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        紀(jì)念館藏品檔案管理措施分析

        2019-11-11 12:40:24李一平
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        李一平

        【摘要】隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展,當(dāng)下民眾在追求物質(zhì)基礎(chǔ)之上,還需要滿足自身的精神需求。紀(jì)念品作為歷史發(fā)展過程中的重要產(chǎn)物,具有十分明顯的歷史價值。本文立足于紀(jì)念館藏品檔案管理的意義,對紀(jì)念館藏品檔案管理的方法進(jìn)行研究。希望通過以下論述,進(jìn)一步提升紀(jì)念館藏品的影響力。

        【關(guān)鍵詞】紀(jì)念館;檔案管理;藏品記錄

        就藏品自身而言,它是紀(jì)念館的重要組成部分,也是紀(jì)念館存在的根本原因,不同類型的藏品具有不同的歷史價值,對藏品進(jìn)行合理分類與記錄有助于提升紀(jì)念館的自身價值。對紀(jì)念館藏品進(jìn)行合理的檔案管理,可以記錄藏品第一手資料,保護(hù)藏品在歷史發(fā)展過程中不失去收藏價值,促進(jìn)我國文化產(chǎn)業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

        一、紀(jì)念館藏品檔案管理工作的意義

        紀(jì)念館之所以存在,是為了紀(jì)念國家發(fā)生的歷史大事件,讓后來人不要忘了前人的付出,讀懂了紀(jì)念館歷史就讀懂了一個國家的發(fā)展史。藏品是紀(jì)念館中的基本元素,是歷史衍變的見證者,具有十分重要的歷史價值。因?yàn)樵诩o(jì)念館中藏品的數(shù)量眾多,藏品類型也不盡相同,例如錢幣或者是衣物等,所以需要對這些藏品進(jìn)行記錄,而這些記錄就是檔案。在檔案中,將會體現(xiàn)藏品的名稱,在名稱之后將會有藏品的重量、大小以及質(zhì)地等物理信息,在這些信息下面則是藏品的歷史背景,專家的鑒定結(jié)果并配以藏品照片等,因此,藏品的檔案絕對不會僅僅是幾張紙。那么隨著藏品數(shù)量的增加,檔案數(shù)量也會增加,如果對這些藏品檔案沒有進(jìn)行合理的管理,發(fā)生檔案遺失,可能讓這個藏品失去收藏價值,所以紀(jì)念館藏品檔案管理工作十分重要。

        二、紀(jì)念館藏品檔案管理的措施

        (一)傳統(tǒng)的檔案管理措施。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)沿用了幾百年,其所具有的應(yīng)用價值不言而喻,甚至在很多中小型的紀(jì)念館仍然在沿用這種方法。這種方法在實(shí)際應(yīng)用過程中具有更加明顯的穩(wěn)定性,在一般情況下不易丟失,并且這種傳統(tǒng)的檔案管理方法對設(shè)備沒有依賴性,隨時隨地都可以攜帶和瀏覽。針對紀(jì)念館藏品檔案來說,傳統(tǒng)管理方法需要工作人員匯總各個藏品的具體信息,對于這類信息可以從三個方面進(jìn)行匯總:第一個方面是藏品的原始單據(jù)。其中包含了藏品的捐贈信息、接受信息以及捐贈證明等。第二個方面是藏品來源的原始記錄。這其中包含了藏品的照片、視頻、音頻等文件。第三個方面是藏品的基礎(chǔ)記錄。其中包含了鑒定文件、登記文件、藏品保護(hù)檔案等。將一類藏品檔案放在一起,按照字母開頭順序進(jìn)行排放。在對檔案進(jìn)行提取時,不能用其他文件進(jìn)行填補(bǔ),應(yīng)該將位置空出來,以免因位置發(fā)生變化導(dǎo)致檔案丟失。針對不同地區(qū)的天氣對檔案進(jìn)行合理的管理,例如在江南地區(qū),梅雨時節(jié)空氣較為濕潤,應(yīng)該保證檔案室的空氣流通性。定期需要對檔案進(jìn)行閱讀與審核,以確保檔案丟失可以第一時間發(fā)現(xiàn),對字跡模糊的檔案重新抄寫。檔案管理人員需要對各個藏品的檔案存放熟記于心,以保證可以及時找到檔案記錄。對檔案的出入記錄需要進(jìn)一步規(guī)范,做好檔案的出借歸還記錄,并留下出借人員的具體身份信息與聯(lián)系電話。

        (二)數(shù)字化檔案管理措施。在新時代背景下,數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域當(dāng)中得到了良好的應(yīng)用。針對藏品的檔案管理工作來說,其實(shí)就是對信息的管理,所以也可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。在數(shù)字化背景下,檔案將會變成一個由視頻、聲音、文字等元素組合而成的系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)當(dāng)中,不僅僅存在檔案的基礎(chǔ)信息,藏品的動態(tài)信息也會包含在內(nèi),在使用過程中表現(xiàn)出便捷、高效等優(yōu)點(diǎn),并且還可以達(dá)到多個紀(jì)念館檔案信息共享。在融入數(shù)字化技術(shù)之后,需要將現(xiàn)有的藏品信息輸入到電腦當(dāng)中,在電腦中根據(jù)不同藏品類型設(shè)計檔案閱讀入口,便捷檔案閱讀。采用借閱卡的形式,在借閱卡中存入工作人員信息,這樣檔案的借閱就可以采用刷卡方式,減少了人員記錄的工作量。但是在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用中,需要注意檔案的安全問題,往往一個電腦病毒就可以讓檔案信息丟失,所以一方面需要做好電腦安全的保護(hù)工作;另一方面需要做好檔案備份工作。

        (三)加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)。針對現(xiàn)階段的紀(jì)念館藏品檔案管理情況來說,既不能單獨(dú)使用傳統(tǒng)管理方法,也不能僅僅使用數(shù)字化管理方法。為了讓這兩種方法可以在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮重要作用,需要建立一個完善的檔案管理機(jī)制,完善的檔案管理機(jī)制是紀(jì)念館藏品檔案管理工作的標(biāo)桿,需要從檔案管理人員以及借閱制度等多個角度進(jìn)行考慮。管理機(jī)制中需要體現(xiàn)各個工作人員的具體職責(zé),將檔案分為多個小部分,一人管理一個,將責(zé)任落實(shí)到個人頭上,增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感。還需要體現(xiàn)檔案管理的具體內(nèi)容,在哪一天進(jìn)行書本檔案的檢查,在哪一天進(jìn)行數(shù)字化檔案匯總,將二者結(jié)果進(jìn)行比對,以此確定在工作中是否存在漏洞。需要定期對檔案借閱人員進(jìn)行回訪,問清楚借閱人員長時間沒有歸還檔案的原因,并且應(yīng)該在管理機(jī)制中體現(xiàn)懲罰制度,如果借閱人員沒有將檔案保存好,需要從經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行賠償。

        三、結(jié)論

        總而言之,紀(jì)念館藏品的檔案管理工作是紀(jì)念館管理工作的重點(diǎn),需要提高管理人員的意識,以此保證檔案管理工作的效率。新時代背景下,紀(jì)念館的藏品檔案管理需要立足于傳統(tǒng)檔案管理方法,并且與數(shù)字化管理技術(shù)相結(jié)合,這樣才能更好提升紀(jì)念館藏品檔案管理效率與記錄的準(zhǔn)確性。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]劉麗.事業(yè)單位人事檔案管理必要性與具體策略[J].蘭臺內(nèi)外,2019(03):48-49.

        [2]徐燕,徐利琴."互聯(lián)網(wǎng)+"時代的醫(yī)院綜合檔案管理探析[J].現(xiàn)代信息科技,2019,3(02):131-132+135.

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