文/國核工程有限公司 龍雪茹

由于核電工程項(xiàng)目具有投資大、技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)周期長、科技含量高、質(zhì)量和安全要求高的特點(diǎn)；核電項(xiàng)目文件具有文件數(shù)量大、版次多、文件間相互關(guān)系復(fù)雜、保存時(shí)間長、質(zhì)量要求高的特點(diǎn)；而DA/T28-2018建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范中4.4要求：建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管理，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。4.5項(xiàng)目檔案的要求是：項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。而文檔一體化管理適合文件生命周期理論，符合核電項(xiàng)目管理特點(diǎn)，滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，因此核電項(xiàng)目較早借鑒并將文檔一體化管理運(yùn)用到核電項(xiàng)目檔案管理中。

一、實(shí)施文檔一體化管理的重要性和意義

文檔一體化管理是以文件生命周期的理論為依據(jù)，從文件管理和檔案管理的連續(xù)性和整體出發(fā)，將其融入統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，使之成為一個(gè)有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過程管理，達(dá)到文件與檔案資源的最優(yōu)管理和利用效果。實(shí)施文檔一體化管理就是要實(shí)現(xiàn)文檔管理和檔案管理的無縫銜接，達(dá)到對檔案工作的前端控制，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，最終實(shí)現(xiàn)文件控制工作與檔案管理工作信息共享的目的。檔案的前端控制是對電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，所以項(xiàng)目文檔控制與檔案前端控制都是為了滿足核電檔案的要求：原始性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。

二、核電文檔管理系統(tǒng)在核電工程建設(shè)中承載的功能

核電文檔管理系統(tǒng)主要包括項(xiàng)目文檔管理、工作流程管理、保密管理、文件交換管理、文件傳遞和分發(fā)、文件的歸檔移交、文件存儲、借閱等功能和模塊。該系統(tǒng)維護(hù)文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及文件之間的聯(lián)系，并使其具有證據(jù)價(jià)值和參考價(jià)值。

項(xiàng)目文檔管理是核電項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是項(xiàng)目建設(shè)過程中安全、質(zhì)量、進(jìn)度、成本控制等活動(dòng)的真實(shí)記錄和證據(jù)。因此核電文檔管理系統(tǒng)應(yīng)對電子文件在生成、編碼、流轉(zhuǎn)、版本控制、接收等活動(dòng)中實(shí)施管理和控制，以滿足核電項(xiàng)目建設(shè)在整個(gè)建設(shè)周期各項(xiàng)活動(dòng)的順利開展和提供依據(jù)，為項(xiàng)目文檔控制保駕護(hù)航。項(xiàng)目文檔控制，簡稱項(xiàng)目文控工作，是指項(xiàng)目文檔管理部門通過制定各種文件管理程序、規(guī)范與制度，建立項(xiàng)目文檔管理體系，確保項(xiàng)目文件(包括函件、工程技術(shù)文件以及管理文件等)有效受控和及時(shí)準(zhǔn)確傳遞，為項(xiàng)目順利開展提供信息保證的一種管理工作。工程項(xiàng)目文檔控制人員的工作重心在于建立并維護(hù)項(xiàng)目各類文件的管理、流轉(zhuǎn)，使之自始至終都處于可控狀態(tài)。因此核電文檔管理系統(tǒng)是文檔管理工作的有效工具和載體，通過該系統(tǒng)來實(shí)施文檔一體化管理的數(shù)據(jù)信息處理。保證和完成核電項(xiàng)目海量文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、處置和利用。

三、開發(fā)核電工程管理特色的業(yè)務(wù)流程，保障工程進(jìn)度，規(guī)范文件質(zhì)量

核電文檔業(yè)務(wù)流程涵蓋從文件的形成（收集、捕獲和積累）、傳輸（發(fā)送和接收）、整理組卷、歸檔、保管、利用及鑒定直至處置的全過程，并通過文檔管理系統(tǒng)實(shí)施全過程的管理與監(jiān)控。一份文件從系統(tǒng)中固化模板的生成，到發(fā)起編、審、批流程，再到發(fā)布、分發(fā)、利用。在這一階段文檔管理系統(tǒng)完成了編碼控制、規(guī)范格式、審批流轉(zhuǎn)、生效分發(fā)的功能。由項(xiàng)目文控人員實(shí)施全程監(jiān)督和管控，文件規(guī)范性得到有力保障。文件的歸檔移交流程，到整編庫，實(shí)現(xiàn)了預(yù)歸檔功能。最后經(jīng)過系統(tǒng)進(jìn)行案卷整理，案卷標(biāo)識，完成歸檔和組卷。一份文件整個(gè)生命周期都在文檔管理系統(tǒng)完成，整合信息、重組信息、加工信息，達(dá)到最大化的文檔信息利用一體化。

以國核工程有限公司文檔管理系統(tǒng)中的RFI/EDCR流程為例，從發(fā)起方發(fā)起流程，系統(tǒng)自動(dòng)取號，到參與審核方進(jìn)行審查，再到設(shè)計(jì)院進(jìn)行審準(zhǔn)，生成一份新的完整有效的文件，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨組織機(jī)構(gòu)文件審批流轉(zhuǎn)。這種高效流轉(zhuǎn)的方式，人員可通過流程日志查看流程的節(jié)點(diǎn)和進(jìn)度，方便跟蹤管理文件。合同、商務(wù)類文件、程序類文件使用的文件歸檔移交流程，解決了信息分散、入口多、紙質(zhì)依賴程度高、信息共享率低等問題。做到即時(shí)產(chǎn)生、即時(shí)歸檔。紙質(zhì)與電子同步歸檔移交。杜絕了紙質(zhì)文件長期分散在個(gè)人手里，易損壞、丟失、收集困難的尷尬。核電文檔管理系統(tǒng)還有ITP、NCR、EP接口提資單等諸多業(yè)務(wù)流程，這些流程的開發(fā)和使用，提高了工作效率，保障了工程進(jìn)度，同時(shí)也最大化的規(guī)范了電子文件質(zhì)量。使文件在文檔管理系統(tǒng)中由文件轉(zhuǎn)化為檔案，使文件處理過程中的數(shù)據(jù)信息為檔案所利用，很好地詮釋了文檔一體化管理的科學(xué)性和重要性。

四、文檔管理系統(tǒng)的信息對接和網(wǎng)絡(luò)支持，實(shí)現(xiàn)多方文件交換與傳遞

信息技術(shù)的應(yīng)用更加有利于發(fā)揮文檔一體化管理的優(yōu)勢。在信息化條件下，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建文檔管理系統(tǒng)的集成服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)與交換區(qū)等外部系統(tǒng)的集成，提供一些擴(kuò)展服務(wù)。核電項(xiàng)目涉及業(yè)主、工程公司、監(jiān)理公司、合作伙伴、設(shè)計(jì)單位、供貨廠商等眾多參與方。通過與合同接口單位建立規(guī)范的通訊渠道，實(shí)現(xiàn)與多方使用文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行文件傳遞和分發(fā)，為項(xiàng)目各參與方及時(shí)、準(zhǔn)確、方便安全地發(fā)布和瀏覽項(xiàng)目文件提供統(tǒng)一的信息平臺，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件有效控制和管理。

以國核工程有限公司文檔管理系統(tǒng)中的前置區(qū)和eRoom為例，開通了前置區(qū)的單位可與國核工程有限公司海陽項(xiàng)目部通過前置區(qū)傳遞文件、分發(fā)文件。并且可延伸到業(yè)務(wù)流程的辦理。進(jìn)行文件的瀏覽、下載、檢查以及文件屬性的著錄和變更。這種交換文件的方式不同于傳統(tǒng)的郵箱方式，它具有安全、穩(wěn)定、不受網(wǎng)絡(luò)、文件大小等的限制。eRoom作為連接眾多供應(yīng)商和分包商的文件傳遞的橋梁，為設(shè)備供應(yīng)商、現(xiàn)場分包商提供了一個(gè)安全、穩(wěn)定、有效的信息平臺。實(shí)現(xiàn)了多方文件及時(shí)傳遞和分發(fā)。

五、信息數(shù)據(jù)的安全和保密是核電文檔管理系統(tǒng)的重中之重

一個(gè)安全得不到保障，信息數(shù)據(jù)隨時(shí)有被丟失、竊取可能的文檔管理系統(tǒng)是無法生存的。由于電子文檔面臨計(jì)算機(jī)病毒、泄露、黑客攻擊等不安全因素。而核電項(xiàng)目因其獨(dú)特的安全、保密特性，在建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，做到內(nèi)、外網(wǎng)分離，內(nèi)網(wǎng)搭建防火墻，限制外網(wǎng)的非法訪問，利用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、身份認(rèn)證、實(shí)時(shí)檢測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護(hù)等手段確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全。需要系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)字版權(quán)管理技術(shù)以保護(hù)文檔知識產(chǎn)權(quán)和限制信息的擴(kuò)散。選用性能可靠的殺毒軟件，防止病毒侵害。并對系統(tǒng)的所有操作建立審計(jì)跟蹤日志。建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)要同步建立安全保密體系，設(shè)立保密崗位，制定保密程序體系，執(zhí)行嚴(yán)格的保密流程。建立考核機(jī)制，執(zhí)行定期自查和互查的方式，發(fā)布自查報(bào)告，增強(qiáng)全員的安全保密和安全防護(hù)意識等這些都是保障系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的必要保護(hù)措施。

六、結(jié)語

基于文檔一體化的重要性和意義及文檔管理工作對于核電項(xiàng)目的重要性，文檔管理系統(tǒng)成為實(shí)現(xiàn)這兩項(xiàng)工作的主要抓手。如何實(shí)現(xiàn)適合文件生命周期理論，符合核電工程管理特色，易于操作、方便管理的安全、穩(wěn)定、高效的文檔管理系統(tǒng)，并將文檔一體化管理自始至終落到實(shí)處，是核電文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的核心和關(guān)鍵，也是我們核電信息文檔人努力的方向和目標(biāo)。