文/陜西省中醫(yī)醫(yī)院 賈婧

隨著我國(guó)檔案管理系統(tǒng)逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展并不斷地與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理的研究也成了一項(xiàng)新時(shí)代的新型研究課題。其歷屆文本中與檔案事業(yè)相關(guān)的部分具有內(nèi)容豐富化、檔案價(jià)值凸顯化和體系完善化的特點(diǎn)，在其影響下，檔案管理體制逐步建立，檔案公共服務(wù)能力逐漸提升。其實(shí)在古代，我國(guó)地大物博的時(shí)代就已經(jīng)能夠?qū)嫶箅s亂的信息逐層進(jìn)行整理管理。但隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展越來(lái)越迅速，信息內(nèi)容的激增，和早先經(jīng)歷的一些困難，致使我們的信息系統(tǒng)不論是內(nèi)容還是管理方面都出現(xiàn)了一定的斷層。在社會(huì)各個(gè)階層，不同領(lǐng)域的巨大需求下，我國(guó)不斷進(jìn)行先進(jìn)的學(xué)習(xí)，從資源管理方面培養(yǎng)專業(yè)人才做起，不斷地在重視信息的維護(hù)管理，而這其中最常用的方法就是對(duì)信息進(jìn)行分類轉(zhuǎn)化為對(duì)應(yīng)的檔案管理，使繁雜的數(shù)據(jù)和信息得到保護(hù)，隨時(shí)在需要的時(shí)候可以迅速調(diào)用。培養(yǎng)人才的同時(shí)，我國(guó)在檔案管理方面還在進(jìn)行著不斷的改革和更高效的創(chuàng)新，對(duì)其的研究也在不斷地深入，對(duì)其設(shè)備的需求也在不斷地完善當(dāng)中。本文中將對(duì)歸檔整理這一環(huán)節(jié)進(jìn)行初步的了解和探討，重點(diǎn)研究更適合新時(shí)代檔案管理的歸檔整理分類技巧。

一、檔案管理中歸檔環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)要分析

（一）基本概念。檔案管理中的歸檔是指，將檔案中的內(nèi)容以“件”為單位，對(duì)其進(jìn)行從文到檔案的轉(zhuǎn)化的過(guò)程。這一環(huán)節(jié)，是檔案管理的第一步，是檔案產(chǎn)生的源頭，所以稱之為歸檔。既為第一步，歸檔對(duì)于檔案管理的重大意義不言而喻，作為開(kāi)端，歸檔這一步應(yīng)該將錯(cuò)誤率降到最低，才能使整個(gè)檔案管理的過(guò)程更加流暢以便對(duì)于之后檔案的查詢更為高效快捷。歸檔的合理性安排是非常重要的，這對(duì)今后的查找和利用是非常關(guān)鍵的，我們只有將歸檔的環(huán)節(jié)充分重視好，才能將整個(gè)檔案管理的環(huán)節(jié)循序漸進(jìn)完成和細(xì)節(jié)化。

（二）基本原則。首先，歸檔作為開(kāi)端，它的原則也更為嚴(yán)格，需要更加高要求地執(zhí)行此項(xiàng)工作步驟，其基本原則便是整理分類的精準(zhǔn)性，歸檔的精準(zhǔn)性決定了歸檔之后的檔案管理工作能否更加順利地完成，這也是對(duì)信息檔案保護(hù)的重要原則。只有精準(zhǔn)地完成歸檔工作，檔案的管理才能更加便于管理以及便于信息查詢。其次，是整理分類的規(guī)范性，歸檔工作需要極為嚴(yán)格的規(guī)范操作，確保信息檔案的完整性和類別的統(tǒng)一性，在歸檔的整理分類時(shí)，規(guī)范每一步整理和信息的分類，運(yùn)用好不同形式的歸檔方法才能更好地進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的分析。最后，是歸檔的嚴(yán)肅性，歸檔工作看似枯燥乏味，不斷進(jìn)行重復(fù)的工作，但歸檔是嚴(yán)肅的，在進(jìn)行整理和分類時(shí)要認(rèn)真對(duì)待每一件檔案，因?yàn)楹苡锌赡苷谡矸诸惖倪@份檔案就是對(duì)某個(gè)領(lǐng)域有著重大作用的信息，所以在歸檔的過(guò)程中要時(shí)刻保持嚴(yán)肅性。同時(shí)在歸檔的過(guò)程中一定要注意認(rèn)真仔細(xì)，歸檔規(guī)范的情況必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模@樣才對(duì)今后的取檔和查看檔案提供了便利條件，否則歸檔也是毫無(wú)意義的，雜亂無(wú)章的歸檔和未進(jìn)行歸檔概念是相同的。

（三）注意事項(xiàng)。在整個(gè)檔案管理的流程中，歸檔只是第一，它是建造整個(gè)信息系統(tǒng)的第一步，所以在重視整個(gè)檔案建立的過(guò)程中，也不能忽視歸檔的系統(tǒng)化操作，它需要遵守精準(zhǔn)性、規(guī)范性等原則，但并不意味著整個(gè)歸檔過(guò)程中可以忽視效率。所以歸檔一環(huán)節(jié)的精簡(jiǎn)也尤為重要，歸檔的環(huán)節(jié)不是繁瑣的內(nèi)容的重復(fù)，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到要從歸檔的環(huán)節(jié)中，進(jìn)行創(chuàng)新和效率的提升，我們要尋找各種方式將歸檔的環(huán)節(jié)精簡(jiǎn)化和提效化，從而使得整個(gè)檔案系統(tǒng)的建立達(dá)到資源效率的最優(yōu)化，為資源管理提供更加高效的使用通道。

二、歸檔整理分類的技巧

（一）整理程序?yàn)榛鶞?zhǔn)。由于檔案信息具有分散、龐大、繁雜等特點(diǎn)，所以在歸檔整理分類時(shí)，建立相對(duì)應(yīng)的整理程序尤為重要。程序一定要適應(yīng)整理檔案人員的實(shí)際，也一定要經(jīng)過(guò)實(shí)驗(yàn)，符合整理程序，并且能夠高效地完成歸檔整理。我們可以將要?dú)w檔的信息檔案按照其特征進(jìn)行劃分，例如，檔案的性質(zhì)、種類、所屬部門、類型等特征做好首次信息的劃分，這樣首次劃分能將檔案的大類劃分好，并且將檔案的所屬性質(zhì)和大致內(nèi)容劃分結(jié)束。文件的構(gòu)成要素，所屬要素不同，可以進(jìn)行不同門類的區(qū)分，建立這樣的初級(jí)整理劃分程序，有利于之后的工作更加高效進(jìn)行，這是我們歸檔工作的前提，也是我們期間的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于不一樣的檔案管理采用不同的整理程序，一一對(duì)應(yīng)其整理內(nèi)容，將使得整理過(guò)程中的思路更加清晰，也會(huì)簡(jiǎn)化一定的步驟。

（二）電子與紙質(zhì)檔案采用不同的整理分類方法。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我們的科技也在逐漸地提升，在科技發(fā)展的過(guò)程中，檔案歸類整理也能將科技的成果運(yùn)用進(jìn)去，電子科技的普及也使電子檔案不斷的滲入到檔案管理中，現(xiàn)如今，大部分檔案管理部門對(duì)檔案管理還是采用紙質(zhì)版登記，人工擺放和尋找，這樣的管理不僅降低了工作效率，還耗費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，在教育人事檔案管理方面，我們可以借鑒現(xiàn)如今檔案管理方案，利用電子化檔案自動(dòng)升降柜和電子化管理系統(tǒng)，讓管理變得有序和規(guī)范化，采用現(xiàn)電子文件“電子化歸檔”和電子檔案“電子化管理”的概念逐漸浮現(xiàn)，電子檔案同紙質(zhì)檔案一樣成了現(xiàn)代化的檔案管理的承載媒介。我們不得不承認(rèn)的是，電子檔案更加的接近我們當(dāng)前的生活，也越來(lái)越符合我們現(xiàn)代的節(jié)奏。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在查詢和錄入方面更加快捷，極大減少了在人力方面的投入，而這一方法也在不斷地更新與普及當(dāng)中。紙質(zhì)檔案歸檔的方法依舊按照傳統(tǒng)使用人力資源進(jìn)行歸檔，只是隨著檔案管理的不斷研究進(jìn)行了一定有限的程度上的簡(jiǎn)化。而電子檔案卻更加節(jié)省人力和時(shí)間資源，可以更好地貫徹歸檔的精準(zhǔn)性、規(guī)范性原則。與此同時(shí)，服務(wù)于電子檔案的歸檔軟件也在不斷地開(kāi)發(fā)和更新，相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)也是必不可少的。

（三）細(xì)分技巧。細(xì)分技巧是指，分級(jí)別、分輕重、分類別進(jìn)行整理分類，檔案的管理也是有上下級(jí)，輕重緩急之分的，我們首先就要分清楚檔案的輕重緩急和檔案的細(xì)化條例，面對(duì)繁雜的體系，各個(gè)部門應(yīng)該處理好自己級(jí)別的歸檔，以免造成工作重復(fù)或是缺失，降低整個(gè)檔案系統(tǒng)的斷層或是失誤。歸檔工作即使紛繁復(fù)雜，但是針對(duì)細(xì)分的技巧也不是無(wú)章可循，我們首先要明確細(xì)分的原則，并且細(xì)細(xì)品讀，將細(xì)分的原則熟記于心，這是我們進(jìn)行檔案細(xì)分的重要手段，也是我們不斷將檔案歸整清楚的重要原因。同時(shí)應(yīng)該本著先重后輕的原則進(jìn)行歸檔的整理分類，將重要的檔案管理放在首位，明確對(duì)應(yīng)主體的需求判斷輕重之分，使效率最大化。對(duì)于檔案的分門別類也是歸檔的重要環(huán)節(jié)，細(xì)致的分門別類有利于提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的質(zhì)量和整理分類的效率。我們能按照大類別的區(qū)分后，再進(jìn)行小類別的劃分，如果還是過(guò)于冗雜，我們還可以進(jìn)行更加深一層次的劃分，從細(xì)節(jié)之處入手，將歸檔工作更加細(xì)致化和簡(jiǎn)便化。

三、小結(jié)

在檔案管理中，歸檔作為重要的第一步，它的整理分類技巧值得更深次地研究，本文中只是進(jìn)行簡(jiǎn)短的初步探索，而現(xiàn)階段的整個(gè)檔案管理系統(tǒng)還需要不斷地更新和完善，建構(gòu)起更加高效的系統(tǒng)，而對(duì)歸檔的不斷研究也將有利于檔案管理的技術(shù)性變革。檔案管理數(shù)字化不僅僅是對(duì)科技的利用，更是增加了檔案管理的快捷性、便捷性，讓檔案管理不再是一個(gè)個(gè)繁瑣的流程，避免檔案的損毀，保證檔案管理的安全性。