文/吉林省煤田地質(zhì)局一〇二勘探隊(duì) 李薇

優(yōu)化檔案管理工作可以良好地發(fā)揮檔案資源的作用，給各項(xiàng)工作的展開提供良好的信息參考，有效落實(shí)各項(xiàng)管理工作。結(jié)合新時(shí)代信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中廣泛應(yīng)用的情形，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)力度，為有效利用檔案資源提供良好的條件。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著數(shù)字化、信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，這樣的方式能夠不斷推進(jìn)檔案管理工作信息化的進(jìn)程。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來越重要，并且對(duì)檔案管理提出非常高的要求，推進(jìn)了檔案管理工作信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化可以確保檔案原文檔的完整真實(shí)性，有利于對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用。檔案的信息化管理可以讓檔案整理以及分類變得更加輕松，也可以規(guī)范檔案管理工作。在現(xiàn)如今的信息化社會(huì)中，要緊握有利時(shí)機(jī)，加快辦公信息化進(jìn)程，從而做好檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化足以讓工作人員提高處理檔案的效率，從而提高檔案處理速度，節(jié)省辦公費(fèi)用與空間，更便于工作人員的查找。在全新的歷史發(fā)展階段，一定要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加大檔案信息化建設(shè)設(shè)備支持。目前在信息技術(shù)獲得社會(huì)上普遍應(yīng)用的前提下，為了能夠保證檔案管理工作的良好效果，為優(yōu)化利用檔案資源創(chuàng)設(shè)條件，需要在檔案管理工作當(dāng)中充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，加快檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程。具體的工作當(dāng)中，增加資金投入力度，引入先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，配置計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)軟件，從而順利實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)工作。與此同時(shí)，在信息技術(shù)的支持之下，要拓展延伸檔案管理對(duì)象，把電子文件、視頻資料等都?xì)w入到檔案管理工作當(dāng)中去，保障檔案資源的全面有效性。在這個(gè)流程當(dāng)中，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，在大量搜集檔案信息的前提下，針對(duì)檔案進(jìn)行分類別儲(chǔ)存與管理，為今后的檔案資源的查詢與利用提供便利的條件。另外，為了順利推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，還需要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)力度，確保檔案管理工作人員采用信息技術(shù)展開檔案管理工作，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供良好的幫助。

（二）提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)當(dāng)中檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)屬于重點(diǎn)內(nèi)容，具體包括檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)與服務(wù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有在確定的標(biāo)準(zhǔn)之下，才可以良好有效地提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)而確保檔案信息化建設(shè)中檔案的真實(shí)可靠性。若不存在這些標(biāo)準(zhǔn)，那么就無法建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息。因此要把檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理辦法相結(jié)合，現(xiàn)如今，我國(guó)依然在延續(xù)利用傳統(tǒng)的檔案管理方法，無法實(shí)現(xiàn)在短時(shí)間里的檔案信息化管理，因此，需要在工作過程中將傳統(tǒng)檔案管理的方法結(jié)合檔案管理信息化方法，盡快做好檔案管理信息化建設(shè)。此外，做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人員的檔案管理信息化水平，在單位內(nèi)部展開提高職工專業(yè)水平的活動(dòng)，促使職工形成一個(gè)和諧的團(tuán)體，幫助檔案管理工作人員全方位了解檔案管理信息化的內(nèi)容，而且可以順利地將檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理方法結(jié)合起來，從而不斷朝著檔案管理信息化方向過渡。

（三）建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。嚴(yán)格根據(jù)實(shí)際情況，建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑。檔案信息網(wǎng)站具體功能有：利用網(wǎng)頁(yè)形式給有關(guān)工作者提供檔案信息服務(wù)，展開網(wǎng)上查詢、整理與下載電子檔案與其他的瀏覽使用服務(wù)。建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站作為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要手段。所以，為了更好地提高建設(shè)檔案信息化的能力，就要不斷增強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)能力，加速對(duì)檔案信息資源的共享。這樣一來，才能讓檔案管理工作與新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢(shì)相吻合，才能夠推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。另外，還需要主動(dòng)聯(lián)系國(guó)內(nèi)外具有較強(qiáng)技術(shù)實(shí)力的軟硬件公司，打造出一整套可以適應(yīng)發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案信息更新?lián)Q代的頻率，充分滿足對(duì)數(shù)據(jù)信息有效使用和管理的目的。

（四）完善檔案信息化監(jiān)督制度。完善的檔案信息化監(jiān)督制度能夠保障檔案管理信息化過程獲得制約和監(jiān)督，保證其過程是符合法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)。完善監(jiān)督制度能夠調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員的工作積極主動(dòng)性，培養(yǎng)出檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，從而提高檔案資料的信息安全水平。單位一定要充分應(yīng)用內(nèi)外部的監(jiān)督，讓二者良好的結(jié)合、補(bǔ)充以及合作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握好檔案管理信息化中存在的威脅，之后調(diào)整錯(cuò)誤的做法，保證可以建設(shè)出一個(gè)高效安全的檔案管理信息化系統(tǒng)。

（五）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理信息化與檔案管理人員的綜合素質(zhì)緊密相關(guān)，檔案管理人員要充分了解到檔案管理工作的重要意義，而且要從多個(gè)方面找尋管理方法，在信息時(shí)代健全管理模式，建立起完整的管理體系，推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)與發(fā)展，并且為提高檔案資源利用率做好鋪墊。在實(shí)際工作當(dāng)中，想要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，就需要從以下幾方面入手：首先，提供給檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，促使他們更快速地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，樹立起積極主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，還需要在充分考慮檔案資源的條件下，完善檔案管理主動(dòng)服務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理工作的效率。其次，針對(duì)檔案管理工作人員提供信息技術(shù)教育，讓他們可以把信息技術(shù)使用到檔案管理的實(shí)踐過程中來，從而全方位提高檔案管理工作的發(fā)展水平。最后，各個(gè)單位要重視與自身實(shí)際情況相結(jié)合，培養(yǎng)出檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，讓他們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐過程中可以緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，參加到學(xué)習(xí)與探索活動(dòng)當(dāng)中來，堅(jiān)持良好的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變檔案建設(shè)與管理的工作，從而促使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（六）創(chuàng)建檔案管理信息化應(yīng)用模式。檔案管理當(dāng)中需要堅(jiān)持不懈地對(duì)管理途徑進(jìn)行開發(fā)，有效貫徹落實(shí)檔案管理工作，從而可以讓檔案信息化建設(shè)發(fā)揮出良好的作用。并且需要完善信息平臺(tái)，在公開檔案信息時(shí)，提供給大眾最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。并且，檔案管理工作者還能夠采用信息平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)共享共用檔案信息，提高檔案管理使用的效率。目前，隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，單位只有建立起大數(shù)據(jù)平臺(tái)，才可以良好的收集整理檔案信息，為單位工作提供良好的參考依據(jù)。建設(shè)檔案管理信息化的過程中，完善檔案管理模式后才可以完善檔案信息化建設(shè)，這樣才可以將檔案的作用最大程度地發(fā)揮出來，給大眾帶來便利，讓單位可以從紛繁復(fù)雜的檔案管理工作當(dāng)中脫離出來，具備更充足的時(shí)間來解決大眾難題，從而提高政府部門的服務(wù)水平，讓大眾體會(huì)到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，通過系統(tǒng)介紹檔案管理信息化建設(shè)的措施，充分了解到我國(guó)檔案管理工作信息化的模式，同時(shí)符合我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，推動(dòng)單位的順利發(fā)展。各個(gè)單位檔案管理展開信息化整體規(guī)劃過程中，一定要預(yù)先做好規(guī)劃的流程，將信息安全工作做到位，利用全新的檔案管理工作方式。此外，在當(dāng)前的單位改革過程中，要緊握這個(gè)發(fā)展機(jī)遇，沉著應(yīng)對(duì)，積極創(chuàng)新，充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法，真正使單位檔案管理工作良好發(fā)展。