文/中山市自然資源檔案館 王可

隨著自然資源部的成立，國土、城鄉(xiāng)規(guī)劃、林業(yè)、海洋、水利等部門業(yè)務(wù)的整合，使得相關(guān)檔案管理部門也有新的變化，檔案管理進(jìn)入自然資源檔案發(fā)展階段。自然資源檔案是城鄉(xiāng)發(fā)展、社會治理工作的重要依據(jù)和憑證，因此高效、安全的管理自然資源檔案，提供良好的數(shù)據(jù)支撐，有利于城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展。但由于歷史形成的習(xí)慣和技術(shù)水平參差不齊等原因，各地在檔案服務(wù)水平上存在較大差異，特別是一些中小城市檔案管理存在很多問題，服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高。

一、自然資源檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣，存在海量數(shù)據(jù)。目前的自然資源檔案類別多樣，分散在各個部門（國土、規(guī)劃、海洋、林業(yè)、水利等），具體可分為規(guī)劃編制類、業(yè)務(wù)審批類、基礎(chǔ)資料類等，且版本眾多，存在海量的紙質(zhì)檔案和電子檔案。單就圖紙而言，各個業(yè)務(wù)部門采用的坐標(biāo)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)格式就存在多種，急需統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（二）檔案關(guān)聯(lián)性大，歸檔有其特殊性。就項目審批而言，按照項目的全生命周期（用地或用海審批、報建審批、施工審批、竣工驗收）形成的檔案資料，可以組成一個有機(jī)的整體。就同一用地而言，從規(guī)劃編制、行政審批到監(jiān)督核實，雖然在不同的階段形成的資料有區(qū)別，但是它們基于同一空間位置，內(nèi)在互相關(guān)聯(lián)。

（三）檔案工作人員業(yè)務(wù)參差不齊。業(yè)務(wù)部門都有各自的檔案管理部門，機(jī)構(gòu)配置、人員的業(yè)務(wù)水平也存在差異。且大部分部門檔案管理人員，主要善于紙質(zhì)檔案的管理，對電子檔案尤其是專業(yè)格式的電子檔案不熟悉，與業(yè)務(wù)審批人員、設(shè)計人員溝通存在一定困難。

（四）檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。由于長期以來相關(guān)部門對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致投入不足，進(jìn)而使得檔案保管設(shè)施存在一定程度的老化、軟硬件設(shè)施不足以滿足海量檔案需求，檔案數(shù)字化滯后、電子檔案沒法按時歸檔，檔案的安全和更新得不到應(yīng)有保障。

（五）檔案信息化建設(shè)較其他行業(yè)發(fā)展緩慢。隨著信息時代的發(fā)展，檔案也進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時代，雖然不同業(yè)務(wù)部門都開發(fā)了各自的檔案信息系統(tǒng)，但大部分部門只是簡單地把紙質(zhì)檔案掃描，對檔案文件的編號、著錄、年份或者登記類目進(jìn)行查詢檢索，檔案系統(tǒng)基本沒有和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)（包含檔案系統(tǒng)）各自存在，沒有互聯(lián)互通，無法實現(xiàn)信息共享。由于網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，很多管理部門開發(fā)了一張圖等空間系統(tǒng)，但很少在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用。機(jī)構(gòu)合并后，如何利用最新的信息技術(shù)和管理方法，將這些部門檔案有效進(jìn)行整合，高效管理自然資源檔案，已經(jīng)成為當(dāng)前自然資源檔案研究的熱點。本文將針對當(dāng)前形勢下的自然資源檔案管理提出一些對策，希望對自然資源檔案管理具有一定的幫助。

二、做好自然資源檔案管理的對策

（一）深入調(diào)查研究，完善自然資源檔案管理制度。檔案工作者應(yīng)積極主動開展工作，摸清機(jī)構(gòu)合并后不同部門檔案的現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)國內(nèi)國際先進(jìn)的工作經(jīng)驗，根據(jù)最新的國家政策制度等，制定符合具體情況的自然資源檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。做好和相關(guān)部門的制度銜接，從檔案收集、檔案整理、檔案保管利用等方面制定嚴(yán)格的工作細(xì)則。工作職責(zé)方面，具體工作細(xì)化到個人，提升工作人員的責(zé)任心，提高工作效率。與此同時，因為合并后檔案的特殊性和復(fù)雜性，需要重新制定和更新各項標(biāo)準(zhǔn)，注意制定的標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、可行、實用。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。因為機(jī)構(gòu)改革，檔案工作人員不能只熟悉某一方面的業(yè)務(wù)檔案，還要熟悉國土、規(guī)劃、林業(yè)、水利、海洋等業(yè)務(wù)檔案知識；與此同時，因為檔案數(shù)據(jù)的多樣性，檔案工作人員還要重視檔案工作和其他專業(yè)融合，重視計算機(jī)、地理空間信息等專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)，讓自身成為綜合自然資源檔案管理人才。除了加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息安全培訓(xùn)外，更要注重人才引進(jìn)，尤其是既熟悉業(yè)務(wù)又熟悉檔案熟悉計算機(jī)的復(fù)合型人才。

（三）加大投入，提高檔案基礎(chǔ)設(shè)施水平。隨著機(jī)構(gòu)的合并，海量的檔案資料涌入檔案管理部門，紙質(zhì)檔案和電子檔案的庫房以及計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)等必將超出負(fù)荷，有必要加大投入，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行升級。詳細(xì)說明檔案目前存在的困難，爭取主管部門的重視，獲得更多支持。升級計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)、庫房、數(shù)字化設(shè)備，打造數(shù)字檔案室等，尤其是要加強(qiáng)安保方面的設(shè)施的投入，及時升級安全防御系統(tǒng)等，保障檔案的安全和及時更新。

（四）以大數(shù)據(jù)平臺為手段，提高自然資源檔案信息化水平，創(chuàng)新自然資源檔案的利用方式。1.利用機(jī)構(gòu)改革的優(yōu)勢，以空間規(guī)劃信息平臺為依托，同時引進(jìn)有效OCR文檔識別技術(shù)等對掃描紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行全文檢索，將空間查詢與智能檢索相結(jié)合，提供多樣、安全、高效、便捷的綜合查詢服務(wù)，進(jìn)一步提高自然資源檔案利用效率。2.無縫對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做好檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，開發(fā)相應(yīng)的接口和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)互聯(lián)互通。進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)劃編制、用地審批、報建、竣工驗收等一系列業(yè)務(wù)檔案的收集，嚴(yán)格依照電子檔案管理規(guī)范及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，做好項目審批全生命周期電子檔案的接收與歸檔，在電子檔案產(chǎn)生的同時，及時歸檔對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，認(rèn)真核對電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性，保證整個項目電子檔案的真實性、完整性、可讀性和可靠性。與此同時，業(yè)務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照相關(guān)流程調(diào)閱檔案系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)。如果條件允許，建議將各類系統(tǒng)進(jìn)行整合，實現(xiàn)一站登錄。3.逐步推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，在互聯(lián)網(wǎng)（PC端和移動端），通過數(shù)據(jù)脫密等處理手段，開通公眾查詢系統(tǒng)的接口，群眾通過公眾查詢系統(tǒng)，通過空間定位、智能檢索等多種方式優(yōu)先了解檔案目錄等信息和提交數(shù)據(jù)申請，然后可根據(jù)實際需要，前往檔案部門查詢其所需檔案資料。對于檔案部門可以通過信息共享方式獲取的申請材料，原則上不再要求申請人重復(fù)提交，進(jìn)一步縮短檔案利用的辦理時限，貫徹落實國家深化“放管服”改革等工作部署，為社會各界提供更加高效便捷的服務(wù)。4.利用大數(shù)據(jù)手段對海量檔案進(jìn)行深入挖掘，分析形成一批高效的編研成果，為行政管理和城市發(fā)展決策提供支撐。與此同時，還可以利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對已有數(shù)據(jù)及應(yīng)用情況進(jìn)行分析，為各類用戶提供個性化服務(wù)，提高服務(wù)水平。

三、結(jié)束語

當(dāng)然，檔案工作作為政府服務(wù)和管理整體中的一部分，最重要的是需要社會認(rèn)可、政府重視、主管部門加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)制度銜接，有效整合各方資源，才能有效提升檔案的綜合服務(wù)水平。