王郁琴

摘 要：隨著政治經(jīng)濟文化的飛速發(fā)展，會計檔案作為國家檔案的重要組成部分，能夠直觀、深刻地反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況，為國家制訂宏觀的經(jīng)濟政策提供了重要的參考依據(jù)。本文結合工作實踐，通過會計電子檔案在中小企業(yè)應用的現(xiàn)狀進行分析，探究實際應用中出現(xiàn)的各種問題，并對存在的問題從多個角度提出對策建議，希望對我國會計電子檔案的管理利用提供幫助。

關鍵詞：會計電子檔案;中小企業(yè);對策

1 會計電子檔案在中小企業(yè)應用的優(yōu)勢

現(xiàn)今，會計電算化和會計電子檔案已經(jīng)由曾經(jīng)會計課本上的概述和展望正在一步步走進現(xiàn)實，走進各大企業(yè)日常的會計事務中。和傳統(tǒng)會計檔案相比，會計電子檔案在中小企業(yè)的應用有著以下優(yōu)勢：

第一，會計電子檔案的使用有助于節(jié)約企業(yè)運營成本。發(fā)票是會計檔案的重要組成部分，也是企業(yè)資金流向、生產(chǎn)經(jīng)營的重要鑒證。國家稅務總局于2013年2月頒布的《網(wǎng)絡發(fā)票管理辦法》第三條指出“國家積極推廣使用網(wǎng)絡發(fā)票管理系統(tǒng)開具發(fā)票”;2017年3月發(fā)布的《國家稅務總局關于進一步做好電子增值稅普通發(fā)票推行工作的指導意見》中明確表示要高度重視電子發(fā)票的推行工作和電子發(fā)票的法律效力、基本用途和基本使用規(guī)定與稅務機關監(jiān)制的紙質(zhì)發(fā)票相同。對于資金本不寬裕的中小型企業(yè)來說，電子發(fā)票不僅簡化了操作流程，節(jié)省了打印紙質(zhì)發(fā)票的成本，也節(jié)省了企業(yè)財務人員往返于當?shù)囟愂詹块T辦理發(fā)票事務的時間成本。

第二，會計電子檔案的使用有助于提高會計賬目管理效率。以銀行對賬單為例，過去銀行對賬單的使用需要本企業(yè)出納帶回或銀行專人派送至企業(yè)單位，企業(yè)單位核準蓋章后，再將對賬單送回銀行完成對賬，整個過程流程長，企業(yè)還需要反復確認核算后填寫余額調(diào)節(jié)表來處理未達賬項等因時間差產(chǎn)生的現(xiàn)金差額?，F(xiàn)在，會計電子檔案的使用使得企業(yè)可以直接通過連接銀行客戶端的方式獲得電子銀行回單，根據(jù)回單編制電子憑證實現(xiàn)電子對賬，在進一步節(jié)省人力成本的同時提升了賬目管理效率。

第三，會計電子檔案的使用有助于改變“重核算，輕管理”的會計工作思維定式。以手動記賬為主體的傳統(tǒng)會計工作模式為例，會計人員在制作各項財務報表時，面對浩如煙海的會計憑證只能依靠計算器之類的工具進行單項的計算，長時間的計算和翻閱中難免會出現(xiàn)各種失誤，只得通過對賬反復核算發(fā)現(xiàn)并修正錯誤，長此以往形成了“核算為主”的會計工作思維定式。而會計電子檔案和ERP系統(tǒng)的結合利用了計算機的強大計算能力，自動報錯并自動生成財務報表，大幅減少了核算時間，將會計工作由片面的“憑證管理”走進真正的“企業(yè)管理”之中。

2 會計電子檔案在中小企業(yè)應用存在的問題

2.1 中小企業(yè)人員組織結構不完善，電子檔案管理體系不健全，導致電子會計檔案應用存在會計風險。

一般來說，中小型企業(yè)受制于空間、成本等諸多方面的限制，沒有余地和資金設立專門的檔案室、檔案員和存儲設備;一人多崗的現(xiàn)象非常普遍，很多中小企業(yè)的會計人員都另外負責會計電子檔案的收集、整理工作。會計電子檔案得不到專人專項的有效保管，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時、數(shù)據(jù)損壞、電子檔案未備份的情況，對會計電子檔案的真實性、完整性造成了很大的破壞。同時，會計電子檔案存儲介質(zhì)的保存不合規(guī)范的現(xiàn)象非常普遍，很多會計電子檔案的管理人員都將電子檔案存儲介質(zhì)的保存同紙質(zhì)檔案的保存進行簡單的類比;中小企業(yè)也沒有設立規(guī)范且系統(tǒng)的電子檔案及其存儲介質(zhì)的保存辦法，導致會計電子檔案數(shù)據(jù)丟失、無法讀取。不健全的管理結構導致企業(yè)內(nèi)部控制風險的增加，這是體量小、抗風險能力差的中小企業(yè)斷然不能接受的。

2.2 會計電算化軟件數(shù)量多、質(zhì)量參差不齊導致會計電子檔案的生成和利用存在安全性隱患

會計電子檔案由電子會計賬簿、電子財務報表、電子會計憑證和其他電子會計檔案這四大類組成，生成會計電子檔案離不開會計電算化軟件。但是，目前的會計電算化軟件市場存在魚龍混雜的情況;同時，大多數(shù)中小企業(yè)因為業(yè)務較為單一，在電算化軟件的選擇上存在一定困難;不同企業(yè)使用不同的電算化系統(tǒng)很大概率出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容，不能良好對接;有些中小企業(yè)主甚至因為“圖便宜”選擇在互聯(lián)網(wǎng)上自行下載盜版電算化系統(tǒng)。這對會計電子檔案的安全性造成了極大的破壞，嚴重影響會計電子檔案的生成和后續(xù)利用，增加企業(yè)的信息安全風險。

2.3 中小企業(yè)決策者的刻板思維導致會計電子檔案利用率低下

不僅在會計工作中存在“重核算，輕管理”的思維定式，現(xiàn)今大多數(shù)中小企業(yè)決策者還抱著過去的“實物檔案為主，電子檔案為輔”的舊印象，對會計電子檔案管理不重視、不信任。在2016年生效的《會計檔案管理辦法》中明確表示允許符合條件的會計檔案只建立電子檔案，不建立紙質(zhì)檔案，從法律上確認了會計電子檔案同之前的紙質(zhì)檔案擁有相同的法律效力。會計電子檔案法律上獲得了肯定卻在中小企業(yè)現(xiàn)實工作中“遇冷”，沒有得到足夠的重視，自然使得會計電子檔案管理水平不高，利用率低，無法參與企業(yè)決策，這對于新時代的企業(yè)來說，不依靠時效性強的會計電子檔案進行分析和決策，其損失不可估量。

3 中小企業(yè)會計電子檔案應用的若干對策

3.1 會計電子檔案管理人員應加強自身學習，提高業(yè)務水平

在新時代下，“終身學習”、“復合型人才”正成為新的主流，對會計檔案管理人員的要求也越來越高。要管好電子會計檔案，首先必須樹立對會計電子檔案的正確認識，認真學習《會計檔案管理辦法》的相關政策規(guī)定，熟悉電算化軟件操作和學習檔案信息安全的相關理論，從而提高自身業(yè)務素質(zhì)和管理水平;同時，會計電子檔案管理人員也應正確認識到自己正從“操作者”向“管理者”的角色轉變，收好、管好會計電子檔案的同時積極推動會計電子檔案的利用，讓檔案為決策保駕護航。

3.2 中小企業(yè)決策者應轉變舊有思維，有效利用會計電子檔案

在大數(shù)據(jù)時代下，物聯(lián)網(wǎng)、移動支付將成為這個時代新的標志。在瞬息萬變的市場環(huán)境下，檔案所具有的原始記錄性和真實性愈加成為決策的重要依據(jù)。作為中小企業(yè)的決策者，應該深刻認識到會計電子檔案的真實性、時效性對于形成正確決策的重要性、對會計電子檔案工作和電算化軟件形成足夠的重視，從而降低企業(yè)財務風險和安全風險;同時利用中小企業(yè)“船小好調(diào)頭”的優(yōu)勢，迅速讓企業(yè)發(fā)展進入正軌，為中國經(jīng)濟建設添磚加瓦。

3.3 檔案管理部門應開辟新的學習渠道，助力中小企業(yè)檔案工作

針對中小企業(yè)人員流動性大的問題，檔案管理部門應廣泛利用新環(huán)境下新的傳播形式，開辟新的學習渠道，讓會計電子檔案管理人員迅速理解工作重難點，正確管理會計電子檔案。在新個稅政策實施之時，湖北省稅務局迅速在官方網(wǎng)站、官方微信公眾號和斗魚直播平臺上“直播”新個稅政策解讀和計算方式，并制作動畫和直播視頻供公眾下載，取得了較好的成效。檔案管理部門也能通過各種公共課平臺、直播平臺進行授課，利用網(wǎng)絡媒體受眾廣、全時段、可回放的優(yōu)勢，讓會計電子檔案管理人員足不出戶便可學習相關檔案管理內(nèi)容;而面對各類電算化軟件兼容性差，會計電子檔案無法正常利用的情況，則需要檔案管理部門同財政部門、審計部門加強合作，以出臺一套可行性好、滿足廣大需求的會計電算化軟件標準。檔案管理部門助力、扶持中小企業(yè)發(fā)展，也為我國經(jīng)濟持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。