文/東營市人民醫(yī)院 許美村

隨著大數(shù)據(jù)技術的迅速發(fā)展，其可以廣泛應用到不同的工作領域中，從而為新形勢下工作的開展提供了較大的便利。電子會計檔案管理是大數(shù)據(jù)時代的重要舉措。在大數(shù)據(jù)的作用下，會計檔案管理有了質(zhì)的飛躍，較好地促進了會計工作邁上了新的臺階。

一、大數(shù)據(jù)背景下加強電子會計檔案管理的必要性

會計檔案管理在會計工作中處于基礎地位。在傳統(tǒng)的管理方式中，各個環(huán)節(jié)都是人工來完成的。人工操作難免會出現(xiàn)一定的誤差，從而給會計工作造成不可估量的損失。隨著技術的進步，電子檔案管理方式的出現(xiàn)，對于會計檔案管理這項工作而言是一場革命。電子會計管理從根本上改變了管理的方式，由人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X管理。特別在大數(shù)據(jù)時代，會計領域的電子檔案管理主要是運用網(wǎng)絡的形式將紙質(zhì)版的材料進行收集、保存、分析等，通過一系列的網(wǎng)絡化方式，將信息進行共享，減少人工操作環(huán)節(jié)，進一步規(guī)范企業(yè)會計工作。在開展電子會計檔案管理時，最初主要發(fā)揮的是保存功能，將不同的信息錄入到電腦中，方便工作人員根據(jù)工作需要及時調(diào)取信息資料。在大數(shù)據(jù)技術的作用下，電子會計檔案管理發(fā)生了較大的變化，將功能的實現(xiàn)形成了一個完整的鏈條，同時具有較強的優(yōu)勢，主要聚焦在工作地點、工作時間以及資源節(jié)約上。首先，工作地點相對自由。會計檔案的電子管理方式在通常情況下不受地點的限制，只要是工作措施到位，就可以根據(jù)工作需要在不同的地點進行操作，當然其前提是要符合規(guī)程、注重保密。其次，工作時間得以節(jié)省。傳統(tǒng)的人工管理需要花費大量的時間和精力，盡管如此，工作效率依然不高。電子管理方式都是在網(wǎng)絡上操作，在輸入工作方式后，系統(tǒng)進行自動操作，在節(jié)省大量工作時間的同時，極大地提升了管理工作的效率。最后，有效節(jié)約辦公資源。在進行電子檔案管理后，可以減少辦公用品例如紙張、書寫筆、記錄本等使用，在節(jié)約工作量的同時，直接參加管理工作的人員有所減少，節(jié)約了人力資源。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子會計檔案管理過程中存在的不足

在大數(shù)據(jù)背景下，盡管電子會計檔案的管理工作已經(jīng)取得了較大的成效。但是從總體上來看，還是存在著一些問題和不足之處。具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）缺少計算機和會計專業(yè)過硬的人才隊伍。在大數(shù)據(jù)時代做好電子會計工作，尤其是要做好相關的管理業(yè)務，需要業(yè)務非常精良的人才，業(yè)務精良既表現(xiàn)在系統(tǒng)掌握大數(shù)據(jù)等信息技術，也對會計專業(yè)的有關知識有著足夠的把握，更要了解相關的檔案業(yè)務。但是從實際情況來看，從事相關管理的工作人員還不能夠完全適應大數(shù)據(jù)的要求，對信息技術以及計算機技術掌握的還不夠牢固，特別是會計檔案中包含著很多重要的信息，而運用大數(shù)據(jù)等信息技術，需要在安全方面精心謀劃和部署，但是有的工作人員在運用大數(shù)據(jù)等技術時沒有注重相關安全措施的使用，以至于電腦中容易被病毒所侵蝕，使得會計檔案中的一些寶貴的資料出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（二）缺乏有效的相關硬件設備。為了更好地運用大數(shù)據(jù)等技術，使得電子會計檔案得以科學有效管理，需要運用規(guī)范化的硬件設備。這些設備中的配套設施也要符合管理現(xiàn)代化、科學化的需要。但是在實際的管理當中，有的單位在運用大數(shù)據(jù)的時候，會出現(xiàn)硬件設備和管理理念不相配套的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在這些單位在管理上有著科學的、豐富的理念，但是沒有硬件設備作為載體和支撐，所使用的設備已經(jīng)落后于大數(shù)據(jù)的新技術，急需要進行更新。但是由于主客觀等方面的原因，這些硬件設備沒有進行及時的更換，而技術不過硬的設備在運用過程中也無法起到其應有的作用和效果。大數(shù)據(jù)技術是一項嶄新的科學技術，為了運用這項技術并將其運用到不同領域，就需要在設備以及配套方面跟得上，否則就無法達到有效管理的目的。

（三）沒有有效結(jié)合大數(shù)據(jù)技術建立并完善相關的管理制度。在傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，通常是有著一系列或者一整套工作制度作為管理開展的保障。隨著大數(shù)據(jù)技術在管理實踐中的廣泛應用，隨之而來的要有一定的工作制度與之相配套，將大數(shù)據(jù)技術的相關要求融入新形勢下的檔案管理制度中，并運用新的制度來指導管理實踐。盡管有的單位已經(jīng)將大數(shù)據(jù)技術和電子會計檔案管理在具體實踐上進行充分結(jié)合，但是其制度建設上還是不夠健全。會計管理制度融入大數(shù)據(jù)技術的具體指導性、針對性以及有效指導性都不夠強，沒有體現(xiàn)出電子會計管理現(xiàn)代化、科學化的要求。另外，有的制度還不夠完善，相對零散，沒有呈現(xiàn)出系統(tǒng)化的特點，需要對制度進一步健全。

三、大數(shù)據(jù)背景下提升電子會計檔案管理的有效策略

（一）建立專業(yè)的檔案管理隊伍。工作隊伍綜合素質(zhì)的提升，是確保管理取得成效的基礎和前提。在一些單位或部門中，有的會計人員對傳統(tǒng)的檔案方式比較熟悉，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，這都反映出這些會計人員的工作理念滯后，業(yè)務水平有待提升。由于大數(shù)據(jù)技術具有較強的應用性，會計工作人員要努力適應大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，讓自己和新形勢下工作崗位的要求相符合。單位或部門要高度重視會計檔案管理人員業(yè)務水平的提高，一方面在招聘人才時，側(cè)重于招聘既懂計算機技術又懂會計業(yè)務的綜合型人才，這些人才能夠給會計隊伍建設增添新的活力和動力。另一方面，要加強對會計檔案管理人員的培訓。一般情況下，會計人員要承擔檔案管理的重要任務，但是由于工作繁雜，有的會計人員在完成會計業(yè)務后不重視對檔案進行管理，要強化對會計人員的檔案管理培訓，讓他們意識到檔案管理特別是大數(shù)據(jù)時代的電子化管理的重要意義，在工作中自覺按照大數(shù)據(jù)的要求進行科學化管理，提升會計人員的綜合素質(zhì)。

（二）健全電子會計檔案管理的技術系統(tǒng)。電子會計檔案在管理過程中，涉及很多方面的程序，而且對基礎設施等硬件設備的要求非常高。這就要求單位或部門在進行管理時，能夠按照大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展要求，加強電子檔案管理所需要的基礎設施建設，健全完善的管理系統(tǒng)，從而推進會計工作的健康發(fā)展。在完善管理技術系統(tǒng)過程中，首先確保輸入數(shù)據(jù)的準確，建立完備的數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫進行隨時的維護，這也是管理技術系統(tǒng)得以有效開展的基礎和前提。有了數(shù)據(jù)庫后，需要運用相關的技術，按照不同的工作要求，對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)開展相關的識別，實現(xiàn)不同的電子檔案管理功能。在完善管理的技術系統(tǒng)時，有一項內(nèi)容是不能忽視的，那就是對系統(tǒng)的保護。在建立管理技術系統(tǒng)時，要確保系統(tǒng)的安全性，提前做好應急預案以及防御措施，讓管理系統(tǒng)在安全的工作環(huán)境中發(fā)揮作用。

（三）不斷創(chuàng)新電子會計檔案管理的工作模式。電子會計檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，涉及方方面面的工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)，而且每一項工作內(nèi)容和環(huán)節(jié)都會對整個管理產(chǎn)生影響。所以，對于會計部門來說，要準確把握大數(shù)據(jù)背景下電子會計檔案管理的未來走向，在管理的方法上加以鉆研，探索出一條推進會計檔案管理的新路子。例如單位或部門在調(diào)研的基礎上出臺相關的制度，讓所有的工作人員都能夠嚴格遵守；要規(guī)范大數(shù)據(jù)的使用，建立應用技術的相關制度；對工作流程中涉及的檔案資料收集、檔案內(nèi)容歸檔等，健全相應的工作機制；對會計人員在強化電子檔案管理方面加強監(jiān)督，并將監(jiān)督的結(jié)果納入到年末的考核之中；細化檔案管理中獎懲工作標準，增強會計人員的工作積極性和主動性，并全面提升會計人員的管理能力。