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一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

肯錫咨詢公司在其研究報告中將大數(shù)據(jù)其定義為：當(dāng)大小比常規(guī)數(shù)據(jù)庫大時，會得到憑借獲取、存儲、管理和分析能力所具有的數(shù)據(jù)庫。舍恩伯格在《大數(shù)據(jù)時代：生活、學(xué)習(xí)與思維的大變革》中從數(shù)量、類型、速度、價值、真實性五個維度對大數(shù)據(jù)的特征進行了概況：即海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型、動態(tài)的數(shù)據(jù)體系、巨大的產(chǎn)品價值、有效的數(shù)據(jù)質(zhì)量。大數(shù)據(jù)眾多特點中最為典型的是低價值密度和真實性。隨著人們對大數(shù)據(jù)的深入研究，大數(shù)據(jù)已不是一個單純的數(shù)據(jù)概念，更為重要的是對海量數(shù)據(jù)進行深度挖掘與科學(xué)分析的基礎(chǔ)上揭示數(shù)據(jù)背后隱藏的關(guān)系與潛在的知識價值，進而得出客觀科學(xué)的理性決策支持。所以與其說大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的概念，不如說大數(shù)據(jù)是一種新的思維方式、新的科學(xué)決策技術(shù)。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，已經(jīng)給我們的學(xué)習(xí)、生活、工作帶來了劇烈的影響。作為高校辦公室更需要緊跟時代發(fā)展的步伐、與時俱進，在大數(shù)據(jù)背景下做好辦公室本職工作，服務(wù)師生。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下辦公室信息化建設(shè)面臨的機遇和挑戰(zhàn)

(一)大數(shù)據(jù)時代背景下辦公室信息化建設(shè)面臨的機遇

1、基于數(shù)據(jù)，提供科學(xué)決策分析

大數(shù)據(jù)時代，各種數(shù)據(jù)無處不在，無時不有。辦公室各種行政數(shù)據(jù)、師生數(shù)據(jù)、與其他職能部門之間溝通互動的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不止具有獨特性、時效性，個別還具有一定的保密性，隨著數(shù)據(jù)的日益增多，工作人員對于數(shù)據(jù)的管理工作日益繁雜，大多數(shù)情況下都是管理數(shù)據(jù)的工作人員根據(jù)個人偏好進行管理工作，缺乏一定的科學(xué)性，如果對海量數(shù)據(jù)進行分類、整理并深入分析，可以有效的為辦公室提供更為科學(xué)的管理決策，也為辦公室精細化工作提供必要的客觀依據(jù)。

2、信息數(shù)據(jù)化，方便管理

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，辦公室自動化系統(tǒng)建設(shè)水平也隨著有了很大的提升，信息化是大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)時代的到來是因為一個變化：信息被數(shù)據(jù)化了，可以說是信息化催生了大數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)背景下，辦公室的信息由原來的單一、孤立的狀態(tài)轉(zhuǎn)為互相聯(lián)系、相互融合的狀態(tài)，有利于挖掘信息內(nèi)部彼此之間潛在的關(guān)聯(lián)，并將其按照信息內(nèi)部的特征進行歸類、整理，使辦公室信息管理工作更為方便、快捷，同時也為辦公室信息化建設(shè)奠定了一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3、有利于完善信息化制度建設(shè)

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)矩就是規(guī)則制度，是各項事業(yè)成功的重要保障。辦公信息化水平是不斷發(fā)展的，制度建設(shè)同樣也是在不斷的實踐中檢驗并逐漸完善的動態(tài)過程。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，管理決策及制度建設(shè)的方向都是有客觀數(shù)據(jù)做支撐的，這種較為客觀、科學(xué)的信息化制度的建立，能夠在復(fù)雜的環(huán)境下降低“風(fēng)險”、提高“效率”、促進“發(fā)展”，進而辦公室信息水平及服務(wù)能力得到提升。

(二)大數(shù)據(jù)時代背景下辦公室信息化服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

1、信息紛繁復(fù)雜，難以有效過濾

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，信息的快速更新是重要的特征，信息以更為零散、紛雜的“知識元”形式存在；在面對復(fù)雜的、海量的數(shù)據(jù)信息，每個工作人員對于信息的分辨存在不同程度的處理能力，在過濾有效信息時會受主觀意識的影響。因此，大數(shù)據(jù)時代辦公室信息化服務(wù)水平的提升和轉(zhuǎn)變，既是一個這個時代賦予我們的挑戰(zhàn)，也是一個復(fù)雜的發(fā)展過程。

2、信息種類形式、內(nèi)容多樣，有效分類管理存在一定難度

隨著信息技術(shù)、新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室面臨的信息形式不再只有傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息，如網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用門戶信息、郵件信息、微信信息等多種形式；信息內(nèi)容多樣化，如行政信息、教師信息、科研信息、部門互聯(lián)信息等。工作人員要對依托不同形式網(wǎng)絡(luò)平臺的信息及不同內(nèi)容的信息進行統(tǒng)一的分類、整理，要想達到有效、準確是存在一定難度的。如何在這樣的狀況下，對所有信息進行有效的管理對于工作人員來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。

3、現(xiàn)有工作模式受到?jīng)_擊，改革難推進

信息化建設(shè)是以科學(xué)技術(shù)手段為主要依托方式，這就對工作人員提出了一定的技術(shù)要求，具備使用操作信息化系統(tǒng)的技能。而大部分辦公室工作人員更依賴于傳統(tǒng)的辦公方式，對于無紙化辦公的發(fā)展缺乏正確的認識，信息化觀念陳舊，現(xiàn)有工作人員的技術(shù)水平不足以滿足信息化系統(tǒng)的應(yīng)用要求，對現(xiàn)代化的信息化服務(wù)手段存在抵觸的情緒，不愿意推進辦公室信息化進程，對于提升辦公室工作效率是一個艱難的挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下辦公室服務(wù)模式創(chuàng)新

(一)建立大數(shù)據(jù)一站式信息化服務(wù)平臺

各種不同形式、不同內(nèi)容的信息彼此之間處于孤立、封閉、重復(fù)的狀態(tài)，信息彼此之間潛在的內(nèi)部聯(lián)系很難被挖掘出來，無法實現(xiàn)信息的共建、共享、共聯(lián)；打破信息“碎片化”、“孤島”的格局，將分散的信息進行統(tǒng)一整合，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通、開放共享共用是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代對辦公室信息化建設(shè)的必然要求。

辦公室一站式信息化服務(wù)平臺的建設(shè)是“以人為本”，以提供更好的服務(wù)為目標，一方面整合各部門的互聯(lián)信息、行政相關(guān)信息、教師科研信息等，對信息進行有效的分類管理，提升辦公室信息化管理水平。一方面，將整合的公共信息資源充分地展給服務(wù)用戶，發(fā)揮公共信息資源最大化的實用功能，提升辦公室信息化服務(wù)水平。同時該信息服務(wù)平臺應(yīng)具有AI功能，對用戶的訪問信息進行大數(shù)據(jù)分析，并根據(jù)用戶的使用頻率及喜好進行個性化的推送服務(wù)。

(二)轉(zhuǎn)變工作人員的大數(shù)據(jù)服務(wù)理念，提高辦公室信息化服務(wù)效率

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化、大數(shù)據(jù)時代的背景下，高校辦公室工作人員傳統(tǒng)服務(wù)理念已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會信息化快速發(fā)展的需要，辦公室工作人員必須要緊跟時代步伐，盡快適應(yīng)科技發(fā)展、信息技術(shù)迅速發(fā)展所帶來的變化，主觀上轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從辦公室管理及服務(wù)出發(fā)，融合現(xiàn)代信息化、大數(shù)據(jù)服務(wù)理念，樹立“以人為本”服務(wù)原則，為全校師生提供快速便捷的服務(wù)方式，有效提升辦公室服務(wù)質(zhì)量。

高校辦公室傳統(tǒng)的工作模式存在“重管理、輕服務(wù)”的問題，現(xiàn)有信息化水平更多的體現(xiàn)在辦公室管理工作上，而忽略了高校辦公室的服務(wù)職能的重要性。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，高校信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)的職能定位已由“管理本位”向“服務(wù)本位”轉(zhuǎn)變，工作人員要有工作創(chuàng)新意識，加強各部門業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流，增強工作活力，盡可能挖掘辦公室信息化深層服務(wù)模式，擴大服務(wù)范圍，加深服務(wù)內(nèi)容，在提高辦公室信息服務(wù)效率的同時也提升辦公室服務(wù)師生的滿意度。

(三)利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提供個性化服務(wù)

數(shù)據(jù)挖掘是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中，提取隱含其中的、隱形的、但又是有用的信息和知識的過程。其主要作用在于，從海量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)有價值的信息，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有組織的知識。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用越來越得到大家的重視和認可。

高校辦公室工作人員服務(wù)的對象是廣大的學(xué)生和教師，辦公室信息化管理與服務(wù)工作中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，如果充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進行分析、加工、挖掘、整理，揭示師生服務(wù)的需求傾向、細分服務(wù)對象，通過數(shù)據(jù)挖掘的結(jié)果，確定辦公室提供個性化服務(wù)的方向，進而有側(cè)重的加大或減輕服務(wù)力度和深度，為廣大師生提供個性化、差異化的服務(wù)，提升高校辦公室整體的服務(wù)水平和質(zhì)量。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)背景下，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段提升高校辦公室信息化水平，將辦公室管理與服務(wù)并重，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用到辦公室個性化服務(wù)過程中，有效提升高校辦公室信息化管理及服務(wù)水平，助力學(xué)校的高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展。