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檔案資源的載體變更是隨著科技發(fā)展而形成的新型信息形態(tài)，檔案技術(shù)的數(shù)字化是融合了計算機、數(shù)字攝影、數(shù)據(jù)庫、掃描、多媒體、存儲等多項技術(shù)的發(fā)展。數(shù)字化時代的到來，儲存形式由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)鏈接，基于計算機的硬軟件處理，生成結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，即時提取并利用，以便利資源共享。

一、縮微技術(shù)及縮微膠片數(shù)字化

(一)縮微技術(shù)

縮微技術(shù)源于1838年英國，丹賽首次使用顯微鏡將攝影10英寸文件縮微為1/8的微縮影像。百年過后，該項技術(shù)已經(jīng)從攝影界普及到各個學科。通過跨學科、各部門、技術(shù)現(xiàn)代化的交互，用專門的設(shè)備和技藝，通過加工和記錄將原始信息比例縮小為縮微品來進行存儲和使用。從技術(shù)層面講，它穩(wěn)定性強、存儲性久、記錄速度快、運作成本低、法律作用好、檢索速度快，存儲容量大，傳輸距離遠等優(yōu)勢。

(二)縮微膠片檔案數(shù)字化

檔案以縮微膠片為載體，進行數(shù)字化的全過程?？s微膠片數(shù)字化技術(shù)是信息化的重要組成，利用影響掃描將微縮膠片的信息轉(zhuǎn)錄為其他載體，通過計算機進行數(shù)字化識別和處理圖像?？s微影像以縮微膠片掃描儀座位媒介，將檔案微縮品的影像進實現(xiàn)文字圖像文件的轉(zhuǎn)換，從而建立數(shù)字資源庫。它是載體轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵設(shè)備。在實施轉(zhuǎn)化過程中，要注意膠片的甄選。對于行能低的膠片不宜選取，再施展縮微技術(shù)時容易發(fā)生定位偏移或影像模糊的問題，嚴重的情形會引起檔案縮微品的損害。數(shù)字化是為了完成檔案存儲目的而采取的手段，必須以保護為前提，在此基礎(chǔ)上力圖實現(xiàn)圖像的原真性和完整性，盡可能的實現(xiàn)高質(zhì)量的縮微膠片掃描。

二、縮微膠片及縮微檔案的特點

(一)縮微膠片的特點

縮微膠片是將書籍、文字、出版物等檔案資料匯集制作成小型膠片，分為16-mm(使用標準為1:20，1:24，1:32，1:40，1:42，1:48，1:96)、35mm(使用標注為1:7.5,1:10.5,1:14.8,1:21,1:29.7)型號，類似于塑料檔案卡，有縮影，有光圈卡。具有存儲時間長、查閱便利，分類明確、存儲電子信息化等特點，在檔案館、圖書館等機構(gòu)廣泛應(yīng)用。它通常采用聚酯制成，在條件有限的情況下乙酰是主要使用材料。縮微膠片依賴于溫度和濕度環(huán)境的影響，溫度要控制在21°C，濕度則要控制在50%以下，在特定的條件下，縮微圖片可以保存長達500年之久。

縮微膠片使用廣泛，易于接受，可讀性強。作為文件存儲的媒介，優(yōu)勢凸顯。

(1)存儲檔案經(jīng)濟實用。

(2)文檔與原檔案比對性高，無須編輯，絕對準確，減少腐敗的可能性。

(3)易于使用，操作中比印刷、電子檢索工具簡易。

(4)依賴條件容易達到。在適合的存儲條件中可安全、可靠的保存文件，與印刷方式比，耗資低，定期檢查需防止粘貼連。

(5)提取使用可即時性，不拘泥于電子傳遞，無障礙。

(6)用一件而提一盒，保密性差。

(二)縮微檔案的特點

(1)信息濃縮性高?？s微膠片可縮小原件的1/7-1/48，超縮微膠片的使用可以將原件縮小為1/90-1/250。由此儲存信息量大，保管空間小。

(2)記錄信息準確。真實再現(xiàn)原件的細節(jié)，替代性強。

(3)規(guī)格統(tǒng)一。從質(zhì)量、形狀和尺寸是統(tǒng)一的。對于多種類、多規(guī)格的紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一的固定性處理，達到標準化，易于管理和傳播。

(4)實現(xiàn)計算機+?？蓪崿F(xiàn)機械化管理，借助計算機的檢索功能，實現(xiàn)自動化的檢索模式，借助計算機實現(xiàn)遠程傳輸，擴展了計算機的功能。

(5)可讀性差。肉眼觀測性能差，需要中介縮微閱讀器設(shè)備，放大后可閱讀和查找。

三、縮微檔案的檢索與利用

《中華人民共和國檔案法實施辦法》中明確規(guī)定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當逐步實現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品具有和其他復(fù)制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力?！睆囊?guī)定的內(nèi)容看，承認了檔案縮微品的法律地位，它的合法性受到了法律保障。就目前而言，縮微檔案工作的進展尚處于初級階段，對于檔案的搶救和保護，尤其對于珍品的保護刻不容緩。利用縮微檔案，強化對縮微檔案的使用、管理、利用和檢索，是保護珍奇檔案的手段，也是提高縮微品使用的重要途徑。

(一)卷式和片式縮微檔案檢索方式

1、卷式縮微檔案的檢索

卷式縮微品檢索可以通過七種方式得以實現(xiàn)。第一，編碼檢索法是將膠片的畫幅進行編碼、檢索，以自動拍攝的畫幅為基本單位。第二，閃光靶標法是以“盤”為單位，將檔案信息劃分為若干單元，將大寫的號碼或者符號移入，座位閃光靶標。通過閱讀器進行檢索，閃光靶標進入屏幕會產(chǎn)生明顯閃光，以區(qū)分所需檔案位置，方便完成單元的閱讀實現(xiàn)。第三，指示線閱讀法將高低不同的橫線插入到畫幅空白處，以替代原始檔案的號碼。專用閱讀器和指示線高度對縮微檔案進行檢索，編碼一致既能檢索出所需檔案。第四，長度掃描法是以每幅影像與膠卷的長度、尺度所標記的檔案材料進行索引。在索引進程中，先查檔案位置，再測量膠卷傳輸長度，輸片到指定位置便可以檢索出所需檔案。第五，光點檢索法是以畫幅為單位，以長方形的光點為標記，光電計數(shù)器、數(shù)字鍵盤閱讀器是檢索的關(guān)鍵點。光電順序標碼號輸入數(shù)字鍵盤中，光電計數(shù)器自動記錄光電，可查閱所需材料。這種方式與計算機結(jié)合，高效、自動。第六，二進制編碼檢索法，將數(shù)碼進行轉(zhuǎn)換，以二進制的編碼方式進行機讀。在檢索中，輸入檢索編碼便可在閱讀器上顯示出原件影像。這種方式的目前最為先進的自動檢索方法。第七，條形編碼法是利用專用攝影機為基礎(chǔ)，通過拍攝原件二檢索所需條形碼同時在拍攝原件下方的畫幅編碼。在檢索過程中，通過專業(yè)閱讀檢索及便可以在屏幕上鎖定所需的特定檔案材料。

2、片式縮微檔案的檢索

片式縮微品檢索可以通過六種方式得以實現(xiàn)。第一，標題檢索法是將檔案的內(nèi)容、規(guī)則以標題的方式登載在片式的縮微品的左、上方，直接閱讀標題就可以選擇所需檔案。第二，顏色分類法是按照不同顏色進行分類查找，適用于分類少的縮微膠片。第三，槽口檢索法是以縮微品的切制的槽口為分類方式進行檢索。第四，金屬夾槽口檢索法是在縮微膠片袋上裝有金屬架，并進行編碼存儲，把選擇器的轉(zhuǎn)盤號對應(yīng)特定的編號，拖動托架，用磁鐵吸出所需檔案。第五，底部開槽檢索法是利用縮微平片的開窗卡片或者透明夾，邊緣鑲嵌金屬片以方便電磁檢索器進行檢索。第六，金屬齒自動檢索法，以金屬齒的平片為前提，金屬部分朝外豎立放置，放入專業(yè)閱讀器。

(二)縮微檔案計算機檢索系統(tǒng)

縮微檔案計算機檢索系統(tǒng)以計算機為基礎(chǔ)，存儲所謂檔案的各類數(shù)據(jù)，存儲地址，并提供自動檢索功能，結(jié)合存儲功能，從而實現(xiàn)全文檢索的目的。