文/神華國(guó)能集團(tuán)有限公司重慶發(fā)電廠 鄭艷

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。在此形勢(shì)下，電力企業(yè)應(yīng)該注重加快信息化改革與建設(shè)步伐，將信息引入檔案管理工作中。一方面，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，使得檔案管理流程更加簡(jiǎn)便，管理工作效率更高；另一方面，為內(nèi)部整體工作的信息化發(fā)展，奠定良好的基礎(chǔ)。但在實(shí)踐工作中，電力企業(yè)如何推進(jìn)檔案管理工作的電子化、信息化發(fā)展，成為重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

一、電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

圍繞電力企業(yè)目前的檔案管理工作狀況展開分析，可發(fā)現(xiàn)：受信息化大背景的影響，部分企業(yè)已經(jīng)開始重視信息化管理模式的建設(shè)，并且初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化發(fā)展。但整體而言，電力企業(yè)檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，具體如下：

（一）檔案管理工作受重視程度不足。相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果顯示：很多電力企業(yè)在開展內(nèi)部管理工作的過(guò)程中，都未給予檔案管理工作足夠的重視。不少電力企業(yè)管理者認(rèn)為：檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的文字工作，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益不會(huì)產(chǎn)生重大影響。受這種認(rèn)知偏差的影響，這些電力企業(yè)的管理者都忽視了對(duì)檔案管理工作的資金投入和制度建設(shè)，造成內(nèi)部檔案管理工作存在管理混亂、環(huán)境過(guò)差、方法單一和效率低下等問(wèn)題。

（二）檔案管理工作信息化建設(shè)力度不夠。檔案信息化、電子化管理，是企業(yè)提升檔案管理工作水平的必然要求。但事實(shí)上，我國(guó)電力企業(yè)普遍存在檔案管理工作信息化建設(shè)力度不夠的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：一是電力企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理硬件配套設(shè)施不完善。二是我國(guó)電力企業(yè)將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中的時(shí)間比較晚，經(jīng)驗(yàn)不足。三是相關(guān)的實(shí)施細(xì)則不夠明確。四是檔案信息資源未得到有效發(fā)揮。即便部分電力企業(yè)在行業(yè)或上級(jí)要求投入大量資金實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化、電子化管理之后，卻未重視進(jìn)一步加強(qiáng)管理，也未重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，檔案管理信息化水平仍然偏低。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平偏低。目前，不少電力企業(yè)內(nèi)部存在檔案管理工作不受重視的問(wèn)題，導(dǎo)致很多電力企業(yè)檔案管理人員存在兼職擔(dān)任的問(wèn)題，即使是全職的檔案管理人員，也非檔案管理專業(yè)人才，這樣就帶來(lái)電力企業(yè)檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)水平偏低的問(wèn)題。具體表現(xiàn)在：很多檔案管理人員只懂得對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類和整理，無(wú)法將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)；部分電力企業(yè)雖然引進(jìn)了數(shù)字化檔案管理設(shè)施，但由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，無(wú)法充分利用硬件設(shè)備。事實(shí)上，對(duì)于電力企業(yè)而言，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理并創(chuàng)造內(nèi)外部的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值；同時(shí)也能夠從內(nèi)部挖掘出高素質(zhì)的人才，并為這些人才提供發(fā)揮個(gè)人價(jià)值的機(jī)會(huì)，促進(jìn)企業(yè)獲得進(jìn)一步的發(fā)展。

二、信息時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理策略

（一）簡(jiǎn)化和重構(gòu)檔案管理工作流程。在電子信息化時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合。具體而言，電力企業(yè)需要借助信息化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化和重構(gòu)檔案管理工作流程，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分。具體工作時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：一是明確檔案接收時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)格式。二是明確檔案電子化保存形式。三是在開發(fā)利用檔案資源的同時(shí)，需要對(duì)檔案應(yīng)用形式和具體的應(yīng)用范圍做出明確的規(guī)定。四是明確電子化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和操作要求，確保電子檔案管理工作符合基本要求。

（二）有效整合檔案信息資源。在推進(jìn)檔案管理工作電子化、信息化發(fā)展的過(guò)程中，電力企業(yè)應(yīng)該注重整合內(nèi)部已有的檔案信息資源，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，讓檔案信息資源為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展助力。首先，電力企業(yè)應(yīng)該引入電子信息檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息錄入到電子檔案信息管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的電子化管理。一方面減少傳統(tǒng)人工管理檔案的工作量，另一方面提升檔案信息管理工作效率。其次，基于不同工程項(xiàng)目的特征，全面搜集工程檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)工程信息與人員檔案信息的有效對(duì)接，并以此對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新。再次，針對(duì)超過(guò)保管期限的檔案資料建立預(yù)警機(jī)制，并及時(shí)清理過(guò)時(shí)的檔案信息。最后，針對(duì)重要的檔案信息，還要做好電子數(shù)據(jù)備份工作，防止重要數(shù)據(jù)丟失。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在電子信息時(shí)代，電力企業(yè)要推動(dòng)內(nèi)部檔案管理工作的電子化、信息化發(fā)展，就需要注重對(duì)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)：一方面，通過(guò)對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用；另一方面，通過(guò)組織檔案管理人員參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。作為電力企業(yè)的檔案管理工作人員，應(yīng)該本著與時(shí)俱進(jìn)的原則，不斷學(xué)習(xí)最新的電子檔案管理技術(shù)和專業(yè)性的管理知識(shí)，提升自己的業(yè)務(wù)能力；而電力企業(yè)管理者要為電力檔案管理人員提供參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，促使他們?cè)诓粩嗟膶?shí)踐學(xué)習(xí)活動(dòng)中，掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，包括檔案學(xué)知識(shí)、文書學(xué)知識(shí)、信息應(yīng)用技術(shù)相關(guān)知識(shí)等等。此外，企業(yè)還可以定期組織內(nèi)部檔案管理工作人員開展經(jīng)驗(yàn)交談會(huì)，引導(dǎo)他們展開密切的合作與交流，為提高電子檔案管理的工作效率奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，電力企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、信息化管理，就需要圍繞目前檔案管理工作中存在的不足展開分析，并有針對(duì)性地采取各項(xiàng)措施彌補(bǔ)不足，從而提升內(nèi)部檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮內(nèi)部檔案的價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更快更好的發(fā)展。