胡尊浩 劉元珍 菏澤市牡丹區(qū)檔案局 山東菏澤 274000

檔案信息管理是檔案事業(yè)體系的重要組成部分,是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基石.檔案信息管理不是一成不變的,也要遵循形成、發(fā)展、規(guī)范的規(guī)律.隨著時代發(fā)展,檔案信息數(shù)字化得到普及,發(fā)展智慧檔案館是檔案信息管理的必然趨勢.本文重點探討智慧檔案館建設(shè)的幾個問題.

1. 智慧檔案館概述

1.1 智慧檔案館的概念

智慧檔案館是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館,是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài).智慧檔案館的目標(biāo)是實現(xiàn)跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務(wù)集成,使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源.對于智慧檔案館的定義,至今尚未形成統(tǒng)一的認識,劉遷將幾種常見說法進行比較總結(jié)后,將智慧檔案館定義如下:智慧檔案館是以多元化的檔案信息資源為基礎(chǔ),將新一代物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等智慧管理技術(shù)充分運用在檔案管理的各個環(huán)節(jié),更智慧化的管理檔案、實現(xiàn)檔檔相連、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)的目標(biāo),為用戶提供智慧化服務(wù)的高于數(shù)字檔案館的新模式.

1.2 智慧檔案館的特點

智慧檔案館是檔案館發(fā)展模式轉(zhuǎn)型和升級的必然趨勢,其中智慧檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化,核心構(gòu)成是人檔互聯(lián),而精髓則是智慧服務(wù).綜合而言,智慧檔案館具有全面感知、互聯(lián)互通、協(xié)同創(chuàng)新、高效運作、以人為本.全面感知即通過各類傳感器、檔案RFID標(biāo)簽、紅外感知器、高清攝像機、門禁、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化手段,對檔案資源、檔案保管、檔案利用等館內(nèi)各要素以及檔案管理各個系統(tǒng)進行全面透徹的感知、監(jiān)控及分析,全面提高檔案館的信息服務(wù)水平.互聯(lián)互通即利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通,為用戶提供更加方便快捷的檔案服務(wù).高效運作即檔案館在對自身檔案館信息全面了解的基礎(chǔ)上,通過檔案行政管理部門的指導(dǎo)協(xié)調(diào),與一些公益組織、商業(yè)機構(gòu)、專業(yè)人員等進行合作,實現(xiàn)檔案信息的共同開發(fā),挖掘檔案的深層次價值,為檔案服務(wù)獻策獻力.以人為本即通過智慧檔案系統(tǒng)的使用,減輕檔案館工作人員的體力勞動,讓其將更多工作重心轉(zhuǎn)移到為用戶提供更加人性化、個性化的服務(wù)中去.

2. 智慧檔案館的設(shè)計與實現(xiàn)

2.1 政策支持與規(guī)范

建設(shè)智慧檔案館,應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)統(tǒng)籌作用.首先,智慧檔案館是未來智慧城市中的必不可少的一部分,是未來社會的發(fā)展趨勢,相關(guān)政府部門應(yīng)該放眼未來,支持智慧檔案館的建設(shè)工作.注重新型信息技術(shù)的開發(fā)與利用和多元化檔案管理人才的培養(yǎng),為各有關(guān)部門提供相互交流的機會,促進信息共享,促進智慧檔案館的不斷提升.其次,法律法規(guī)要跟上,目前存在的檔案系統(tǒng)有關(guān)法規(guī)還不能完全解決智慧檔案館建設(shè)中存在的問題,補充完善法律法規(guī),使智慧檔案館在建設(shè)及應(yīng)用中做到有法可依.例如,進一步制定與之相關(guān)的國家及地方標(biāo)準(zhǔn),明確規(guī)定部門數(shù)據(jù)的歸檔格式,限定不同信息訪問人員的使用與修改權(quán)限等,建立健全標(biāo)準(zhǔn)的智慧檔案管理體系.第三,應(yīng)該加強智慧檔案館的宣傳教育,一方面,提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng),建立官方網(wǎng)站、微信公眾號、微博等便捷有效多樣化的服務(wù)平臺,滿足用戶的多樣化需求.另一方面,通過公益廣告、宣傳冊等方式,向用戶宣傳智慧檔案館的使用技巧及信息安全方面的知識,使智慧檔案館可以高效安全的運行.

2.2融合現(xiàn)代信息技術(shù)

目前,部分縣級檔案館已經(jīng)將傳統(tǒng)的實體檔案資源做成了數(shù)字化的檔案資源.但受制于觀念、思維、制度、資金等的影響,這些數(shù)字資源往往成了檔案館內(nèi)的一個個獨立"信息孤島",未能充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的優(yōu)勢.智慧檔案館是建立在云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析和移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上,可以跨越時空限制的,更加高效的一種檔案館模式.智慧檔案館對檔案信息的管理更為精細、更為全面,對各項檔案業(yè)務(wù)更具感知力、智慧性.智慧檔案館建設(shè)最為重要的支撐為信息技術(shù).我國信息技術(shù)高速發(fā)展,智慧檔案館所需的云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析和移動互聯(lián)網(wǎng)等也在實踐中走向成熟,為智慧檔案館的建設(shè)提供了可能性.在今后的發(fā)展中,我們應(yīng)該高度重視信息技術(shù)的開發(fā)、專業(yè)人員的培養(yǎng)為只會檔案館建設(shè)提供堅實基礎(chǔ).

2.3 檔案工作人員能力的加強

促進智慧檔案館的健全發(fā)展,必須要有一支專業(yè)的管理隊伍,將不同專業(yè)、知識、技能的人才進行合理分配,從而最大程度的發(fā)揮檔案管理人員的價值.一方面,根據(jù)職位需求,引進專業(yè)化人才,如專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息維護人才、專業(yè)的新媒體人才、專業(yè)的檔案管理人才等.另一方面,加強對現(xiàn)有檔案管理人員的再培訓(xùn),積極鼓勵相關(guān)人員參加智慧檔案館工作技能培訓(xùn),根據(jù)實際情況學(xué)習(xí)相關(guān)知識,從而能提升工作人員信息技術(shù)運用水平,將智慧檔案管理知識有效運用到實際中.此外,可以通過小組比賽、知識競答、文章推送等方式,調(diào)動檔案工作人員的工作積極性,寓教于樂,形成積極活躍的工作氛圍.

3. 我國智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及未來發(fā)展探索

目前,在我國青島市、珠海市和張家港市已有智慧檔案館建成,這幾個地方的智慧檔案館各具特色,均有可圈可點之處,取得了突破性的進展.各地檔案館運用電子檔案管理系統(tǒng)、自主化電子檔案平臺、網(wǎng)上檔案辦公等已成趨勢,這為智慧檔案館的建成提供了較好的基礎(chǔ).智慧檔案館處在剛剛興起的探索階段,其成熟完善還要經(jīng)歷一個較長的發(fā)展過程,我們要給與智慧檔案館足夠的時間和信心,相信隨著時間的推移,技術(shù)的發(fā)展、建設(shè)的深入,智慧檔案館會更好的發(fā)展起來.