劉程程

摘 要：學(xué)校檔案管理是當(dāng)今學(xué)校管理必不可少的部分，本文關(guān)于初中學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后提出相對(duì)應(yīng)方案，即進(jìn)行合理的檔案信息化合理建設(shè)，培養(yǎng)相關(guān)優(yōu)秀人員，建立管理制度，將校園與檔案管理聯(lián)系起來，不斷完善學(xué)校檔案管理工作，糾正檔案管理的錯(cuò)誤，提高檔案管理的機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案管理;初中學(xué)校;工作效率

在學(xué)校的教育下與學(xué)生管理工作下，檔案成為一個(gè)學(xué)生必不可少的標(biāo)志，在學(xué)生生活有無可代替的作用，檔案管理是一個(gè)學(xué)生人生中的過渡證明，初中學(xué)校檔案管理的工作一般包含資料的收集、匯整、檔案保存等方面的相關(guān)工作，在當(dāng)今的背景下，初中學(xué)校應(yīng)對(duì)學(xué)生檔案管理付出責(zé)任，保證學(xué)生檔案的正確，并且學(xué)生檔案作為學(xué)生學(xué)習(xí)過程中重要的一個(gè)記錄必不可少，同時(shí)檔案對(duì)于教學(xué)過程中的教案、習(xí)題、試卷等重要教學(xué)資料的數(shù)據(jù)保存具有重要意義。檔案資料記錄了學(xué)校整個(gè)發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史沿革的重要信息源泉。

1 初中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

1）缺少管理能力出眾人員。檔案的管理在形成初期，相關(guān)政策不夠健全，人員培養(yǎng)上有所欠缺，人員素質(zhì)達(dá)不到要求，加上我國(guó)目前對(duì)相關(guān)人員的要求越來越多，優(yōu)秀人員不足，有些學(xué)校只能降低門檻，相關(guān)人員素質(zhì)不高，同時(shí)缺乏積極性，導(dǎo)致檔案管理效率不高，檔案管理工作不能高效準(zhǔn)確的進(jìn)行。長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行檔案管理，會(huì)讓管理人員感覺到無趣，積極性慢慢降低，總體來說我國(guó)檔案管理人員嚴(yán)重不足，對(duì)其相關(guān)知識(shí)認(rèn)識(shí)不夠。

2）數(shù)字化檔案不完善。學(xué)校檔案仍在使用紙質(zhì)進(jìn)行記錄，其成本高，不易保存，并且紙質(zhì)檔案需要管理人員進(jìn)行大量的工作，同時(shí)也容易遺失，不宜進(jìn)行保存。進(jìn)行傳統(tǒng)的人工管理模式，檔案管理效率低。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)代的條件，采用信息化數(shù)字化檔案管理不僅可以減少成本，降低相關(guān)人員工作量，并且不容易丟失易保存，可以隨時(shí)查閱的相關(guān)信息。

3）管理制度不完善。相對(duì)而言，注重學(xué)校檔案管理制度較簡(jiǎn)單，就目前管理現(xiàn)狀仍存在不足之處，這些問題包括：有些學(xué)校還是進(jìn)行傳統(tǒng)的管理方法，甚至有些學(xué)校為建立相關(guān)的檔案管理制度，有較大的隨意性。有的學(xué)校雖然建立了相關(guān)的制度，但實(shí)行率不高，制度等同虛無，在實(shí)際生活中，檔案可以進(jìn)行偽造，混亂等嚴(yán)重問題，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導(dǎo)致檔案管理的不足。

2 檔案管理中存在的問題

1）管理人員的素質(zhì)能力的不足。由于信息化時(shí)代的來臨，社會(huì)的進(jìn)步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識(shí)漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對(duì)電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)表達(dá)不甚了解，不會(huì)使用一些辦公軟件，在將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化歸檔時(shí)工作效率極低，甚至出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或混亂的情況，比如在錄入一些統(tǒng)計(jì)圖或者圖表之時(shí)出現(xiàn)工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時(shí)代知識(shí)帶來的問題都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成嚴(yán)重影響，同時(shí)檔案管理人員自身對(duì)工作態(tài)度也會(huì)影響管理造成一定程度影響，大量重復(fù)工作容易讓管理人員身心上的疲憊，造成工作上的失誤與漏洞。

2）檔案系統(tǒng)化、信息化程度落后。在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理信息化已然成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，部分學(xué)校存在基礎(chǔ)設(shè)備不健全，相關(guān)人員專業(yè)信息技術(shù)知識(shí)不足導(dǎo)致了學(xué)校在檔案管理信息化、系統(tǒng)化越來越偏遠(yuǎn)，因此科學(xué)的檔案管理是現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展的必要趨勢(shì)。

3 檔案管理的解決途徑與方法

1）學(xué)校設(shè)立檔案管理團(tuán)隊(duì)。在新時(shí)代背景下，人們對(duì)學(xué)校檔案管理的工作有了全新的認(rèn)識(shí)，提出了全新的要求。新的時(shí)代下，檔案管理同樣發(fā)生了變化，檔案管理需要相應(yīng)的管理知識(shí)和工作技能。學(xué)校只有組建優(yōu)秀的管理人員才能順利高效的進(jìn)行檔案管理，使案管理的工作高效的進(jìn)行下去，因此可以說擁有優(yōu)秀的工作人員是檔案管理的根本。所以在此學(xué)?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手改善：（1）在招聘管理人員時(shí)盡量選擇接受過正規(guī)教育的管理人員，必要時(shí)學(xué)?？梢蕴岣叽鲂匠?，讓工作人員感受到應(yīng)有的欣賞與支持。（2）合理的對(duì)新人進(jìn)行科學(xué)化培訓(xùn)。學(xué)校可以通過邀請(qǐng)學(xué)術(shù)者進(jìn)行演講，來提高檔案管理工作人員的專業(yè)理論與技巧，學(xué)校也可以通過一系列正確的措施來提高檔案管理人員的工作態(tài)度，積極性，從而提高檔案管理的質(zhì)量，從而可以培養(yǎng)出具有“創(chuàng)造性、復(fù)合型”的人才。（3）最后學(xué)校還可以與其它學(xué)校進(jìn)行交流訪問，加強(qiáng)雙方管理人員的交流，使本校的檔案管理人員水平得到提升，實(shí)現(xiàn)雙方共贏。

2）構(gòu)建信息化管理模式。在當(dāng)今信息化的背景下，檔案管理也應(yīng)該進(jìn)行信息化的管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式被淘汰下去，數(shù)字化、集成化的檔案管理模式是有效推進(jìn)初中檔案管理工作首要條件。（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員應(yīng)該提高觀念，不再進(jìn)行傳統(tǒng)的紙質(zhì)化保存，積極的提高信息化管理的知識(shí)與相應(yīng)措施。信息化管理模式具有很大的便利性，而且可以大幅度減少管理人員的工作量，使工作效率得到顯著的提升。（2）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該大力支持檔案管理信息化的模式。創(chuàng)造相應(yīng)的條件，給予管理人員相應(yīng)的培訓(xùn)，提高人員的利用信息技術(shù)解決檔案管理的技術(shù)，同時(shí)合理分配經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)相關(guān)的投入力度。（2）加快建立檔案管理相應(yīng)的平臺(tái)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理備份。提高對(duì)學(xué)生的服務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理的價(jià)值，根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況，讓學(xué)生隨時(shí)進(jìn)行查詢、訪問，而且管理人員可以進(jìn)行錄入、修改、增減等系列問題，讓學(xué)校的檔案管理工作與信息時(shí)代相結(jié)合。

3）改革管理制度。檔案管理是一個(gè)學(xué)校學(xué)生檔案的基礎(chǔ)，檔案管理工作的順利有效、開展必須配套相關(guān)檔案管理制度做基礎(chǔ)，在充分理解學(xué)生的基礎(chǔ)上建立一個(gè)實(shí)用高效的檔案管理制度，讓學(xué)校的檔案管理有度可以，學(xué)校為此必須樹立以制度管人管事，采取種種措施管理檔案，對(duì)檔案收集、整理、歸納到保存以及后期的借閱利用都要有相應(yīng)的完善制度。（1）根據(jù)自身情況對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。檔案管理制度不是一蹴而就的要不斷根據(jù)實(shí)際的應(yīng)用進(jìn)行調(diào)整。（2）實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)制度，賞罰分明。對(duì)一些表現(xiàn)良好的工作人員要及時(shí)給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，工作懈怠的人員也要做出一些懲罰，提高管理人員的工作積極性。（3）一套可實(shí)施的選拔方案。學(xué)校要對(duì)高質(zhì)量、高素質(zhì)人才進(jìn)行選撥，選擇專業(yè)知識(shí)優(yōu)秀的人才，提高管理人員的整體素質(zhì)質(zhì)量，擇優(yōu)錄取。

在新時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案保存方式已經(jīng)不再實(shí)用，信息化、數(shù)字化系統(tǒng)集成化是現(xiàn)今檔案發(fā)展必要趨勢(shì)，學(xué)校要將檔案管理信息化建設(shè)與校園網(wǎng)結(jié)合起來，創(chuàng)建完整信息網(wǎng)絡(luò)，保證檔案工作的條理性。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理工作人員要嚴(yán)格遵守管理制度，實(shí)現(xiàn)工作的落實(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息化的背景下傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，因此信息化的檔案管理必不可少，學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人要抓住機(jī)遇，積極的利用現(xiàn)代技術(shù)，努力改善檔案管理，基于同時(shí)也面臨著挑戰(zhàn)，學(xué)校也要正確的面臨檔案管理中的問題，完美的解決，學(xué)校同時(shí)也要積極的推動(dòng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高人才的素質(zhì)，提高相應(yīng)的管理水平，不斷推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的合理化，規(guī)范化，保證檔案管理科學(xué)的、有效的進(jìn)行，學(xué)校也要不斷的吸收失敗的經(jīng)驗(yàn)，從而使初中學(xué)校的持續(xù)發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展的提供保障，為學(xué)生的個(gè)人長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的提供的有利的后盾，為學(xué)校未來的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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