李巖

摘 要：科技信息發(fā)展越來(lái)越迅速，我們迎來(lái)了一個(gè)新的時(shí)代，而以前的事業(yè)單位人事檔案管理這一久遠(yuǎn)的管理方法，便顯得跟不上節(jié)奏了。對(duì)此，事業(yè)單位人事檔案管理不得不進(jìn)行改革，創(chuàng)新。本文是對(duì)事業(yè)單位人事管理的重要作用，出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析并提出解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理

1 事業(yè)單位人事檔案的定義和意義

檔案，直接形成于人事管理活動(dòng)中，是人生記錄和反應(yīng)的載體，以原始記錄為主，像工作狀態(tài)，政治思想，學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，都會(huì)有記錄。這些記錄為組織部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行客管系統(tǒng)，明確的了解提供了信息依據(jù)。

事業(yè)單位在我國(guó)是行政行業(yè)劃分體系中非常重要的組成。大眾越來(lái)越關(guān)注的是體系中工作人員信息是否真實(shí)和有效。于是公開、群眾化、民主化成為選人，用人的需要貫徹落實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，這是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的。除此之外，檔案的積極作用還體現(xiàn)在各個(gè)方面，如干部任職前的公示制度，可以通過大眾媒體像報(bào)刊，電臺(tái)等傳播，還可以通過在公眾場(chǎng)合宣讀為公眾傳播接受監(jiān)督，這些做法都體現(xiàn)了檔案的重要作用，是具有權(quán)威性和有價(jià)值的。

2 事業(yè)單位人事檔案存在的問題

不能正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，使得檔案可信度降低。檔案的真實(shí)性，完整性是不可分離的，真實(shí)是完整的基礎(chǔ)，完整也離不開真實(shí)。只有保證檔案這兩個(gè)性質(zhì)存在，才能提供更加可靠的信息，才能更全面，系統(tǒng)的了解個(gè)人情況。否則，就會(huì)出現(xiàn)檔案失真的現(xiàn)象，失去了檔案本該有的價(jià)值特點(diǎn)。

原因是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)者因?yàn)槿狈@一意識(shí)，沒能建立健全檔案管理制度，使檔案的真實(shí)性和完整性丟失，阻礙了人才戰(zhàn)略的實(shí)施;其次，員工對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)程度也不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)，在收集，整理，保管，編研基礎(chǔ)材料這一系列運(yùn)作過程中不能完全掌控，導(dǎo)致檔案失去了原本的真實(shí)性和完整性。

人才匱乏。專業(yè)的，人才性的檔案管理人員匱乏，是檔案難以取得成就突破的攔路虎之一。

如今的檔案管理人員大都由一些將要退休的及一些不專業(yè)的人來(lái)?yè)?dān)任。這就出現(xiàn)了一些問題，這些人專業(yè)知識(shí)不足，大多目的是維持生計(jì)，自由散漫，安于現(xiàn)狀。甚至在信息化時(shí)代還停留在人工書寫，檢索這一“三舊”模式中。他們的保密，改革，創(chuàng)新意識(shí)都不強(qiáng)，把基本信息對(duì)外泄露，職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)?，F(xiàn)代化管理設(shè)備也并不是沒有，只不過在職人員的落后和設(shè)備的先進(jìn)不匹配，效率低下，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

3 完善事業(yè)單位人事檔案的措施。

首先要提升管理水平。一要提高檔案意識(shí)。對(duì)檔案的來(lái)源，完整性充滿尊重，把對(duì)全原始整理體系這一檔案來(lái)源的尊重作為原則，從領(lǐng)導(dǎo)者到人民群眾，都要加強(qiáng)他們的檔案的意識(shí)，了解檔案工作的注意事項(xiàng)。

二是領(lǐng)導(dǎo)者為提升管理水平的保障。組織學(xué)習(xí)，向領(lǐng)導(dǎo)者開設(shè)對(duì)于檔案的相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高他們對(duì)于檔案的認(rèn)知度，更新他們對(duì)于檔案的認(rèn)知內(nèi)容，了解檔案的重要性，將它納入平時(shí)的工作日程中，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威性和強(qiáng)制性，確保檔案制度的合理運(yùn)行，這順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展得潮流，為檔案的規(guī)范化管理提供了保障。

第三，關(guān)鍵是檔案管理人員的規(guī)范。檔案管理人員應(yīng)該要求有著強(qiáng)烈的現(xiàn)代檔案意識(shí)和溝通能力?，F(xiàn)代檔案意識(shí)不僅靠國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位等集體來(lái)完成，還需要個(gè)體的努力，因?yàn)檫@事隨著現(xiàn)代化進(jìn)程而逐步形成的，個(gè)體也有產(chǎn)生檔案的可能，也需要個(gè)體注意在形式，材料等方面的選擇和應(yīng)用，重視各方面的要求。

個(gè)體也要保證和領(lǐng)導(dǎo)者的溝通。檔案管理人員及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，向領(lǐng)導(dǎo)提要求，不論是隨時(shí)的還是定期的，各種形式，以此引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視和支持。在進(jìn)行工作或者聚在一起研究所執(zhí)行的業(yè)務(wù)時(shí)，最好邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加，讓領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表一下意見。這種做法能讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的辛苦與繁雜。用自身的努力和辛勤的付出，用成績(jī)和效果，贏得領(lǐng)導(dǎo)的贊賞，獲得更高的期許。使得這一工作獲得真正的理解和重視，共同讓這一行業(yè)變得更專業(yè)規(guī)范。

作為橋梁，還要與人民群眾進(jìn)行溝通。管理人員要對(duì)廣大人民群眾進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的宣傳，普及相關(guān)的法律法規(guī)，讓人民群眾了解到檔案的重要性，存在的意義，認(rèn)識(shí)到這是與自己息息相關(guān)的一類東西，對(duì)自己的前途和命運(yùn)起著重要作用。一旦檔案出現(xiàn)了問題，無(wú)論是損毀還是出現(xiàn)紕漏，都會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的問題，造成難以估量的損失。使他們了解檔案不可或缺的價(jià)值性，認(rèn)識(shí)檔案的重要地位和價(jià)值，并投身于對(duì)檔案管理的監(jiān)督及對(duì)檔案的支持和開展工作中。

一是要提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的重視度，讓領(lǐng)導(dǎo)者主動(dòng)去了解這份工作并且全力支持。提高對(duì)檔案管理人員的待遇、地位，這可以提高工作人員的積極主動(dòng)性，提升工作效率，在工作上安分守己。相關(guān)部門通過及時(shí)的分析管理層的人員變動(dòng)情況，做好工作，積極的組織學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。

二是為人才提供表現(xiàn)舞臺(tái)，留住人才。主動(dòng)的去高?；蛘呱鐣?huì)中引進(jìn)專業(yè)的、技能水平高的、知識(shí)豐富的人才，豐富檔案人才隊(duì)伍，提供優(yōu)良的工作環(huán)境，以“以人為本”為待人觀念，營(yíng)造優(yōu)待人才的環(huán)境，調(diào)動(dòng)人才的積極主動(dòng)性，發(fā)揮個(gè)人的創(chuàng)造性，促進(jìn)成長(zhǎng)。

三是要培養(yǎng)檔案管理人員。首先要進(jìn)行政治思想素養(yǎng)的培養(yǎng)，要加強(qiáng)對(duì)檔案的相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，明確國(guó)家機(jī)構(gòu)等部門下發(fā)的政策和指示，形成正確的政治觀念;遵守紀(jì)律，在規(guī)定的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案開發(fā)，公布等轉(zhuǎn)變對(duì)該職業(yè)的意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。

其次，提高業(yè)務(wù)能力。在夯實(shí)基礎(chǔ)理論的時(shí)候，還要學(xué)習(xí)相關(guān)的文化知識(shí)，科技內(nèi)容，不斷充實(shí)自己，成為綜合能力強(qiáng)的人才。

最后要健全數(shù)字化建設(shè)。檔案是一項(xiàng)非常繁雜的工作，一份文件轉(zhuǎn)化為檔案的過程更為繁瑣。不論是收集還是管理保存，都有著不簡(jiǎn)單的要求。針對(duì)一些資料不同一般的性質(zhì)，又要防止被人為的或者自然的損壞，管理者們除了要熟練的了解檔案的管理流程，掌握管理保存技術(shù)外，還要設(shè)立數(shù)字化系統(tǒng)。

很多檔案單位都有了數(shù)字化建設(shè)，使檔案有著網(wǎng)絡(luò)化的管理和應(yīng)用，原本很多人工的工作，都由計(jì)算機(jī)處理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)一體化。但是，時(shí)代科技是不斷發(fā)展的，新的事物有不斷出現(xiàn)，像新型載體檔案，新型存儲(chǔ)介質(zhì)，新型信息技術(shù)，都有著一定的發(fā)展和應(yīng)用，信息的儲(chǔ)存和管理方式也不斷的在改變。普通的技術(shù)技能不再適用于這種先進(jìn)的模式，這就要求檔案管理人員要提高自己的知識(shí)技能，不斷學(xué)習(xí)，掌握數(shù)字化管理技術(shù)。

數(shù)字化檔案以電子數(shù)據(jù)為主要的管理方向，有著有序和集成的能力，包括了文件有效期間管理的所有步驟，比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)則是建立更為廣泛的平臺(tái)，例如基礎(chǔ)應(yīng)用，業(yè)務(wù)應(yīng)用，信息服務(wù)應(yīng)用等都會(huì)出現(xiàn)，從而真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，標(biāo)準(zhǔn)化。

4 總結(jié)

事業(yè)單位在我國(guó)是行政行業(yè)劃分體系中非常重要的組成。為組織部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，明確的了解提供了信息依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者疏于管理，人才短缺以及管理人員的非專業(yè)性都是阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的因素。通過對(duì)癥下藥，解決這幾方面的問題并對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，就可以促進(jìn)檔案事業(yè)順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展。

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