文/吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理中心 齊明儒

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了變革，信息化和電子政務成為新形勢下檔案管理的主要發(fā)展趨勢。在檔案管理新舊模式碰撞下的檔案管理工作，依然存在一些問題，這些問題甚至嚴重影響著檔案管理工作的順利開展。所以，有必要深入分析新形勢下檔案管理的突出問題，結(jié)合實際情況提出有效的解決對策。

一、新形勢下檔案管理的重要性

檔案是社會組織及個人在政治、經(jīng)濟、軍事、科學、技術(shù)、文化等領(lǐng)域參與活動的歷史記錄，是反映社會活動的真實依據(jù)。首先，環(huán)衛(wèi)檔案作為城市環(huán)境保護體系的重要內(nèi)容，能夠反映出一個城市的經(jīng)濟發(fā)展水平、人們的生活水平及對檔案管理工作的重視程度。其次，環(huán)衛(wèi)檔案管理水平也能夠反映城鎮(zhèn)居民素質(zhì)水平，體現(xiàn)了城市居民整體素質(zhì)。所以，環(huán)衛(wèi)工作在一定程度上能夠反映城市的社會問題。環(huán)衛(wèi)工作需要城市居民的自覺性。如果該城市居民普遍素質(zhì)較高，則環(huán)衛(wèi)工的工作質(zhì)量也相對較高。所以，環(huán)衛(wèi)檔案管理能夠增加城市經(jīng)濟效益和社會效益，節(jié)約城市垃圾管理成本。最后，環(huán)衛(wèi)檔案管理水平也能夠反映出城市整體管理水平。城市管理中提升居民生活水平是第一要務，而其中生活環(huán)境水平則是居民生活水平的重要部分。環(huán)衛(wèi)檔案管理水平就能夠間接體現(xiàn)城市管理水平。在經(jīng)濟全球化進程加快的新形勢下，城鎮(zhèn)化進程也逐步加快，這就對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理模式，使環(huán)衛(wèi)管理工作與時俱進成為關(guān)系城市居民生活水平以及城市整體管理水平的重要途徑。

二、新形勢下環(huán)衛(wèi)檔案管理的突出問題

環(huán)衛(wèi)工作是城市環(huán)境保護的護盾，其檔案管理工作水平直接關(guān)系到城市整體發(fā)展水平。但近年來，雖然社會、經(jīng)濟和人民素質(zhì)普遍得到提升。但環(huán)衛(wèi)檔案管理水平卻沒有完全得到創(chuàng)新。部分領(lǐng)導不重視檔案管理工作，檔案數(shù)據(jù)常常缺失等都是直接或間接導致檔案管理不能適應新形勢發(fā)展要求的重要因素。

（一）環(huán)衛(wèi)檔案管理數(shù)據(jù)更新不及時。首先，部分城市管理人員對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不夠重視，導致環(huán)衛(wèi)檔案管理的領(lǐng)導體制和工作機制不健全。在管理工作中職責不明，就容易導致檔案管理缺乏規(guī)范化。其次，檔案管理在社會工作體系中地位并不高，檔案材料的收集和保存沒有得到重視，就容易導致檔案缺乏真實性、和標準性。檔案管理人員在對材料的管理中不能嚴格按照規(guī)章制度辦事，數(shù)據(jù)更新不及時，資料核對不準確等等，都容易導致信息失真，久而久之，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作已趨于形式化，檔案管理的價值大大降低。

（二）環(huán)衛(wèi)檔案管理工作體系不健全。在城市管理當中，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員應具備一定的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力。但在實際環(huán)衛(wèi)檔案管理中，卻存在著一些專業(yè)水平不高，缺乏職業(yè)素質(zhì)的管理人員。這些檔案管理人員并不能很好地適應社會、城市、時代的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：首先，部分綜合素質(zhì)低的檔案管理人員不能充分認識到環(huán)衛(wèi)檔案管理的重要性，錯將環(huán)衛(wèi)檔案管理歸納為普通材料管理，不認真對待信息的真實性和準確性，更無法有效適應現(xiàn)代辦公環(huán)境。其次，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能全身心投入到環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中，無法對環(huán)衛(wèi)檔案進行整理歸檔。最后，雖然單位建立了規(guī)章制度，但制度的落實卻存在困難。具體表現(xiàn)為口號多、針對性少、實用性不強等。

（三）環(huán)衛(wèi)檔案管理工作缺乏信息化。環(huán)衛(wèi)工在城市建設和管理中一直處于較基礎層級，因此很多人認為環(huán)衛(wèi)檔案管理實現(xiàn)信息化管理沒有必要。但近年來，很多城市都加大環(huán)衛(wèi)檔案管理的信息化建設，這就給新形勢下的環(huán)衛(wèi)檔案管理帶來了新的機遇。就目前來看，環(huán)衛(wèi)檔案管理中的大部分工作仍不能做到信息化管理，部分搜索工作仍不能滿足數(shù)字化管理需求。所以，信息化在環(huán)衛(wèi)檔案管理中仍需要進一步探索和實踐。大部分工作仍需要人工完成。所以，現(xiàn)階段的環(huán)衛(wèi)檔案管理中查找和搜集信息仍不能實現(xiàn)數(shù)字化和信息化，不能滿足新形勢對檔案管理工作的快、準、精的要求。

（四）環(huán)衛(wèi)檔案管理人員素質(zhì)不統(tǒng)一。首先，環(huán)衛(wèi)檔案管理需要資金、人才、技術(shù)、設備等大量投入。所以，很多人認為環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能得到直接經(jīng)濟效益，管理層也就容易忽視環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的設備、人才、技術(shù)等革新。這也是導致環(huán)衛(wèi)檔案管理工作不能實現(xiàn)現(xiàn)代化進程的制約因素之一。其次，多數(shù)環(huán)衛(wèi)單位檔案沒有專職檔案管理人員，很大一部分檔案管理人員沒有時間學習檔案專業(yè)管理技能。最后。相關(guān)領(lǐng)導也沒有安全布置學習檔案業(yè)務，導致檔案管理人員對檔案管理缺乏全面認識，業(yè)務不熟練，職業(yè)素質(zhì)缺乏等現(xiàn)象較為普遍。所以，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合素質(zhì)不能適應新形勢下對環(huán)衛(wèi)檔案管理的需求。

三、提升環(huán)衛(wèi)檔案管理效率的對策

（一）提升對環(huán)衛(wèi)檔案管理重要性的認識。各級領(lǐng)導應加強對做好環(huán)衛(wèi)檔案管理工作重要性的認識，切實落實對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的改革措施。單位領(lǐng)導應定期聽取情況匯報，及時監(jiān)督檢查環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的質(zhì)量。研究解決檔案管理工作的突出情況。定期布置環(huán)衛(wèi)檔案管理工作計劃，做好檔案管理工作安排、調(diào)查和監(jiān)督工作。單位領(lǐng)導不定時對檔案管理情況進行調(diào)研，針對實際工作情況提出改善要求，確保檔案管理工作取得實質(zhì)進展。

（二）健全環(huán)衛(wèi)檔案管理的各項規(guī)章制度?！稒n案法》規(guī)定結(jié)合單位檔案管理實際情況，通過自下而上，多次征求意見，制定完善的檔案材料的收集、歸檔、整理、移交、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計、銷毀等各項規(guī)章制度。所以，在環(huán)衛(wèi)檔案管理單位應制定完善的歸檔制度，按照三下兩上的原則，建立針對性和操作性強的規(guī)章制度。首先由檔案管理領(lǐng)導小組確定方案，會議落實人員布置，然后建立歸檔制度由各個處室根據(jù)實際情況落實。檔案管理領(lǐng)導小組再根據(jù)課時提報情況對動員內(nèi)容進行整改和研究。最后整改后的方案作為提報稿交給單位檔案管理領(lǐng)導小組，通過后才能夠以正式文件印發(fā)執(zhí)行。通過嚴格的程序健全完善環(huán)衛(wèi)檔案管理制度，為檔案管理工作提供保障。

（三）完善環(huán)衛(wèi)檔案管理中的軟硬件設施。環(huán)衛(wèi)檔案管理需要人才、技術(shù)、資金、設備等方面的投入。為了盡快實現(xiàn)信息化和數(shù)字化檔案管理。環(huán)衛(wèi)處應加大資金投入，購置檔案數(shù)字化設備，融入外包所需經(jīng)費。嚴格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求成立專門檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組，并發(fā)布公告公開招標。其次，對數(shù)字化加工設備和數(shù)字化加工人員等進行安全保密的審核。同時對人員進行不定期考核，對相關(guān)設備進行定期檢查。確保檔案管理數(shù)字化的基本面貌，并在此基礎上提升檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案管理提供更加便捷、準確、快速的數(shù)字化和信息化管理服務。

（四）加強對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的綜合培訓。加強對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員提供業(yè)務素質(zhì)和操作技能等方面的培訓和考核。將環(huán)衛(wèi)檔案管理知識植入單位年度業(yè)務培訓范疇，最后實現(xiàn)檔案管理知識的全覆蓋。通過不斷地培訓和考核加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在日常工作中應選拔責任心強、業(yè)務水平高、政治素質(zhì)高的人員擔任檔案管理崗位。盡量保持環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

四、結(jié)語

總之，隨著社會經(jīng)濟、科技以及人民生活水平的普遍提升，人們對生活質(zhì)量的要求逐漸提高。環(huán)衛(wèi)工作為城市環(huán)境保護的重要護盾，其檔案管理工作也應得到重視。但現(xiàn)階段環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的管理體制、管理環(huán)境、管理人員和管理質(zhì)量顯然不能滿足新形勢下對檔案管理的要求。所以，有必要健全檔案管理制度，提升領(lǐng)導人員對檔案管理的關(guān)注度，加強檔案管理人員的培訓和考核，完善檔案管理的硬軟件設施。從而盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化管理，使檔案管理加快適應新形勢下檔案管理快、準、穩(wěn)的要求。