到職工本人對人事檔案并無知情權(quán)。這種完全的“保密”對管理也有一些弊端。本著“以人為本”的理念，近年來關(guān)于本人對人事檔案知情權(quán)的研究也開始涌現(xiàn)。筆者認(rèn)為信息化工作的開展是在不違背相關(guān)法律法規(guī)的前提下促進(jìn)本人對人事檔案知情權(quán)實(shí)現(xiàn)的重要途徑。人事檔案信息系統(tǒng)可以通過篩選、設(shè)置查看權(quán)使職工能查看本人人事檔案目錄以及檔案中記載的出生年月、入黨入團(tuán)時(shí)間、職稱評審時(shí)間、組織上形成的考核鑒定材料的結(jié)果等人事信息。通過權(quán)限的劃分和加密，本人可以實(shí)現(xiàn)對人事檔案的知情權(quán)，但無修改的權(quán)限。如對相關(guān)信息存在疑問，可以提供佐證材料，進(jìn)一步提高歸檔材料的真實(shí)性。當(dāng)然，信息化工作的實(shí)現(xiàn)也減輕了人事檔案管理者的負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步提高了效率。

（三）用制度為“檔隨人轉(zhuǎn)”護(hù)航。職工的人事檔案如果長期處于人檔分離的狀態(tài)不僅有人事檔案實(shí)體的安全隱患，還不利于人事檔案材料的完善，使人事檔案不能發(fā)揮國企人力資源管理中的憑證作用。為了做到檔隨人轉(zhuǎn)，國企應(yīng)該制定相關(guān)的制度并在職工進(jìn)出的過程中嚴(yán)格執(zhí)行。在職工入職時(shí)，要詢問本人人事檔案的存放情況及內(nèi)容的完善程度，并及時(shí)的開具調(diào)檔函，使職工在入職的同時(shí)接收到職工的人事檔案。在職工離職時(shí)，要耐心的解釋檔隨人轉(zhuǎn)的重要性，請職工離職時(shí)務(wù)必落實(shí)好人事檔案的接收單位，及時(shí)轉(zhuǎn)出人事檔案。如果職工實(shí)在不配合進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，則將公司的關(guān)于轉(zhuǎn)遞人事檔案的規(guī)定對職工進(jìn)行宣傳，讓職工明白即使是離職也不能違背公司制度的規(guī)定，一旦違反也同樣要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

（四）努力處理歷史遺留問題。人事檔案中的歷史遺留問題不利于企業(yè)形成和諧勞動(dòng)關(guān)系。人事檔案管理者應(yīng)該爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，動(dòng)員多方力量啟動(dòng)人事檔案查缺工作。如每年查缺工作的重點(diǎn)對象可以是明年將退休的人員。人事檔案管理者應(yīng)該先清理缺失內(nèi)容然后與以上人員逐一見面，講清核查的目的，爭取到本人的配合和支持，獲取更多的線索。對于一些存放在其他單位的人事檔案材料采取電詢、函詢、現(xiàn)場辦理等方式，積極地與相關(guān)的單位取得聯(lián)系，努力查補(bǔ)缺失的檔案資料，維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定，提高職工的滿意度。