文/山東東山新驛煤礦有限公司行政辦公室 李艷梅

檔案作為一種很有價(jià)值的信息呈現(xiàn)形式，保留了各種與事件直接相關(guān)的數(shù)據(jù)，是人們能對該事件進(jìn)一步分析的直接參考資料。運(yùn)用到煤礦產(chǎn)業(yè)中，檔案管理也是一項(xiàng)重要的輔助工作，可以幫助煤礦建檔的完成，更重要的是可以幫助整個煤礦開發(fā)項(xiàng)目的施行?，F(xiàn)在越來越多的煤礦建造工作者重視煤礦檔案管理工作，存在一些有代表性的相關(guān)文獻(xiàn)可供參考。

一、煤礦檔案管理的內(nèi)容

煤礦開發(fā)是一項(xiàng)浩大的工程，工作背景特點(diǎn)鮮明，開發(fā)需要消耗大量的財(cái)力、物力、人力以及時間，工程技術(shù)難度極高。因此，需要建立檔案來輔助煤礦開發(fā)工作的順利完成。建檔工作人員需要從煤礦探測開始記錄，到后來的開礦工作直至煤炭徹底加工完成，梳理和保存所有相關(guān)的數(shù)據(jù)。不僅包括該煤礦開采工作的技術(shù)記錄，更是煤礦工作人員勞動的結(jié)晶，具有極高的參考作用。值得注意的是，檔案管理人員在項(xiàng)目施工結(jié)束之后需要對煤礦開采的情況進(jìn)行驗(yàn)收，這個過程是容易被忽視，但也是檔案管理人員必須要做的工作，但在實(shí)際項(xiàng)目中這項(xiàng)工作往往被忽視。基于煤礦工程的特點(diǎn)，建檔工作是極其不易的。整個煤礦生產(chǎn)鏈?zhǔn)驱嫶蟮?，我們在建檔的時候要考慮多方面的內(nèi)容，但各個部分又不連貫，因此會根據(jù)不同分支的獨(dú)特性，建立有針對性的檔案。

二、煤礦檔案管理的現(xiàn)狀

查找一手煤礦檔案資料，我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今國內(nèi)各煤礦開采項(xiàng)目的檔案建立都不完善，檔案所提供的數(shù)據(jù)不完整，有的甚至不滿足歸檔要求，參考價(jià)值不大。調(diào)查分析，我國煤礦檔案管理工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)是以下幾個方面的原因：首先在于觀念，煤礦是一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的工作，我們把大量的重心放在實(shí)際開發(fā)過程中，很務(wù)實(shí)地重視開礦，很少甚至沒有在檔案建立這種文字性工作上面投入人力物力。建檔人員的素質(zhì)達(dá)不到要求，缺乏足夠的專業(yè)性，在建檔時敷衍了事。再加上重視程度不夠，沒有監(jiān)察機(jī)制對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，檔案管理工作自然不能高質(zhì)量完成。在檔案保存時還有一個重要的問題，即檔案保護(hù)措施。管理人員缺乏保密思想，導(dǎo)致信息泄露，尤其在現(xiàn)在這個網(wǎng)絡(luò)極度發(fā)達(dá)的時代，檔案信息如果不嚴(yán)格地保護(hù)，被有心人盜竊是防不勝防的。其次在于檔案涵蓋的內(nèi)容不滿，沒有實(shí)際按照要求，將煤礦開采的每一步記錄在案。收集的資料可信度不高，檔案并不是第一手?jǐn)?shù)據(jù)很多都是復(fù)印件形式，這樣的資料本質(zhì)上可以認(rèn)為是無效的。而即使在資料有效性好的前提下，現(xiàn)有的檔案還存在著不夠全面、信息雜亂的問題。記錄人員沒有規(guī)律和分類意識，檔案管理人員也只是粗糙地將所有信息統(tǒng)合，完全沒有科學(xué)分類和整理總結(jié)意識，導(dǎo)致其他人查看時非常不便。記錄好的檔案數(shù)據(jù)不可避免會被外借查看，但在借入借出的過程中不可忽視數(shù)據(jù)信息的缺失，而實(shí)際情況確實(shí)如此。相關(guān)的檔案管理者素質(zhì)不夠，不能完整地保存所記錄的數(shù)據(jù)。當(dāng)然檔案管理的工作環(huán)境也影響著檔案管理工作的質(zhì)量，很多檔案管理設(shè)備陳舊，不能緊跟科學(xué)時代的腳步。再者就是檔案管理內(nèi)容跟項(xiàng)目開采進(jìn)程步調(diào)不一致，普遍的現(xiàn)象是煤礦工作進(jìn)行到中期時負(fù)責(zé)人才意識到需要進(jìn)行檔案管理。在這種情況下，建檔工作沒有事先充足的準(zhǔn)備過程便直接隨意記錄，不能實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目過程有良好參考作用的效果。

三、煤礦檔案管理的改進(jìn)措施

（一）重視程度。需要明確檔案管理工作的重要作用，將此工作放入整個煤礦開采工作的重要項(xiàng)目中安排，項(xiàng)目管理人員不能只把精力放在礦產(chǎn)施工現(xiàn)場。重視不夠的直接體現(xiàn)是在資金、人員及設(shè)備等方面的資源匱乏，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該要同等地對待開采項(xiàng)目和建檔項(xiàng)目，滿足檔案管理工作的需要，投入足夠的經(jīng)濟(jì)資源幫助管理工作正常運(yùn)行。

（二）制度化。注意提高檔案管理工作的效率。沒有規(guī)矩不成方圓，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要針對自己所進(jìn)行的項(xiàng)目理順開采流程及各個小項(xiàng)目之間的關(guān)系制定出完善的煤礦管理工作制度，作為管理工作的指南，一切工作都依照制度行事。包括檔案收集、檔案分類、檔案整合。整個檔案管理工作分步進(jìn)行，每個步驟對應(yīng)一個小部門，各個部門也要相互理清關(guān)系，相互協(xié)作。此外，需要另設(shè)監(jiān)督機(jī)構(gòu)來對每一步工作進(jìn)行審核，在保證每項(xiàng)工作質(zhì)量達(dá)標(biāo)的前提下提高管理工作的效率。而制度并不是一成不變的，它作為一個主要參考，實(shí)際過程中遇到的問題再針對性的調(diào)整，形成一種活躍的體制。

（三）信息化。在信息爆炸的時代，任何工作都需要擁有創(chuàng)新精神，檔案管理也不例外，檔案管理工作需要有質(zhì)的改進(jìn)。檔案管理工作應(yīng)該從以前紙質(zhì)記錄的習(xí)慣中走出來，加入信息化的浪潮，建立網(wǎng)上檔案。建檔人員要深刻了解煤礦開采行業(yè)的最新動態(tài)，用創(chuàng)新和靈活的理念，從信息勘測開始，每一步都科學(xué)記錄網(wǎng)上留檔，保證所記錄的是符合當(dāng)前煤礦技術(shù)要求的檔案信息。當(dāng)然，相應(yīng)的工作設(shè)備也需要更新?lián)Q代來支持信息化管理工作的順利完成。此外，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全也是一項(xiàng)重要的工作，檔案建立以后的保存與保護(hù)工作需要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行跟進(jìn)，以確保資料信息的安全性。

（四）專業(yè)化?，F(xiàn)在煤礦檔案管理人員的文化水平都很有限，我們需要尋找業(yè)務(wù)能力足夠的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。檔案管理工作需要有高素質(zhì)的專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)完善的指導(dǎo)。國家應(yīng)大力培養(yǎng)各專業(yè)的高級技術(shù)人才，我國目前的煤礦建檔人員的水平都不高，極少數(shù)人可以滿足多元化煤礦開采項(xiàng)目檔案管理工作的要求，檔案建立管理形式單一，當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施出現(xiàn)問題或變動時，不能及時調(diào)整檔案形式。在這個渴求人才的時代，任何工作的圓滿完成都依賴于工作的人。檔案管理這個耗時長專業(yè)技術(shù)高的項(xiàng)目更需要素質(zhì)高的人來做，管理者需要制定切實(shí)到位的培訓(xùn)方案，讓管理人員更專業(yè)化，更有針對性。整個檔案管理工作涉及的人員比較多，項(xiàng)目管理者需要調(diào)動大家工作的積極性。對每個人的專業(yè)方向有所把握，將其安排在最合適的工作崗位。必要時，需要請一些專家學(xué)者進(jìn)行實(shí)地教學(xué)，或是不惜重金聘請其參與項(xiàng)目中。

四、總結(jié)語

綜上所述，煤礦行業(yè)的發(fā)展和壯大，不可忽視檔案管理潛移默化的影響。在進(jìn)行煤礦開采時，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要正確對待檔案管理工作，投入充分的經(jīng)濟(jì)資源，找到優(yōu)秀專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)以科學(xué)創(chuàng)新的思維進(jìn)行檔案建立工作。本文給出一些有效的建議來完善現(xiàn)存的檔案管理工作，但紙上得來終覺淺，希望相關(guān)企業(yè)和部門能在實(shí)際中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，共同協(xié)作順利完成煤礦的檔案管理工作，為我國煤礦行業(yè)的發(fā)展出謀劃策。