李玉芳
【摘要】隨著現(xiàn)代社會信息化發(fā)展步伐的不斷加快,信息管理開始受到越來越多的關(guān)注,醫(yī)院檔案是一種十分重要的信息,檔案管理工作必須跟上時代的步伐。通過建立健全檔案管理機(jī)制,選擇科學(xué)有效的工具,不斷完善檔案管理的工作模式,使得醫(yī)院檔案管理逐漸進(jìn)入信息時代。筆者以所在醫(yī)院的檔案管理工作為例,研究當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題和針對問題進(jìn)行的創(chuàng)新。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理工作;創(chuàng)新;問題;應(yīng)對策略
醫(yī)院檔案管理歷史由來已久,從醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容看,醫(yī)院檔案管理需要對患者病歷、影像、音頻和醫(yī)療記錄等檔案資料進(jìn)行保存,同時醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案、黨政檔案、醫(yī)療設(shè)備信息、研究成果、財務(wù)檔案、歷史檔案等也需要進(jìn)行檔案管理。因此,醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院日常工作中極其重要的組成部分,有利于促進(jìn)醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)部門近年來依據(jù)國家頒布的檔案管理法制定了衛(wèi)生檔案管理制度,制度明確指出,衛(wèi)生檔案管理工作是衛(wèi)生工作中極其重要的組成部分,有利于提升醫(yī)院檔案管理水平,是一項保障公民權(quán)益和衛(wèi)生機(jī)構(gòu)權(quán)益的基礎(chǔ)工作,這不僅為我國衛(wèi)生檔案保管工作提出了建設(shè)性的建議,還極大地促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新。
一、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題
(一)檔案管理機(jī)制不完善受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響。當(dāng)前國內(nèi)衛(wèi)生檔案管理工作還不夠完善,從國內(nèi)三甲醫(yī)院的檔案管理工作來看,檔案管理制度沒有與時俱進(jìn),檔案收集和整理效率較低,這極大地影響了醫(yī)院正常檔案管理工作的開展,雖然各級醫(yī)院依據(jù)本院的實際情況建立了相關(guān)保存和管理制度,但是總的來說,當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度仍然存在較大缺失,出現(xiàn)了檔案管理無序、檔案缺失等問題。
(二)檔案管理范圍不清晰。檔案管理范圍不清晰的問題從上個世紀(jì)延續(xù)到現(xiàn)在,隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的快速發(fā)展,醫(yī)院的各項設(shè)備和技術(shù)更新速度較快,但是當(dāng)前檔案管理工作沒有跟上醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的步伐,導(dǎo)致臨床上許多創(chuàng)新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備檔案的缺失,這與醫(yī)院自身的檔案管理模式存在聯(lián)系,許多醫(yī)院仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,沒有及時更新醫(yī)院檔案管理制度。
(三)檔案管理意識不足。醫(yī)院檔案管理意識不足主要分為以下三個方面:一是各醫(yī)院還沒有意識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性,主觀上忽視了醫(yī)院檔案管理工作,在檔案收集、檔案保存、檔案管理和檔案使用方面仍然較為粗糙,制約了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新。二是檔案管理沒有形成統(tǒng)一的模式,各科室各自收集管理本科室的檔案,沒有安排專人負(fù)責(zé),認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要,當(dāng)前檔案保管工作還存在多人保管、檔案缺失和管理混亂等問題,醫(yī)院在檔案管理工作中只關(guān)注檔案的收集,忽視了之后的保管工作,這不僅影響了醫(yī)院的正常運(yùn)作,還給醫(yī)院的運(yùn)作帶來了潛在的風(fēng)險。
(四)檔案管理費(fèi)用不足。由于院方對檔案管理工作的忽視,當(dāng)前醫(yī)院對檔案管理工作投入的費(fèi)用、人員、設(shè)備都不足,這與現(xiàn)代醫(yī)院的快速發(fā)展形成嚴(yán)重沖突。由于經(jīng)費(fèi)的短缺,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理設(shè)備不能及時更新,沒有專門負(fù)責(zé)的管理人員和工作人員,檔案管理制度沒有及時更新,直接導(dǎo)致檔案管理工作無法全面展開,同時還引發(fā)了收集檔案積壓嚴(yán)重、檔案分類困難等。
二、當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新的重要性
(一)創(chuàng)新是當(dāng)前社會檔案管理工作發(fā)展的趨勢。與時俱進(jìn),不斷創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展的趨勢,隨著國內(nèi)醫(yī)療技術(shù)的不斷創(chuàng)新、醫(yī)療管理體制的不斷健全,醫(yī)院檔案管理工作也隨之不斷發(fā)展,醫(yī)院各項制度工作的創(chuàng)新性、系統(tǒng)性、完整性等改變著檔案管理工作,同時也滿足了現(xiàn)代醫(yī)療對檔案管理的新要求,促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新。
(二)戰(zhàn)略性。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理缺乏系統(tǒng)性和戰(zhàn)略性,從當(dāng)前檔案管理的模式看,檔案收集和管理有利于對醫(yī)院的工作和服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),有利于優(yōu)化醫(yī)院的整體運(yùn)行模式。
(三)連續(xù)性。醫(yī)院檔案管理工作不是單一的,需要隨著時代的步伐不斷創(chuàng)新,將檔案管理工作的創(chuàng)新貫穿醫(yī)院管理的整個過程,包括醫(yī)院史料、醫(yī)院各項專業(yè)的資料、醫(yī)院接收患者的病歷資料和醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備的更新情況等,因此,檔案管理工作的創(chuàng)新要不斷與時俱進(jìn),為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展提出指導(dǎo)性建議。
(四)服務(wù)性。醫(yī)院是一個特殊的服務(wù)型機(jī)構(gòu),檔案管理工作也要體現(xiàn)出這一特點(diǎn),現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理工作,已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)單一的信息收集過渡到信息搜尋、信息傳遞、信息共享和信息分析,醫(yī)院檔案管理水平不斷提升。
三、檔案管理工作的創(chuàng)新舉措
(一)加大對醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)注。要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新,需要醫(yī)院管理層的支持和肯定,在檔案管理工作中給予足夠的費(fèi)用、人員和設(shè)備支持,要結(jié)合醫(yī)院實際情況,展開醫(yī)院檔案的管理工作,醫(yī)院各科室工作人員要積極為醫(yī)院檔案管理工作獻(xiàn)言獻(xiàn)策。同時,檔案管理部門的工作人員要意識到自身工作的重要性,總結(jié)分析檔案管理工作中存在的問題,及時改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理模式,提升檔案管理工作的效率。
(二)建立健全醫(yī)院檔案管理制度?,F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新,也要建立健全醫(yī)院檔案的管理制度,醫(yī)院要從自身基本情況著手,根據(jù)國家下發(fā)的檔案管理法制定適合自身的檔案管理制度,提升醫(yī)院檔案管理工作的效率,改進(jìn)落后的管理制度,使得檔案管理有章可循。
(三)充分利用一切資源展開檔案管理。醫(yī)院檔案管理的規(guī)范要從檔案管理的第一步著手,快速合理地收集檔案信息,隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案信息收集工作愈加重要,因此在醫(yī)院檔案收集工作中要更加深入挖掘信息中蘊(yùn)含的價值,有計劃地開展檔案信息分析工作,可以根據(jù)醫(yī)院的實際情況,開發(fā)醫(yī)院信息數(shù)據(jù)管理庫。
四、結(jié)語
當(dāng)前的社會環(huán)境中,信息十分重要,針對醫(yī)院檔案的信息收集工作在醫(yī)院各項工作中逐漸凸顯出來,為了使醫(yī)院檔案管理工作更加適應(yīng)時代的發(fā)展需求,要充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性。
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