文/朔州市朔城區(qū)檔案館 朱雙梅

現(xiàn)階段，隨著各行業(yè)改革、發(fā)展不斷深入，以及科學技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理也是日漸趨向數(shù)字化發(fā)展與建設方向，數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，并大行其道。最初的檔案管理通常采用紙質(zhì)檔案管理方式，而隨著計算機科學技術(shù)與網(wǎng)絡通信技術(shù)的發(fā)展與應用，數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)，不但取代了紙質(zhì)管理模式，更是成了檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。然而，隨著檔案管理數(shù)字化不斷深入應用，其存在的不足與問題逐漸顯露，必須針對性地采取有效解決措施，方可確保數(shù)字檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，進一步提高檔案管理效率。

一、檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案數(shù)字化管理是把檔案中以紙張、錄音、視頻等介質(zhì)存儲起來的原始信息資料，采用錄入、掃描、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段，儲存在計算機數(shù)據(jù)庫當中，并對這些檔案信息進行分類管理。其大大提高了檔案信息查找的便利性，檔案管理工作效率得到了大幅提升。相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，數(shù)字檔案管理優(yōu)勢十分明顯，例如檔案信息查找、閱讀、維護、備份等工作更為便利，占用空間小且檔案安全性較高。因此，數(shù)字化檔案管理模式的應用與發(fā)展是信息化時代發(fā)展的要求與必然趨勢，對于提高檔案管理效率，更好地服務人民，促進社會與經(jīng)濟發(fā)展都有著重要作用。

二、數(shù)字檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理重要性的深入認識。較之其他工作，檔案管理工作有著極大差別，工作所體現(xiàn)的實際效用不夠明顯，因此其重要性常常被人們所忽略。正是由于這一問題，使得檔案工作者極易陷入理解誤區(qū)，不能深入意識到對檔案進行管理的重要意義，領(lǐng)導者對于檔案工作人員綜合素質(zhì)與工作能力要求也不夠重視，造成了檔案管理工作人員缺乏足夠的工作熱情與積極性。事實上，不少人認為檔案管理是一項不需要技術(shù)含量的工作，對于企業(yè)發(fā)展發(fā)揮的作用極為有限。導致這些問題的根本原因在于，企業(yè)尤其是主要領(lǐng)導者未能充分意識到檔案管理工作重要性，進而在此方面的投入較為有限，使得數(shù)字檔案管理缺乏必要的標準化、規(guī)范化。

（二）數(shù)字檔案管理存在諸多安全隱患。隨著網(wǎng)絡應用范圍與應用效用不斷擴大，以及網(wǎng)絡技術(shù)不斷提升，網(wǎng)絡安全問題引起了人們高度重視，同時網(wǎng)絡系統(tǒng)以及用戶信息安全也面臨著嚴重威脅。據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，新建立的局域網(wǎng)絡受到病毒危害的概率在20%左右，而網(wǎng)絡系統(tǒng)在持續(xù)一段時間運行之后，幾乎無可避免地會受到病毒侵害。網(wǎng)絡技術(shù)水平快速提升展，使得網(wǎng)絡安全問題發(fā)生概率不斷增加，雖然計算機系統(tǒng)帶有防火墻、殺毒軟件等安全防護體系，也難以抵擋黑客、病毒的惡意入侵。對于數(shù)字檔案管理而言，在網(wǎng)絡安全方面沒有充分地做好防護措施，只是進行簡單檔案分類管理難以實現(xiàn)對檔案信息的安全管理，一旦網(wǎng)絡受到病毒攻擊導致網(wǎng)絡癱瘓，極易導致檔案信息泄露、損壞、丟失。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)性和穩(wěn)定性不高。技術(shù)性、專業(yè)性以及連續(xù)性是檔案管理工作的顯著特點，因此，檔案管理工作人員應具備較高的專業(yè)水平與較好的穩(wěn)定性。唯有保證管理人員具備高水平專業(yè)技能水平，才能確保檔案管理擁有高效率。對于檔案管理從業(yè)人員而言，若是檔案管理人員穩(wěn)定性較低，將不利于其自身的長遠發(fā)展；若是檔案管理工作人員缺乏強烈的工作責任意識，未進行長遠工作發(fā)展計劃規(guī)劃，或是缺乏必要的專業(yè)管理知識，對于檔案管理重要性缺乏正確認識，將會使得檔案信息管理喪失真實性與準確性。

三、強化數(shù)字檔案管理的有效措施

（一）提高數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)建設力度。對檔案進行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)在于對信息進行存儲、利用、采集，因此信息采集卡、掃描儀、計算機、打印機等都是檔案管理數(shù)字化建設必不可少的硬件設備。這就決定了企業(yè)必須提高對檔案管理投資力度，充分滿足數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立的所有硬件要求，并加大對管理系統(tǒng)軟件的研發(fā)、使用的投入，進而得到適合企業(yè)檔案管理實際需要的系統(tǒng)軟件。通過建立檔案信息公眾平臺系統(tǒng)，完善檔案信息檢索與管理功能，提高檔案信息管理效率，實現(xiàn)對檔案的標準化、規(guī)范化以及信息化管理。

（二）健全與完善數(shù)字檔案管理制度。基于對數(shù)字檔案管理需求深入分析，對相關(guān)管理制度進行有效完善與徹底落實，進而確保檔案管理各項工作措施順利進行，推動檔案管理數(shù)字化管理水平不斷提升。首先，應對檔案管理工作人員職責進行清晰明確，制定相應的責任制度，讓工作人員按照制度要求規(guī)范地對檔案進行管理。其次，完善數(shù)字檔案管理制度，實現(xiàn)對檔案存儲、整理、使用等標準化管理，切實提高檔案管理效率。再者，完善相關(guān)培訓管理制度，定期展開對檔案管理人員技術(shù)技能、專業(yè)知識、業(yè)務素質(zhì)等的提升培訓，切實提高他們的工作水平，加強對其崗位、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的培訓，明確其發(fā)展方向，提高工作人員的穩(wěn)定性，為數(shù)字檔案管理提高穩(wěn)定的人員保障。此外，還應完善獎懲制度，對工作表現(xiàn)突出，或者對檔案管理服務有著顯著貢獻的人員予以物質(zhì)與精神鼓勵表彰，激發(fā)和提高工作人員的積極性，使其以更飽含熱情投入檔案管理的數(shù)字化建設當中。

（三）提高網(wǎng)絡安全防護技術(shù)水平。網(wǎng)絡的安全性與穩(wěn)定性是數(shù)字檔案管理工作面臨的最大問題。這就要求檔案管理人員必須具備較高的網(wǎng)絡安全防范意識與技術(shù)水平。工作人員在對檔案進行數(shù)字化管理過程中，因基于對檔案信息的深入分析、研究，實現(xiàn)對可開放性與不開放性信息分類保存管理，尤其是要對機密水平較高的信息進行較高水平的加密處理與存儲，確保此類檔案信息的絕對安全。檔案管理工作人員，必須具備較高的計算機專業(yè)應用水平，熟練計算機系統(tǒng)各種操作，具備較高的網(wǎng)絡安全防護技術(shù)。同時，對網(wǎng)絡系統(tǒng)展開定期殺毒、清理，加強對系統(tǒng)軟件、硬件的日常維護力度，避免發(fā)生檔案信息流失、盜取等事件發(fā)生，提高檔案信息安全性。

（四）加強數(shù)字檔案管理人才的培養(yǎng)。數(shù)字化檔案利用率在很大程度上取決于檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，所以要想有效改善數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，則需要做好人才培養(yǎng)工作。企、事業(yè)單位應當要強化數(shù)字檔案的教育工作，積極更新檔案管理人員的工作理念，并樹立起現(xiàn)代化的管理意識，并且做好相應專業(yè)培訓工作，通過使其學習數(shù)字化檔案管理的理論知識和專業(yè)技術(shù)，提高其工作效率和質(zhì)量，從而充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。

四、結(jié)束語

總而言之，企、事業(yè)單位務必充分了解檔案管理重要作用，并且深入分析檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題，并針對性地采取有效措施。同時緊跟時代發(fā)展步伐，不斷提升、完善檔案管理信息化建設水平，更好地發(fā)揮檔案管理的重要價值。