李晨榮

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求，以往較為傳統(tǒng)的檔案管理難以再適應(yīng)新時代的發(fā)展和要求。除了要對相關(guān)的管理體系進行健全和完善之外，還要對相關(guān)的人才進行重點培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展源源不斷輸送人才，注入新鮮的血液。本文對當(dāng)前科技檔案管理信息化建設(shè)過程中的問題進行了探究，并且提出了建設(shè)性的意見，希望有助于提升整體建設(shè)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】科技;檔案管理;措施;探究

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，企業(yè)之間的競爭力度也在不斷加大，為了更好地在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，這就要求企業(yè)要不斷對自身的發(fā)展模式進行更新升級。在新的時代背景之下，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)更加突出，一定要做好相關(guān)的管理工作，對相關(guān)的信息進行綜合的分析整理，最終以數(shù)字化的方式存儲于計算機中，為以后的建設(shè)發(fā)展奠定好基礎(chǔ)。所以，企業(yè)要在思想上加強檔案管理信息化建設(shè)，要為此創(chuàng)造出更加有保障的條件，而且也要重點保存好核心價值檔案，尤其是對化工企業(yè)來說更是如此，能夠為以后企業(yè)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、信息化建設(shè)過程中暴露的問題

（一）不具備充足的專業(yè)管理工作者。很多基層科技檔案管理工作是行政或者相關(guān)的辦公人員進行兼職，有很多單位將檔案管理以文件入庫方式處置，有很多科技檔案管理工作者的素質(zhì)和水平都不達標，缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)和知識，尤其是缺少了復(fù)合型的人才，這些問題的存在都進一步導(dǎo)致檔案管理停滯不前。除此之外，還有一些檔案管理人員道德和專業(yè)素養(yǎng)缺失，不具備很強的專業(yè)性，而且認為檔案管理工作十分簡單，在實際的工作中態(tài)度不夠端正。

（二）不具備堅實可靠的硬件和軟件。有很多科技管理部門在進行科技檔案管理的過程中，不能夠及時更新設(shè)備，依然使用以往較為老套和傳統(tǒng)的設(shè)備，而且他們的管理思維也較為局限，設(shè)備整體不具有全面性和系統(tǒng)性?？萍紮n案信息系統(tǒng)質(zhì)量也參差不齊，而且整體不夠科學(xué)合理，不能夠真正實現(xiàn)完全性的開放。

（三）更新的速度不快，且整體的使用效率較為低下。當(dāng)前階段，很多科技檔案管理的主要工作內(nèi)容是在收檔、分析、綜合、存管，而且頻率是每年一次。與此同時，信息化的過程中也沒有新型技術(shù)的加入，相關(guān)的工作者很難及時進行信息更新。檔案的利用價值不高，而且也很難發(fā)揮到實處。更有甚者，檔案如果錄入到了信息化的系統(tǒng)之中，就會存在不被過問和應(yīng)用的情況。

二、如何高效進行科技檔案管理信息化建設(shè)

（一）合理進行構(gòu)架，保證人員知識結(jié)構(gòu)的科學(xué)。落實好檔案信息的管理并不是一蹴而就的，需要長久的堅持，而且任務(wù)繁重。開展好該項工作的基礎(chǔ)前提就是要構(gòu)建更加科學(xué)的組織機構(gòu)。應(yīng)用科技來對各個部門和管理層人員進行管制。與此同時，也要與其他項目管理部門進行有效的協(xié)調(diào)配合。專項進行科技檔案信息的管控，配備專業(yè)化的人才。具體的檔案管理工作者自身要具有很強的政治思想水平，而且也要敬業(yè)，具有很強的工匠精神，在當(dāng)前的發(fā)展過程中，首要的前提和任務(wù)是對相關(guān)人員進行更加專業(yè)化的培訓(xùn)。另外，要對工作人員的言行舉止等進行規(guī)范約束，招聘的過程中也要選擇那些專業(yè)化程度高的人才。構(gòu)建出一支科學(xué)化、信息化、專業(yè)化、水平高的管理檔案團體。

（二）保證硬件設(shè)施的健全，加速軟件開發(fā)。要大力投入資金，保證資源得到有效的配置和優(yōu)化。確保檔案室設(shè)備設(shè)施的健全和完善。而且也要配對相關(guān)的應(yīng)用軟件，保持和外界的有效溝通聯(lián)系，內(nèi)部對于電子文件的形成、記錄、歸檔等要進行適合自己的開發(fā)。當(dāng)前并沒有一款非常標準和規(guī)范化的檔案信息化建設(shè)的軟件指標，要積極和上一個級別的主管部門或者是相關(guān)的檔案管理部門來有效溝通協(xié)調(diào)，擬定出更加適合內(nèi)部管理的相關(guān)指標，保證計算機管理檔案信息和整體網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)的正常以及安全。

（三）強化領(lǐng)導(dǎo)感知，構(gòu)建更加有效的考察體系。借助多種方式，進一步加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的重視，要讓他們清晰感知到進一步完善檔案管理體系是大勢所趨，對領(lǐng)導(dǎo)進行有效的培訓(xùn)，不斷開拓他們的眼界和知識面，保證信息完善落實。構(gòu)建科學(xué)的績效評測體系，對相關(guān)的檔案管理人員進行獎勵，激發(fā)員工工作的積極性和主動性。

（四）進一步強化檔案信息管理的思想意識，保證檔案管理的保密性。檔案是一種保密性十分強的文檔，因此，非常有必要嚴格要求檔案管理的保密性，并提升檔案保密性。采取科學(xué)的措施和方式，可以更好地提升檔案保密工作的質(zhì)量，在實際的檔案管理過程中，構(gòu)建文件保密一體化的信息系統(tǒng)，可以更好地提升檔案信息管理的安全性。在整個過程中，也要構(gòu)建與之配對的安全保密防護系統(tǒng)，可以采用加密、身份驗證、權(quán)限約束等技術(shù)，保證電子文件整個處理過程處于嚴密的監(jiān)控之下，進而更好地提升檔案信息的可靠性，為提升企業(yè)核心競爭力添磚加瓦。

（五）做好人才方面的培養(yǎng)教學(xué)。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，電子檔案迎來了新的發(fā)展空間，與此同時，這對當(dāng)前的檔案管理工作提出了更高的要求，對于相關(guān)的檔案管理工作者來說，不僅要掌握較為具體的檔案管理方式，還需要具備科學(xué)的計算機網(wǎng)絡(luò)方面的安全知識。企業(yè)也要做好檔案管理人員的整體素質(zhì)和能力的培養(yǎng)，要為科技檔案管理信息化的建設(shè)提供更加高水平的人才支持。第一點，企業(yè)要積極引入素質(zhì)更高、能力更強的檔案管理工作者。第二點，要按時開展對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)教學(xué)工作，保證他們可以獲取更加多樣化和現(xiàn)代化的知識，要掌握先進設(shè)備的一些基礎(chǔ)操作。而且也要積極鼓勵檔案管理工作者之間進行有效的信息溝通交流，將自己的經(jīng)驗心得大膽分享給大家。第三點，檔案管理工作要堅持與時俱進的原則，要多學(xué)習(xí)，不斷提升自我綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，而且也要坦然應(yīng)對實際工作中的問題，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，更好地提升檔案信息化管理的質(zhì)量。

三、總結(jié)

綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，在新的科技時代背景之下，社會的很多行業(yè)都慢慢實現(xiàn)了無紙化的辦公，這也對目前的科技檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)在實際的發(fā)展過程中，要在思想上高度重視該項問題，并且要給予非常雄厚的資金進行支持，保證可以將信息化管理的特點發(fā)揮到實處，更好地處理和解決當(dāng)前檔案管理中的缺陷。與此同時，企業(yè)還要做好基礎(chǔ)的人才培養(yǎng)建設(shè)，要不斷提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，為科技檔案信息管理工作的正常進行提供人才支持。人才是企業(yè)在激烈的市場競爭中的核心，而檔案也是企業(yè)以后發(fā)展的重要參考，兩者對于企業(yè)的發(fā)展而言都有著至關(guān)重要的影響。

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