文/吉林省公主嶺市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心 溫娜

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位的財(cái)會(huì)檔案管理上新的問(wèn)題不斷涌現(xiàn)。充分把握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案有利于單位對(duì)財(cái)務(wù)做出正確預(yù)判，也是激勵(lì)干部做好各方面工作的基礎(chǔ)。對(duì)于現(xiàn)如今財(cái)會(huì)檔案管理方面必然存在的薄弱環(huán)節(jié)，將在以下提出部分見(jiàn)解，并列出相應(yīng)的對(duì)策。

一、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案的定義

什么是會(huì)計(jì)檔案？會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以檢查單位每項(xiàng)支出的具體內(nèi)容與目的，進(jìn)而判斷單位的工作是否遵守經(jīng)濟(jì)規(guī)律、會(huì)計(jì)資料中是否存在弄虛作假的部分。會(huì)計(jì)檔案也可擬為國(guó)家對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的參考資料。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

為什么單位要對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理？現(xiàn)如今很多事業(yè)單位并不關(guān)注財(cái)務(wù)檔案管理方面。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理理應(yīng)是單位中工作的重點(diǎn)之一，但目前很多事業(yè)單位認(rèn)為財(cái)會(huì)檔案管理部門(mén)形同虛設(shè)，甚至出現(xiàn)任用單位出納兼職財(cái)會(huì)管理人員的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案是對(duì)比單位經(jīng)濟(jì)、分析責(zé)任狀況與經(jīng)濟(jì)事故至關(guān)重要的憑證，是體現(xiàn)單位資金進(jìn)出的重要證據(jù)。不斷參照會(huì)計(jì)檔案，單位才能在當(dāng)前基礎(chǔ)上追求穩(wěn)進(jìn)的創(chuàng)新與改革；做準(zhǔn)落實(shí)會(huì)計(jì)檔案，才能充分調(diào)動(dòng)政工積極性；不斷完善會(huì)計(jì)檔案，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)單位現(xiàn)存的問(wèn)題；定期整理會(huì)計(jì)檔案，才能總結(jié)一定時(shí)段內(nèi)財(cái)務(wù)方面存在的弊端，并有所借鑒不再行“左”；及時(shí)銷(xiāo)毀超過(guò)管理期限的會(huì)計(jì)檔案，才能保持會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)性與完整性。利用會(huì)計(jì)檔案提供的單位中經(jīng)濟(jì)支出的史料，有助于各個(gè)部門(mén)對(duì)單位前景的預(yù)算，對(duì)財(cái)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行編寫(xiě)。由此可見(jiàn)真實(shí)有序的財(cái)務(wù)檔案是上級(jí)決策的重要依據(jù)之一，是促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。萬(wàn)事之根本在經(jīng)濟(jì)——單位做事高效優(yōu)質(zhì)的關(guān)鍵盡在于此。

三、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理方面存在的問(wèn)題與對(duì)策

（一）單位財(cái)務(wù)檔案管理制定的不健全。我國(guó)對(duì)事業(yè)單位財(cái)會(huì)檔案管理方面的法律約束起草較晚，加之單位上層政工對(duì)檔案管理部門(mén)并不夠重視，新政工對(duì)于財(cái)會(huì)檔案部門(mén)的了解一知半解，老干部對(duì)檔案管理的意識(shí)又十分薄弱，群眾對(duì)檔案管理方面的了解不夠透徹，加之各個(gè)事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理方面的宣傳不夠得當(dāng)，使得檔案管理者多為會(huì)計(jì)兼職、財(cái)務(wù)檔案保密性不嚴(yán)、財(cái)務(wù)檔案擺放隨意……《會(huì)計(jì)法》第三十七條規(guī)定：“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。”只有單位提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視度，在思想上加大約束管理，才能做到檔案管理者行事上的嚴(yán)謹(jǐn)。單位應(yīng)著手加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)管理部門(mén)的重視程度，抽派充足的人力資源對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行整理與記錄，加強(qiáng)對(duì)《財(cái)務(wù)檔案保管制度》等會(huì)計(jì)基本守則的宣講，向政工普及財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，進(jìn)而加強(qiáng)大眾監(jiān)督，建立健全財(cái)務(wù)管理制度與管理方式，大力著手對(duì)檔案管理部門(mén)在崗人員的培訓(xùn)，才能為單位的改革創(chuàng)新提供充足的動(dòng)力，為單位的穩(wěn)進(jìn)發(fā)展保駕護(hù)航。

（二）財(cái)務(wù)檔案難以長(zhǎng)期保存使其大部分流失。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案方面的考察，是橫貫檔案工作部門(mén)數(shù)年如一日的日常工作。各個(gè)單位經(jīng)濟(jì)狀況變化十分頻繁，傳統(tǒng)紙質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案難以完整保存，電算化財(cái)務(wù)檔案容易出現(xiàn)消磁情況，檔案的永久性丟失使得單位歷史上的財(cái)務(wù)波動(dòng)難以拿捏，繁多雜亂的檔案使工作人員查詢困難，會(huì)計(jì)檔案容易被惡意改動(dòng)。沒(méi)有專門(mén)的部門(mén)進(jìn)行檔案整理，很難把握住歷史的具體檔案，使新舊財(cái)務(wù)波動(dòng)無(wú)法進(jìn)行對(duì)比，耽誤了單位正常的工作。1.細(xì)化財(cái)會(huì)日常工作。每月定時(shí)將會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，并按憑證匯總?cè)掌诖_定裝訂乘冊(cè)的本數(shù)，摘取憑證內(nèi)的金屬物。將年度會(huì)計(jì)賬簿及時(shí)整理成小冊(cè)，核對(duì)賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)是否與個(gè)人賬戶相等，明確體現(xiàn)單位中支出與收入的偏重點(diǎn)，明確把握單位中各部門(mén)盈虧情況，將各部門(mén)收付款憑證做出詳細(xì)列表。2.對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)。將各組織下達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)性文件做出分類(lèi)，將日常財(cái)務(wù)檔案貼出清晰標(biāo)簽，并分別存放在檔案柜不同格層的相應(yīng)位置。通常近三年的檔案需經(jīng)常查閱，因此近年的檔案文件應(yīng)存放在容易拿取的區(qū)域。檔案管理者同時(shí)應(yīng)該對(duì)永久性文件進(jìn)行妥善保管，在單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案對(duì)比與檔案考察之時(shí)快速準(zhǔn)確地拿出相應(yīng)檔案文件。3.對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行妥善保存?，F(xiàn)如今計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，電算化檔案管理成為財(cái)會(huì)管理人員的“新寵”。時(shí)代的創(chuàng)新必然會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題——雖然相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電算化檔案具備方便，快捷，節(jié)省人力等眾多優(yōu)點(diǎn)；但磁性介質(zhì)很容易消磁，使得重要文件流失造成無(wú)法彌補(bǔ)的嚴(yán)重后果。保存在計(jì)算機(jī)中的文件易被黑客襲擊，造成保密檔案的泄露。因此檔案管理者應(yīng)做到傳統(tǒng)創(chuàng)新一起抓，對(duì)重要檔案進(jìn)行二次錄入，確保檔案的保密性與安全性。4.及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與相關(guān)文件、軟件的升級(jí)。避免由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的丟失，避免由于電算化管理系統(tǒng)與保存文件系統(tǒng)的不一致而導(dǎo)致電算化管理系統(tǒng)無(wú)法使用。及時(shí)做好文件的更新升級(jí)能提高工作效率，充分利用新時(shí)代科技帶來(lái)的便利。

（三）財(cái)會(huì)檔案方面的不真實(shí)性。財(cái)會(huì)檔案管理不周導(dǎo)致惡意分子對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行篡改，危害了財(cái)會(huì)檔案的真實(shí)性。根據(jù)2015年的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中第十二條：“紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)保持原卷的封裝……單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。”那么就需要財(cái)會(huì)檔案管理部門(mén)練就“火眼金睛”，努力辨別政工提交的財(cái)會(huì)檔案是否足夠真實(shí)。在上級(jí)政工要求會(huì)計(jì)人員私自管理檔案時(shí)應(yīng)明確拒絕，在發(fā)現(xiàn)漏洞時(shí)嚴(yán)格剔除其中不真實(shí)成分，且需相應(yīng)的單位經(jīng)濟(jì)證據(jù)，合乎于國(guó)家的各項(xiàng)規(guī)定，不得行事偏激武斷?！掇k法》第十三條“單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。”會(huì)計(jì)檔案本應(yīng)為本單位使用，原則上不得外借，為防止單位的財(cái)會(huì)檔案被不法分子利用，管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格履行《辦法》中的規(guī)定，外部借閱時(shí)應(yīng)手持單位的正式介紹信，經(jīng)主管人員批準(zhǔn)后方可進(jìn)行借閱；會(huì)計(jì)管理人員應(yīng)如期要回借出檔案，并對(duì)歸還后的檔案全面檢查后再進(jìn)行注銷(xiāo)手續(xù)辦理與檔案歸位。竭力禁止政工私自在會(huì)計(jì)檔案中亂涂亂畫(huà)或進(jìn)行標(biāo)記，保證檔案的潔凈與完整，嚴(yán)格防止泄密。《辦法》第十七條會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。各部門(mén)相互制約相互監(jiān)督，分工明確提高工作效率，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性，使檔案記錄與立卷過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)透明。

四、完善財(cái)會(huì)部門(mén)的日常工作

1.注意會(huì)計(jì)檔案的保管期限，上檔部門(mén)應(yīng)列表進(jìn)行記錄，及時(shí)歸納會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到記錄明確、工作利落、不出差錯(cuò)。2.每月定時(shí)完成造冊(cè)工作，對(duì)永久性保存文件進(jìn)行明確的記錄與妥善的保管。年終后如有需拆封整理的檔案，向財(cái)會(huì)部門(mén)匯報(bào)后再進(jìn)行嚴(yán)密的拆封工作。3.嚴(yán)格履行銷(xiāo)毀手續(xù)，科學(xué)銷(xiāo)毀超過(guò)年限的檔案部分。4.做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作。5.應(yīng)不斷規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理，仔細(xì)進(jìn)行檢查，在規(guī)范合理的檔案封面加蓋印章，增強(qiáng)立卷的科學(xué)性。6.掌握電算化技術(shù)，提高自身素質(zhì)，提高工資效率，充分利用科技優(yōu)勢(shì)，節(jié)省單位人力資源，促進(jìn)單位創(chuàng)新發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)歷史的記錄。會(huì)計(jì)檔案在單位不斷創(chuàng)新改革的過(guò)程中無(wú)可替代的參考作用，在政工制定工作規(guī)劃的過(guò)程中發(fā)揮了至關(guān)重要的指向作用。在新時(shí)代，我們要克服以往工作中出現(xiàn)的不健全、易流失、不真實(shí)等弊端；做到細(xì)化會(huì)計(jì)日常工作、妥善保管會(huì)計(jì)檔案、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)則。維護(hù)財(cái)會(huì)檔案完整性，充分發(fā)揮財(cái)會(huì)檔案的重要作用，更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制改革與社會(huì)主義發(fā)展的需要，使會(huì)計(jì)工作的不斷完善，穩(wěn)進(jìn)向前。