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        淺談廣播電視行業(yè)庫存物資數(shù)字化檔案管理的必要性

        2019-11-11 12:15:48錢繼華
        卷宗 2019年30期

        摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字化技術(shù)也漸漸融入人們生活工作中,而把數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案的管理的工作中來,更是為檔案管理工作提供了許多便利。因此對于廣播電視行業(yè)來說,由于這個行業(yè)存在著一定的特殊性,結(jié)合前沿技術(shù),使其庫存物資進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理意義重大,在當(dāng)前信息化時代背景下也勢在必行。

        關(guān)鍵詞:廣播電視行業(yè);庫存物資;數(shù)字化檔案管理;必要性研究

        數(shù)字化技術(shù)在這個信息技術(shù)時代被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)中,同時給廣播電視行業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇,使其也朝著數(shù)字化的領(lǐng)域發(fā)展,出現(xiàn)了蓬勃發(fā)展的新局面。廣播電視行業(yè)在檔案管理上也開始采取數(shù)字化的方式,由于廣播電視行業(yè)的特殊性,使其庫存物資發(fā)揮著重要作用,是見證這個行業(yè)發(fā)展的重要財富,因此對于它的管理來說借助新的方式對促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展和不斷創(chuàng)新有深遠(yuǎn)影響。

        1 廣播電視行業(yè)庫存物資檔案管理的現(xiàn)狀分析

        1.1 廣播電視行業(yè)的庫存物資檔案概述

        檔案是被作為一種國家或者社會的無形的重要資產(chǎn)而存在的,它記錄了國家和社會或者單位有保存價值的文字、聲像、圖表等,是對歷史或者現(xiàn)實真實事件的記錄,檔案不論是對現(xiàn)在或者未來都提供了可靠的依據(jù)和事實數(shù)據(jù)。對于廣播電視行業(yè)的檔案來說,它的檔案管理所涉及的資料就更廣,是特定行業(yè)檔案管理的重要組成部分[1],在發(fā)展的過程中,包含到的音頻、視頻、文字等多方面的庫存物資,都屬于廣播電視行業(yè)的檔案范疇,這些物資是這個行業(yè)發(fā)展的見證資料,對將來的從業(yè)人員要了解當(dāng)前廣播電視發(fā)展的實際情況有據(jù)可查,以便更好地分析當(dāng)前存在的問題并更好的獲取解決問題的思路方法,從而可以為用戶提供更好的服務(wù)。同時對這些物資檔案進(jìn)行管理,可以形成優(yōu)秀的企業(yè)文化,使得廣播電視行業(yè)從業(yè)人員在今后開展工作時可以有好的文化來指引他們,更好的為本行業(yè)的文化建設(shè)工作做貢獻(xiàn),促進(jìn)該行業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

        1.2 廣播電視行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

        目前我國廣播電視行業(yè)的檔案管理在很多方面都存著不足之處,如對廣播電視的檔案管理的重視不高、設(shè)備陳舊、管理制度不完善、檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合能力不強(qiáng)等。沒有完善的管理制度會導(dǎo)致很多廣播電視單位在進(jìn)行檔案管理時偷奸?;实拖?,檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的業(yè)務(wù)綜合能力,加上工作人員缺乏業(yè)務(wù)知識,很多甚至是由非專業(yè)人士來完成檔案管理工作,會降低服務(wù)意識,遺失重要資料的記錄,使資料檢索難以開展,檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。

        2 數(shù)字化檔案管理

        信息化建設(shè)的核心要素是實現(xiàn)資源的共享和使用。而作為一個單位的重要信息資源,檔案的科學(xué)有效管理有著不可忽視的作用。國家以及社會各界都對檔案管理的規(guī)范化、制度化和信息技術(shù)化日趨重視。數(shù)字化檔案管理作為一種新型的管理方式,它是將檔案資料的相關(guān)信息通過虛擬的方式表現(xiàn)出來,同樣具備儲存、管理、傳送與分享的能力。

        這種檔案的儲存方式是利用互聯(lián)網(wǎng),以數(shù)字化的手段,來達(dá)到管理目的,因此不會受到地理位置和信息載體的制約,即可實現(xiàn)將檔案的儲存由實體變?yōu)樘摂M化儲存[2]。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為虛擬化載體,檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔?,使得受用人群和服?wù)對象范圍大大增加。

        3 廣播電視行業(yè)庫存物資實行數(shù)字化檔案管理的必要性

        3.1 提高單位的多方效益

        傳統(tǒng)的檔案管理辦法常常是通過紙質(zhì)檔來進(jìn)行,這使得對其投入的人力物力更多,因此管理起來很繁瑣,不僅花費(fèi)了眾多勞動力,紙質(zhì)的記錄也要浪費(fèi)很多紙張。而數(shù)字化檔案管理不僅在管理程序上方便快捷,也無需使用紙張和投入過多人力,因此對環(huán)境的保護(hù)和勞動力的消耗都大大減少[3]。與此同時,數(shù)字化管理需要的設(shè)備占地面積大大縮小,也使廣播電視臺的土地利用率得到增加。

        3.2 增強(qiáng)了信息的嚴(yán)密性

        廣電行業(yè)中很多庫存資料是需要嚴(yán)格保密的,對進(jìn)行檔案管理時的嚴(yán)密性要求較高,而數(shù)字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)為電子版,能夠使檔案更加安全,防止惡意篡改行為的發(fā)生,加強(qiáng)了其保密性。

        3.3 提高行業(yè)辦公效率

        由于廣電行業(yè)的檔案流動性較強(qiáng),如果想很精準(zhǔn)的將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計出來并隨之了解它們的情況,就要應(yīng)用數(shù)字化管理的手段,而數(shù)字化管理打破了傳統(tǒng)的“歸檔”方式,查詢起來快速方便,同時又能讓用戶足不出戶就可以獲取精確的信息和資料。

        4 結(jié)語

        隨著社會的不斷發(fā)展,許多新新產(chǎn)業(yè)的涌現(xiàn),檔案管理工作的作用也越來越明顯。與此同時也存在較多問題的檔案管理工作,需要引起廣播電視行業(yè)的重視,需要單位應(yīng)用多種手段對檔案管理工作的效率進(jìn)廳強(qiáng)化與提高,以此來提高管理的質(zhì)量和效率。

        從文中相關(guān)資料可得出,檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,牽涉到技術(shù)、制度、人員能力、管理等諸多方面,特別是針對廣播電視行業(yè)來說,涉及到的庫存資料眾多,而且也比較特殊,因此更需要對許多問題進(jìn)行深入的探索研究。與此同時,要牢牢把握住國家信息化建設(shè)和“加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作”的契機(jī)[4],創(chuàng)新工作機(jī)制,加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,充分發(fā)揮檔案信息資源的作用,推動檔案事業(yè)的新發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫玢.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].山西青年,2019,(2):216.

        [2]朱夢珺,巫梓婷.論實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必要性[J].魅力中國,2019,(18):329-330.

        [3]劉寶恒.基于檔案工作創(chuàng)新的數(shù)字化管理信息化實現(xiàn)思考[J].中國新通信,2018,20(24):62.

        [4]向道華.數(shù)字化技術(shù)在廣播電視行業(yè)中的應(yīng)用分析[J].科技傳播,2019,11(5):64-65.

        作者簡介

        錢繼華(1978-),漢,女,山東省肥城市,山西省陽泉市廣播電視臺,專科,助理館員。

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