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        基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理策略探究

        2019-11-11 12:15:48郭友青
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:檔案管理數(shù)字化工程

        郭友青

        摘 要:隨著數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展,越來越多的企業(yè)已經(jīng)認識到了數(shù)字化檔案管理的重要性,所以深入探究基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理策略具有重要的現(xiàn)實意義,有利于提升工程檔案管理的水平,為增強工程檔案資料的利用率創(chuàng)造良好的條件。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字化;工程;檔案管理

        基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理,主要是以完整的工程檔案資料作為依托,切實保證原始工程檔案資料的真實性,讓陳舊的工程檔案管理模式逐步朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變,創(chuàng)造良好的工程檔案管理條件,以便能夠增強工程檔案資料的利用率。

        1 深化工程檔案數(shù)字化認識,樹立新興的檔案管理理念

        在數(shù)字化背景下的工程檔案管理過程中,為了最大限度提升工程檔案管理的水平,便需要深化認識數(shù)字化工程檔案,在思想上認識到檔案數(shù)字化管理的重要性,逐步構(gòu)建起新型的檔案管理理念。通過樹立先進的數(shù)字化工程檔案管理思想,充分凸顯出工程檔案的數(shù)字化建設(shè)地位,從而更好的指導(dǎo)工程檔案的數(shù)字化建設(shè),為強化工程檔案的管理實效性奠定堅實的思想基礎(chǔ)[1]。

        2 加強工程檔案軟硬件建設(shè),強化檔案工程管理水平

        工程檔案數(shù)字化管理,主要是依托檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字化設(shè)備,建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,為工程檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的基礎(chǔ)條件。其中,通過將各類數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備應(yīng)用到工程檔案的管理過程中,建立一體化的檔案管理軟件,并嚴格按照工程建設(shè)的實際情況,對工程檔案資料進行掃描,以此達到提升工程檔案管理實效性的目的。

        通過依托數(shù)字化技術(shù)進行工程檔案管理,充分發(fā)揮出計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢作用,在保證工程檔案資料的完整性和真實性的基礎(chǔ)上采取標準化的工程檔案管理策略,最大限度提升工程檔案資料的管理質(zhì)量。

        3 注重培養(yǎng)數(shù)字化工程檔案管理人才,提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

        基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理,需要有高素質(zhì)的檔案管理人才作支撐。因此,為了能夠最大限度提升工程檔案的數(shù)字化管理效率,便需要注重培養(yǎng)專業(yè)化的工程檔案管理人才。通過組織工程檔案管理人員積極參與專業(yè)化的培訓(xùn),及時了解先進的工程檔案管理理念,讓現(xiàn)代化的工程檔案管理思想與工程檔案管理的實際情況緊密結(jié)合起來,逐步打造一支通曉數(shù)字化管理模式的綜合性工程檔案管理人才,從而為最大限度提升工程檔案的數(shù)字化管理效率提供堅實的人才基礎(chǔ)[2]。

        4 建立數(shù)字化工程檔案信息庫,切實保證檔案管理的安全性

        首先,應(yīng)該構(gòu)建無紙化和有紙化的工程檔案信息庫。通過有效解決工程檔案資料因受病毒感染而遭受破壞的問題,積極創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡(luò)電子文件歸檔管理程序,以便能夠?qū)⒐こ虣n案資料完整、安全的保存下來,從源頭上防止工程檔案資料發(fā)生丟失的情況。

        其次,注重工程檔案資料訪問控制,切實保證工程檔案管理系統(tǒng)的安全性。在工程檔案資料的數(shù)字化管理過程中,準確控制工程檔案資料利用者的權(quán)限,以便讓工程檔案資料的管理者能夠在任何地點查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的工程檔案資料。

        再次,做好工程檔案資料的備份工作,切實保證工程檔案資料的安全性。通過定期對工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行備份,并對一些較大的數(shù)據(jù)庫采取雙機備份的形式,將重要的備份一一記錄下來,以此來保證工程檔案資料管理的完整性[3]。

        最后,預(yù)防病毒,防治工程檔案管理系統(tǒng)遭受侵害。在數(shù)字化背景下的工程檔案管理過程中,需要采取一系列的預(yù)防計算機病毒的措施,并根據(jù)實際情況安裝防毒軟件,避免隨意性使用磁盤和光盤的現(xiàn)象,嚴格進行工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的病毒檢驗工作,待確認沒有任何病毒之后才能夠正常使用。

        5 建立完善的檔案管理體系,提升工程檔案資料利用效率

        在以往工程檔案的數(shù)字化管理過程中,工程檔案管理的水平始終偏低,嚴重影響了工程檔案資料管理的共享。通過依托標準化的數(shù)字化工程檔案管理軟件,增強工程檔案資料的利用率,讓工程檔案資料的價值能夠充分的發(fā)揮出來。首先,應(yīng)該制定科學(xué)的工程檔案管理體系,強化整合工程檔案資料,切實保證工程檔案資料的準確性與科學(xué)性。同時,還應(yīng)該在工程檔案管理過程中充分發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢,優(yōu)化工程檔案的資源庫,切實保證工程檔案管理模式的開放性和先進性,讓工程檔案資料庫的價值能夠充分凸顯出來。通過合理劃分工程檔案資料的管理重點,并安排專門的人參與到工程檔案的管理過程中,從而最大限度提升工程檔案資料管理的水平。

        在工程檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中,檔案管理涉及到文件、圖像和音頻等多重形式,所以通過合理采用數(shù)字化檔案管理模式,對各類工程檔案資料采取高效的管理策略,有利于為深入分析工程項目的發(fā)展狀態(tài)、應(yīng)用技術(shù)和工藝提供可參考的資料,有效促進工程建設(shè)更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

        總之,在工程檔案的管理過程中,通過系統(tǒng)的分析數(shù)字化檔案管理模式,緊密結(jié)合工程檔案管理的實際情況,優(yōu)化工程檔案管理方案。通過充分利用現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù),讓數(shù)字化技術(shù)與工程檔案管理的資料緊密結(jié)合起來,切實保證工程檔案資料管理的穩(wěn)定性,有效提升工程檔案資料的應(yīng)用價值。

        參考文獻

        [1]張蕾.信息數(shù)字化環(huán)境下如何加強工程項目檔案管理[J].中國管理信息化,2018(05):78-79.

        [2]牛繼來.淺談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(02):56-57.

        [3]何慶.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程,2018(01):98-99.

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