許瑋瑋

摘要：新時(shí)期，事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)環(huán)境變得更加復(fù)雜，也要求事業(yè)單位檔案管理工作必須隨之作出改變。只有不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，加快檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，才能更好地發(fā)揮檔案在事業(yè)單位中應(yīng)有的作用。本文就事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化

事業(yè)單位的檔案管理工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性和政治性，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著巨大影響。但是就目前來(lái)看，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作還不夠重視，許多檔案歸檔不及時(shí)，再加上缺乏專業(yè)的檔案管理人員，以至于檔案的利用率非常低，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位的發(fā)展。新時(shí)期，檔案在事業(yè)單位中的作用越來(lái)越大，而要想發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，事業(yè)單位就必須立足現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化檔案管理工作，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

1事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1缺乏正確的檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷史的見(jiàn)證，我國(guó)許多事業(yè)單位缺乏正確的檔案管理意識(shí)。一方面，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不重視，沒(méi)有設(shè)立相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作，以至于檔案歸檔不及時(shí)、檔案信息失真的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生;另一方面，事業(yè)單位不重視檔案的利用，一些檔案歸檔后就一直放置不用，無(wú)法發(fā)揮檔案的指導(dǎo)和借鑒作用。

1.2檔案管理制度的缺失

事業(yè)單位檔案管理工作比較專業(yè)，檔案信息需要按照一定的程序和要求來(lái)歸檔，然而就目前來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作機(jī)制還不夠完善，檔案信息的收集、存儲(chǔ)、調(diào)用等存在許多問(wèn)題，比如說(shuō)，案卷標(biāo)題、檔案序號(hào)不規(guī)范，案卷沒(méi)有卷內(nèi)目錄等。另外，事業(yè)單位忽略了檔案信息的審查，不管檔案信息正確與否，直接歸檔，一旦檔案信息失真，檔案的價(jià)值就會(huì)下降，進(jìn)而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

1.3缺乏專業(yè)的檔案管理人員

事業(yè)單位檔案管理工作涉及到事業(yè)單位的方方面面，如果檔案管理人員不專業(yè)，檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。現(xiàn)階段來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理人員大多不夠?qū)I(yè)。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員大多為兼職人員，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際工作中不能做到具體事項(xiàng)具體對(duì)待，很容易出現(xiàn)檔案信息失真的問(wèn)題;另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，他們大多抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，難以發(fā)揮出工作主體應(yīng)有的作用。

2事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑

2.1事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化

2.1.1樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位的發(fā)展與其自身的檔案管理工作有著密切的關(guān)聯(lián)性，從某種程度上將，檔案管理工作好壞直接決定了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作。首先，要樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，完善檔案管理程序;其次，要樹(shù)立全面檔案管理意識(shí)，不僅要重視檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)，更要重視檔案信息的利用，全面抓好檔案管理工作。另外，要加大檔案管理工作的宣傳，提高管理者及工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使他們主動(dòng)配合檔案管理工作。

2.1.2完善檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際，完善檔案管理制度。首先，從制度層面，對(duì)檔案的收集、處理、調(diào)用等環(huán)節(jié)作出全面的規(guī)定，以此促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化;其次，建立審查機(jī)制，在檔案歸檔時(shí)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面、系統(tǒng)的審查，確保檔案信息真實(shí)、全面，從而保證檔案價(jià)值;再者，要落實(shí)責(zé)任制，將檔案管理工作責(zé)任落實(shí)到具體部門(mén)、具體人身上，從而提高檔案工作的有效性。

2.1.3加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為檔案管理工作的主體，只有不斷提升檔案管理人員的能力，才能有效規(guī)避檔案信息失真的風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)此，事業(yè)單位要格外注重檔案管理人員的培訓(xùn)。一方面，事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理工作的需要，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，包括專業(yè)知識(shí)教育、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、職業(yè)素質(zhì)等，全面提升檔案管理人員的能力水平;另一方面，對(duì)外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，以便檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2.2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化路徑

2.2.1檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)代化

事業(yè)單位應(yīng)借用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，成立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便檔案信息的高效利用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位不僅可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效的管理，同時(shí)還可以對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案管理工作處于可控范圍內(nèi)，從而提高檔案管理的有效性。另外，借助計(jì)算機(jī)，事業(yè)單位可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，以便檔案的更好管理和利用。