文/佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司 黃積榮 馬俊良

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

在信息技術(shù)沒(méi)有發(fā)展起來(lái)之前，檔案管理工作的范圍很狹窄，大部分是紙質(zhì)檔案。而且檔案管理者搜集資料也非常繁瑣和困難，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行傳輸和存儲(chǔ)，提高了檔案管理者的工作量。同時(shí)也產(chǎn)生了數(shù)據(jù)資料不齊全、檔案數(shù)據(jù)遺失等問(wèn)題，而且檔案也不能反映單位的真實(shí)情況，失去了檔案管理的意義。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)到，解決了檔案管理中的很多問(wèn)題。大數(shù)據(jù)技術(shù)不但保證了數(shù)據(jù)的來(lái)源渠道，也為檔案管理提供了技術(shù)保障，促使檔案管理工作能更好地開(kāi)展下去。通過(guò)使用信息技術(shù)，工作人員的工作量得以減少，檔案管理工作也更加簡(jiǎn)單、方便，成本更低，這就是大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案工作面臨的問(wèn)題

（一）受到傳統(tǒng)管理模式的影響。盡管如今的信息技術(shù)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)，但檔案管理仍然受到傳統(tǒng)管理模式的影響。因?yàn)橐恍┕ぷ魅藛T的思想較保守，或者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的操作不熟練，所以寧愿采用傳統(tǒng)管理模式，也不愿使用先進(jìn)的信息技術(shù)。這種傳統(tǒng)管理模式具有很多弊端，不但降低了檔案管理的效率，同時(shí)也不利于檔案工作的開(kāi)展。

（二）硬件設(shè)施落后。一些單位和企業(yè)的檔案管理設(shè)施設(shè)備非常落后，甚至無(wú)法得到完善。而且未建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理庫(kù)，辦公和閱檔、倉(cāng)庫(kù)合一，沒(méi)有引進(jìn)空調(diào)和計(jì)算機(jī)信息設(shè)備。所以只能采取傳統(tǒng)的手工操作法，效率非常低。此外，也因?yàn)槠髽I(yè)和單位經(jīng)費(fèi)不夠而導(dǎo)致信息化電子進(jìn)展程度慢，消耗工作人員的時(shí)間和精力，甚至無(wú)法保證檔案的完整性、保密性，產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（三）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠。很多人都沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，僅僅將檔案看作是記錄單位情況的記載體，而且檔案具有一定的保密性，僅僅只是由內(nèi)部人員進(jìn)行管理，來(lái)源渠道非常單一化，使用起來(lái)也具有一定的局限性。因?yàn)椴蛔⒅貦n案管理工作，沒(méi)有按照制度和要求來(lái)完成工作，甚至無(wú)人進(jìn)行管理。這也導(dǎo)致檔案工作非常隨意，降低了檔案利用的效率。

（四）工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)。盡管傳統(tǒng)模式下的檔案整理工作也能起到一定的作用，然而其卻缺乏服務(wù)的思維和意識(shí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理者的服務(wù)意識(shí)非常重要。這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)大力發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求不僅是簡(jiǎn)單的查閱、利用，而是有著更深層次的需求，使用者希望能感受到檔案資料的深層價(jià)值以及蘊(yùn)藏的知識(shí)、能量。所以，必須要提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)、專(zhuān)業(yè)能力。

三、大數(shù)據(jù)條件下檔案工作發(fā)展的對(duì)策

（一）樹(shù)立大數(shù)據(jù)意識(shí)。不正確的意識(shí)不但會(huì)給管理造成一定的阻礙，也會(huì)對(duì)將來(lái)的工作產(chǎn)生不利的影響。所以檔案管理人員必須要摒棄傳統(tǒng)思想，樹(shù)立大數(shù)據(jù)意識(shí)，在將來(lái)的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)將會(huì)是一個(gè)主要的趨勢(shì)。因此，工作人員要在大數(shù)據(jù)背景下開(kāi)展檔案工作的改革，提高對(duì)檔案工作的重視程度。并且充分利用各種信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）完善管理系統(tǒng)。第一，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理必須擁有科學(xué)合理的體系。所以企業(yè)要制定出相應(yīng)的制度，通過(guò)嚴(yán)格的管理，促使檔案管理獲得最有效、最真實(shí)的數(shù)據(jù)。不僅如此，檔案管理人員必須擁有充足的知識(shí)儲(chǔ)備、信息來(lái)源。而且也要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的管控。此外，檔案管理人員也必須要擁有一定的技術(shù)，熟悉操作各種不同的軟硬件。不僅如此，為了提高檔案管理的效率，更要建立關(guān)于檔案數(shù)據(jù)的操作模型、操作系統(tǒng)，并且進(jìn)行不斷的優(yōu)化。只有這樣，才能促使數(shù)據(jù)的處理和搜集工作更好地開(kāi)展和運(yùn)行，滿足檔案管理者、檔案使用者的各種需要。

（三）對(duì)資源進(jìn)行一定的整合。在信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)也滲透了檔案管理工作的資源整合階段。由于在傳統(tǒng)管理模式的背景下，信息資源零散無(wú)序，檔案管理工作無(wú)法互通。但大數(shù)據(jù)技術(shù)的介入，卻能解決這些問(wèn)題。充分利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)整合技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，可以將檔案里的零散信息串聯(lián)起來(lái)進(jìn)行共享。通過(guò)共享檔案數(shù)據(jù)，避免了資源的浪費(fèi)，減少了勞動(dòng)量和勞動(dòng)成本。不僅如此，檔案管理部門(mén)可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，擴(kuò)大和其他部門(mén)的合作，有效促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)行。

（四）解決信息化背景下檔案“庫(kù)脹”問(wèn)題。如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在大力發(fā)展，信息技術(shù)也得到了使用。各種不同的電子信息文件增多，使得檔案總量越來(lái)越多，給檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成了脹庫(kù)問(wèn)題，比如新增數(shù)據(jù)添加失敗等，這些問(wèn)題除了會(huì)影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的新增資料，而且也無(wú)法及時(shí)建立索引和數(shù)據(jù)歸檔，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)資源分配和存儲(chǔ)不合理。為此，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)框架來(lái)處理海量數(shù)據(jù)。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)框架里的云計(jì)算技術(shù)，能對(duì)資源進(jìn)行合理調(diào)配，其可以容納海量檔案數(shù)據(jù)，提高管理的效率和管理效率。

（五）提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)能力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，所以必須提升工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作熟練程度，促使其掌握信息技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)。為此，企業(yè)要對(duì)這些人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使人員擁有大數(shù)據(jù)意識(shí)。并且引進(jìn)精通數(shù)據(jù)挖掘存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，優(yōu)化檔案管理者的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，促使檔案管理工作更好地開(kāi)展和進(jìn)行。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理工作對(duì)于單位和企業(yè)而言非常重要，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，管理模式也產(chǎn)生了一定的變化。為了適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，必須合理利用信息技術(shù)。相信在將來(lái)，大數(shù)據(jù)檔案資源挖掘會(huì)更深，而且使用和管理也會(huì)越來(lái)越方便?？傮w來(lái)說(shuō)，在大數(shù)據(jù)背景下，將來(lái)的檔案管理工作會(huì)一路高歌，不斷突破。

（一）檔案管理技術(shù)朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理技術(shù)的革新也會(huì)不斷進(jìn)行。除了電子數(shù)據(jù)逐漸普及以外，云計(jì)算等信息處理技術(shù)也會(huì)得到利用，通過(guò)構(gòu)建云平臺(tái)，從而對(duì)檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)的分析。此外，人工智能、知識(shí)圖譜也能在檔案管理中得到一定的利用。而且也會(huì)產(chǎn)生更大數(shù)據(jù)容錯(cuò)計(jì)算的設(shè)備，避免因?yàn)椴粩嗾线^(guò)多的數(shù)據(jù)而產(chǎn)生系統(tǒng)故障，提高管理的效率。

（二）促使檔案的管理更加安全。一些檔案屬于保密文件，因此必須注重安全性。為此，要為檔案的管理營(yíng)造一個(gè)安全的環(huán)境。相信在不久的將來(lái)，會(huì)將檔案管理過(guò)程中所涉及的勞動(dòng)成果納入到我國(guó)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法中，加強(qiáng)對(duì)其的保護(hù)，為檔案管理提供法律保障。不僅如此，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的安全性也會(huì)得到建設(shè)和加強(qiáng)，從而保障檔案管理者和使用者、提交者之間信息交互的安全性，避免信息泄露。最后，未來(lái)還會(huì)產(chǎn)生更先進(jìn)的檔案信息安全保密防護(hù)體系。對(duì)設(shè)備軟件進(jìn)行保護(hù)，提高檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)的安全性，為檔案管理塑造一個(gè)安全的環(huán)境。

五、總結(jié)與體會(huì)

隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代也悄然來(lái)臨，這對(duì)于檔案管理工作而言，不僅是機(jī)遇，同時(shí)也是挑戰(zhàn)。所以在如今的時(shí)代，檔案管理工作更要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，提高檔案管理的效率。