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        信息時(shí)代提升檔案管理工作實(shí)效性的方法

        2019-11-11 12:40:24任禾欒天浩孫祎龍翟季
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年9期
        關(guān)鍵詞:問題與措施檔案管理工作信息時(shí)代

        任禾 欒天浩 孫祎龍 翟季

        【摘要】本文就信息時(shí)代提升檔案管理工作實(shí)效性的問題進(jìn)行研究,通過研究目前檔案管理工作中存在的問題,從而提出相關(guān)解決措施,以期能提升檔案管理工作的實(shí)效性,促進(jìn)我國檔案管理工作水平穩(wěn)步提升。

        【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理工作;實(shí)效性;問題與措施

        檔案是體現(xiàn)歷史及其發(fā)展歷程的重要見證。檔案具有特殊功能,是無形資產(chǎn),是無價(jià)之寶,為此,檔案管理工作是功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。檔案管理工作對一個(gè)單位的發(fā)展有著重要的作用,隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息化技術(shù)逐步運(yùn)用到檔案管理工作中,目前檔案管理工作涉及內(nèi)容更加廣泛,如電子文檔、音頻文件、視頻文件等,傳統(tǒng)的檔案管理模式以及方式方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理發(fā)展需求,在日常工作管理中存在較多的問題,因此,要積極面對這些問題,利用科學(xué)的原則和方法管理檔案,有效提升檔案管理的實(shí)效性,從而提升檔案管理工作水平,為本單位、本行業(yè)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)支撐。

        一、信息時(shí)代的檔案管理

        檔案管理承擔(dān)本單位歷史館藏、現(xiàn)階段文書、科研(其他)活動記錄的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案的收集、整理以及歸檔等都需要人工完成,不可避免的會造成一些問題的存在。面對新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理工作人員要對信息技術(shù)有全面的認(rèn)識,并充分利用信息技術(shù)的先進(jìn)性與便捷性,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷進(jìn)步。

        信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用勢在必行且具有顯著的優(yōu)勢:第一,促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范化發(fā)展。將信息化技術(shù)有效融入日常管理工作中,不僅可以促進(jìn)本部門加強(qiáng)管理制度與機(jī)制的完善,還符合國家檔案管理相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向。第二,有效提升檔案管理工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,有效改變了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低下、資源浪費(fèi)的情況,可以大量減少后期工作的投入,有效提升了工作效率與質(zhì)量,對于現(xiàn)代檔案管理發(fā)展有著重要的推動作用。第三,信息化技術(shù)的融入,有效簡化了檔案管理工作流程,使檔案管理工作更加便捷有效,為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),極大提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與工作效率,對于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)建設(shè)與事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步有著重要的作用與意義。

        二、信息時(shí)代檔案管理工作中存在的問題

        (一)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化存在困難。檔案管理工作對于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化有著嚴(yán)格的要求。但是,就目前檔案管理工作而言,由于受傳統(tǒng)工作思維影響,在檔案管理過程中缺乏嚴(yán)格的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),主要體現(xiàn)為:國家檔案局對各項(xiàng)檔案信息化工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)仍在不斷制訂、完善中,具體工作缺乏系統(tǒng)性的參照依據(jù)。需要的相關(guān)技術(shù)、硬件條件在大多數(shù)基層單位的檔案管理部門仍不具備。在后續(xù)工作中,無法有效進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理,服務(wù)能力較差且共享性較差,這是阻礙現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的重要因素之一。

        (二)相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提升。信息時(shí)代對于現(xiàn)代檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn),要求具有較高綜合素質(zhì)的管理人員對檔案進(jìn)行全面信息化管理。但是,受傳統(tǒng)思維影響,對于檔案管理工作沒有足夠的重視,特別是企事業(yè)單位,檔案管理人員大部分不是專業(yè)出身或未經(jīng)過體統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn),缺乏專業(yè)管理能力與素質(zhì),雖然部分人員經(jīng)過多年的檔案管理工作,具備了一定的管理能力。但是對于信息化技術(shù)認(rèn)識不足,應(yīng)用能力較差,這些因素都導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)效性得不到提升,阻礙檔案管理工作的發(fā)展與服務(wù)質(zhì)量的提升。

        三、信息時(shí)代提升檔案管理工作實(shí)效性的方法

        (一)提升檔案管理的意識。只有具備良好的工作管理意識,才能有效提升工作效率與質(zhì)量。所以,信息時(shí)代,提升檔案管理工作實(shí)效性就必須提升檔案管理意識。首先,管理者與決策者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維,對檔案管理工作有全新的認(rèn)識,認(rèn)識到檔案管理工作的真正價(jià)值,重視檔案管理工作。其次,注重提升檔案管理人員的管理意識,只有工作人員通過實(shí)踐工作,不斷總結(jié)與反思,才能有效提升信息化服務(wù)水平,提升檔案管理工作的實(shí)效性,促進(jìn)本部門的發(fā)展與進(jìn)步。

        (二)創(chuàng)新管理工作模式。 信息時(shí)代,檔案管理工作要擯棄傳統(tǒng)的工作思維與工作模式,運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)有效創(chuàng)新管理工作模式,提升檔案管理工作的效率與實(shí)效性??梢詮囊韵聨讉€(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新:第一,根據(jù)現(xiàn)代檔案管理工作要求結(jié)合實(shí)際工作,不斷完善檔案管理制度,以此來約束從業(yè)人員的行為規(guī)范,同時(shí),還要建立相應(yīng)的工作激勵機(jī)制,有效激發(fā)從業(yè)人員的工作積極性,促進(jìn)其更好地參與到工作中。第二,加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。要積極面對信息時(shí)代發(fā)展理念,摒棄傳統(tǒng)的管理模式,將信息化技術(shù)有效運(yùn)用到管理工作中,建立與完善檔案管理信息平臺,實(shí)現(xiàn)信息化全面管理。第三,相關(guān)工作人員要注重自身能力的提升,通過不斷的學(xué)習(xí)提升自身工作能力與服務(wù)水平。尤其是企事業(yè)單位,要把檔案管理工作提到議事日程上來,重視檔案管理工作,注重檔案管理人員專業(yè)技能與信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作,通過建立有效的培訓(xùn)體系,逐步提升工作人員的綜合素質(zhì),更好地完成檔案管理工作。第四,檔案管理人員要創(chuàng)新工作思維,通過實(shí)踐探索,逐步建立符合實(shí)際的信息化管理模式,從而有效提升檔案管理工作的實(shí)效性。

        (三)信息時(shí)代有效完善檔案管理工作制度。檔案管理工作涉及內(nèi)容較廣,管理工作較為全面,服務(wù)性較強(qiáng),在信息時(shí)代背景下,需要建立完善的檔案管理工作制度,才能有效保證檔案管理工作科學(xué)有效地開展。同時(shí),檔案管理工作還是一項(xiàng)動態(tài)的工作過程,在工作管理過程中需要及時(shí)對信息資源進(jìn)行登記與檢查,如果出現(xiàn)信息變動,還需要及時(shí)進(jìn)行更新補(bǔ)充,從而有效保證檔案信息資源的完整性與準(zhǔn)確性。此外,完善的檔案管理工作制度不僅可以有效規(guī)范管理人員的工作與行為,使檔案管理工作人員在日常工作中可以參照制度更好地完成工作,保證了檔案管理的完整性與連續(xù)性,避免在工作中出現(xiàn)重大失誤,同時(shí),有效完善的檔案管理工作制度還是一種重要的監(jiān)督機(jī)制,有效監(jiān)督檔案管理工作,不僅可以提升檔案管理實(shí)效性,還可以提升工作人員的服務(wù)意識,促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)有序發(fā)展。

        (四)注重檔案管理人員的安全意識培養(yǎng)。檔案是國家的寶貴財(cái)富,各門類檔案分為不同的密級,為此,檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性,檔案信息的安全對國家、地方、單位有著重要意義。在檔案管理信息化建設(shè)中,由于信息技術(shù)的開放性與共享性,雖然有效提升了檔案管理的時(shí)效性與管理水平,同時(shí)也面臨著網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊,對檔案管理的安全性造成嚴(yán)重影響。因此,在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識教育,防止在檔案收集、整理、歸檔與使用等過程中,造成檔案信息的泄露,給國家、地方、單位帶來嚴(yán)重的安全隱患。這也是提升檔案管理工作實(shí)效性的一項(xiàng)重要因素,需要管理者高度重視,定期對管理人員開展安全意識培訓(xùn)工作,提升檔案管理的安全性。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,檔案管理對于一個(gè)單位的發(fā)展與進(jìn)步有著重要的影響,基于信息時(shí)代,管理者要對信息化技術(shù)有全面的認(rèn)識,提升檔案管理意識,有效將信息技術(shù)融入檔案管理工作中,創(chuàng)新管理模式,提升管理人員綜合素質(zhì)與安全意識,從而促進(jìn)信息化檔案管理工作的全面開展與發(fā)展,有效提升工作效率、實(shí)效性以及工作質(zhì)量,更好地為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供高效的服務(wù)。

        【參考文獻(xiàn)】

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        [3]曹磊.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作的思考[J].神州, 2017(22):225.

        [4]杜玉明.檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案工作的優(yōu)劣[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(09).

        [5]孫艷華.淺談檔案管理工作中存在的問題與對策[J].祖國,2018(08).

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